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誰も教えてくれなかったビジネスメールの書き方・送り方

誰も教えてくれなかったビジネスメールの書き方・送り方
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メールは、便利な反面、誤解を生みやすいツールでもあります。特に、ビジネスシーンでやりとりするメールには、独特のルールやマナーがあり、その決まり事を知らないと大きなトラブルに発展する可能性も。本書は「『Re:』のまま返信したら失礼なの?」「相手との距離を縮めるための工夫とは?」「返事を催促するとき、カドが立たない書き方って?」……など、日頃の疑問が氷解するメール本の決定版です。“メール力”を鍛えて、仕事を楽しく片づけましょう。

著者
平野友朗
定価
1,500円+税
頁数
204ページ
出版社
あさ出版
発行年月日
2008年11月14日
ISBNコード
978-4-86063-313-4

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本書は文具メーカー「あおばステイショナリー」を舞台に、新人営業部員の西山和也さん、新人広報部員の北川めぐみさんを中心としたスタッフと、著者の平野友朗が登場し、ストーリーが展開されます。ビジネスメールを基礎からみっちり学びたい方に最適な1冊です。

本書をお読みいただくと、

  • ビジネスメールの基本的なマナーやルール
  • 場面に応じたメールコミュニケーションの方法
  • メールでビジネスを円滑に進める方法

など、ビジネスでメールを使いこなすのに必要な知識を得ることができます。

きっとあなたのビジネスのお役にたてることでしょう。


目次データ

プロローグ

登場人物紹介

第1章 これだけは知っておきたい!メールの基本ルール&マナー

STEP1【“選ばれる”メールを書こう】
  • #01. 件名は具体的に…18
  • #02. 送信者名はわかりやすく…20
STEP2【“伝わる”メールを書こう】
  • #03. <前文>書き出しから礼儀正しく…26
  • #04. <前文>本題の前に前置きを…28
  • #05. <本文>意識的に改行を入れる…30
  • #06. <本文>記号で見出しや罫線をつくる…32
  • #07. <本文>メールはテキスト形式で…34
  • #08. <本文>文章は“一文一義”で…37
  • #09. <末文>締めくくりにも挨拶を…38
  • #10. <末文>署名で情報発信…40
  • #11. <総仕上げ>送信ボタンを押す前に…42
STEP3【メールの機能を使いこなそう】
  • #12. 宛先,CC,BCCの使い分け…46
  • #13.「転送」は意図を添えて…48
  • #14.「引用」で効率的に返信…50
  • #15. 添付ファイルを送るときは…52
  • #16. 重要度・開封確認は設定しない…54

第2章 疑問・悩みを一発解決!メールの書き方Q&A

Q01 1通のメールに複数の用件を書いても大丈夫?
  • 「返信が必要かどうか」が決め手
  • 返信が必要なときはメールを分けよう
  • 返信が必要ではないものはまとめてOK
Q02 「Re:」をつけたまま返信してもいい?
  • 「Re:」の意味を考えよう
  • 内容が変わったら件名も書き変えを
Q03 いつまでに返信すれば失礼にならない?
  • 人は3日を過ぎると不安になる
  • 素早さをアピールするなら24時間以内に返信を
Q04 返信・回答期限を指定してもいい?
  • 「お時間のあるときに」はかえって迷惑
  • 返信期限の指定は失礼ではない
  • あいまいな表現はトラブルのもと
Q05 顔文字・(笑)・(泣)を使ってもいい?
  • ビジネスメールでは基本的にNG
  • 顔文字に代わる! 感情表現のフレーズ集
Q06 携帯からパソコンにメールを送ってもいい?
  • 友達感覚のメールは論外!
  • 「表示の違い」に気をつける
Q07 仕事でフリーメールを使っていい?
  • フリーメールの信頼性はまだまだ低い
  • フリーメールをデータの「保管場所」として活用する
Q08 自宅からメールを送信してもいい?
  • あなたは責任が取れますか?
  • 会社の仕事はできるだけ社内で
Q09 文章が硬いと言われたらどうすればいい?
  • 文章にもフォーマルとカジュアルがある
  • 「見た目」と「文章」でやわらかさを演出する
Q10 相手に確実に理解してもらえるメールを書くには?
  • メールをわかりづらくする3つのNG
  • 返信で理解度を確認する
Q11 文章が長くなっても、きちんと意図が伝わるメールとは?
  • プレゼンの技法「PREP法」を取り入れる
  • 添付データ、リンクも活用
Q12 相手との距離を縮めたい! メールを使った工夫はある?
  • 「前文」と「追伸」でメールに温かみを
  • 「相手の話」「自分の話」が心に響く理由
  • “ちょっとした話”はほどほどに

