イラッとされないビジネスメール 正解 不正解

目次データ

はじめに

1. はじめに…3
2. ビジネスメール実態調査2016…7
3. 【INTRODUCTION】これがイラッとするメールの具体例です！…8

【PROLOGUE】社外も社内も、こんなメールにイラッとしている

1. イラッとポイント(1)あいまいメール…20
2. イラッとポイント(2)失礼メール…24
3. イラッとポイント(3)必要な情報が足りない…28
4. イラッとポイント(4)読みづらいメール…32
5. イラッとポイント(5)攻撃的メール…36
6. イラッについて考える(1)「状況」によって文章のとらえ方が変わる…40
7. イラッについて考える(2)不快感には個人差がある…44
8. イラッについて考える(3)信頼関係の有無でイラッとする範囲が変わる…46
9. 【COLUMN】人は意外なことでイラッとしている…48

【CHAPTER(1)】まずは知りたい、ビジネスメールの基本

「基本」を押さえたメールはイラッとされない！…50

1. 「１通１用件」を基本にする…52
2. 「送信者名」は「フルネーム」＋「所属」で設定する…54
3. ToとCc、Bccを使い分ける…56
4. ToとCcは必ず本文に「宛名」を書く…60
5. Ccを入れるかどうか正しく判断をする…62
6. 本文は「あいさつ」と「あいさつ」で挟む…64
7. 署名をつけて「相手の便利」に気を配る…66
8. メール、電話、面会はこうして使い分ける…70
9. 回答に時間がかかる場合はどうする？…74
10. HTMLメールを使うか？　否か？…76

【COLUMN】社内でのやりとりはメッセンジャーも便利…78

【CHAPTER(2)】本文を書く前に準備したいこと

イラッとさせない文章に必要な情報整理…80

1. 書く内容について情報を集める…82
2. メールを書く目的を明確にする…86
3. 「誰に向けて書くのか」を意識する…90
4. 手段を決める…92
5. 「添付ファイルが重い！」とイラッとさせる容量は？…94
6. 見ただけでピンとくる件名をつける…96
7. 返信の際は件名を変えるかどうか検討する…100

【COLUMN】複雑な用件はメッセンジャーよりメールで…104

【CHAPTER(3)】わかりやすい本文の書き方

「見やすさ」を意識すれば「わかりやすい」は８割合格…106

1. 本文の冒頭に要旨を書く…108
2. 伝えづらいことは経緯や背景を伝えてから書く…110
3. ムダなやりとりを減らせる効率のよいメールにしよう…112
4. 「箇条書き」をうまく使えば伝わりやすい…116
5. 勘違いを防ぐ「日付」＋「曜日」のセット書き…120
6. 「全文引用」と「部分引用」の使い分けをマスターしよう…122
7. 「部分引用」はポイントを絞る…126
8. 見出しをつける…128
9. 長い１行より短い２行にする…132
10. 「行空け」を有効に使う…134
11. 「単語登録」と「テンプレート」でスピードアップ…136

【COLUMN】携帯電話にメールするときのポイント…140

【CHAPTER(4)】「イラッとする表現」はこう避ける

「不適切な表現」が不快感を生む…142

1. 「ストレート表現」と「ぼかし表現」…144
2. 「余計な一言」を付け加えない…146
3. 自分の都合を押しつけない…148
4. 「上から目線」の表現を避ける…150
5. 初めての相手へのメールは警戒心を取り除く…152
6. 伝わる「はず」の専門用語や業界用語、略語に要注意…156
7. 「あいまい」な表現を使わない…158
8. 顔文字や絵文字、「!?」など記号の使用はどこまで許される？…160
9. 敬語の間違いあるある(1)「れる」「られる」…162
10. 敬語の間違いあるある(2)「いただき」すぎ…164
11. 敬意を表す「度合い」にも気をつけよう…166
12. 書きづらいメール(1)謝罪する…168
13. 書きづらいメール(2)お断りする…170
14. 書きづらいメール(3)催促する…172

【COLUMN】夜間や休日のメッセンジャー、メール…174

【CHAPTER(5)】ていねいなメールと思われるポイント

相手との関係を近づけるメールを書こう…176

1. マメに「ありがとう」を伝えて好感度アップ…178
2. 「質問」や「お願いした側」が締めのメールを送る180
3. テンプレートに「心を込める一言」を加える…182
4. 文章にどこまで気づかいを盛り込むか…184
5. 転送メールや添付ファイルでの情報漏洩を防ぐ…186
6. どんな環境でも見やすい表記を使う…188
7. 相手に手間をかけるときのプラスα…190
8. できるだけ「ポジティブ」な言葉づかいをする…192

【COLUMN】メールを送信する前に見直すポイント…194

【APPENDIX】そのまま使えるシーン別文例集

1. あいさつ(1)急な部署の異動…196
2. あいさつ(2)退職…198
3. あいさつ(3)新部署に着任…200
4. お礼(1)打ち合わせ…201
5. お礼(2)資料請求…202
6. お礼(3)食事や宴席…203
7. お礼(4)いただきもの…204
8. 依頼(1)見積もり…205
9. 依頼(2)打ち合わせ日程の変更…206
10. お知らせ(1)夏期休業日…207
11. お知らせ(2)商品価格の値上げ…208
12. 案内(1)請求書の送付…209
13. 案内(2)電話営業後、会社案内を送付…210
14. 案内(3)イベント開催…211
15. 確認(1)(社外)経過の整理…212
16. 確認(2)(社内)資料の不足…213
17. 回答(1)(受領)見積もり書…214
18. 回答(2)(承諾)仕事の依頼…215
19. 催促 未入金…216
20. お詫び　納期の遅れ…218
21. 相談　スケジュールの変更…220
22. 報告　保留中の案件…222