第3章 こんなときはどう書く?シチュエーション別NGメールとOKメール

01 面識のない相手にメールを書きたい
  • ファーストメールの目的は「返信をもらう」こと
  • 書き始める前に「相手」を知る
  • 返事を書きたくなるメールを書く
02 お客様から返事が来ないので催促したい
  • 「忘れている」以外の可能性も検討
  • 「非を責めない」のが催促のコツ
03 部下に仕事の指示を出したい
  • 抽象的な指示では動けない
  • 部下の「心」と「身体」を動かすメールを書く
  • 指示後のフォローも忘れずに
04 上司に業務の進捗状況を報告したい
  • 「客観的事実」と「主観」の区別をハッキリと
  • 「現状」と「課題」が伝わるメールを書く
05 約束の時間を失念し、相手を怒らせてしまった
  • 「まずメール」は大間違い
  • メールで「取り急ぎ」の謝罪をする
06 上司にトラブルの報告をしたい
  • “全体像”が把握できる報告を
  • 経過と現状を伝え、対策を仰ぐ
07 自分の後任となった部下の仕事をフォローしたい
  • 「つい見かねて……」が引き継ぎの邪魔をする
  • 「CC」でフォローする/必要に応じてレスポンスを
08 部下を冷静に叱りたい
  • 感情的な言葉がやる気を奪う
  • 「気づかせる」メールが部下を育てる
  • 「言われる立場」になって読み返す
09 取引先にクレームをつけたい
  • 相手を責め立てても意味がない
  • 望む対応を明確に
  • やりとりをメールだけで終わらせない
10 得意先からクレームをつけられてしまった
  • “その場しのぎ”がさらに相手を怒らせる
  • 対応策は「できること」「できないこと」を明確に
  • 複数の目で文面チェック
11 お客様からの依頼を断りたい
  • 時間が経つほど断りにくくなる
  • カドを立てずに、断る意思を明確に伝える
12 取引先に納期短縮をお願いしたい
  • 「事情がある」のは自分だけ?
  • 「気持ちよく受け入れてもらうこと」を第一に

第4章 どう対処すればいい?ビジネスメールのトラブル解決法

トラブル01 書きかけのメールを送信してしまった!
  • 作業を中断すると集中力も途切れる
  • 「仕事が粗い」というイメージにつながることも
  • 素早く訂正のメールを送信
  • 「自分の型」を守ることがミスを防ぐ
トラブル02 件名のないメールを送ってしまった!
  • 焦る気持ちがミスを招く
  • 件名がない=迷惑メール?
  • 件名をつけ直して再送する
  • アラート機能を利用する
トラブル03 相手の社名や氏名を間違えてしまった!
  • 「うっかり」と「思い込み」注意
  • ひと文字違うだけでも……?
  • 「気づかぬフリ」がさらにイメージを悪化させる
  • 返信の宛名は「コピー&ペースト」で
トラブル04 迷惑メールと間違えて、大切なメールを削除してしまった!
  • 誤削除を引き起こす3つの事情
  • 再送をメールで依頼する
  • バックアップを習慣に
トラブル05 返信したつもりのメールが送られていなかった!
  • 送ったつもりが「下書き」に
  • 「送り忘れ」によって双方の仕事が滞る
  • 気づいたら即返信
  • 手持ちのタスクは積極的に手放す
トラブル06 BCCで送るべきものをCCで送ってしまった!
  • 「メールに慣れてきたころ」が危ない
  • メールアドレスは大切な個人情報
  • 速やかに「謝罪+削除依頼」を
  • 大人数への配信は「一斉配信ソフト」で
トラブル07 同姓の人に間違って送信してしまった!
  • 「鈴木」「山田」「田中」……人数の多い姓に注意
  • 重要な情報が第三者に流出
  • 本来の宛先と間違えた宛先、双方に連絡をする
  • アドレス帳の登録はフルネームで
トラブル08 個人宛てのメールをMLに投稿してしまった!
  • 「ついうっかり」で情報が広がってしまう
  • 悪口や噂話も筒抜けに
  • メールの相手とMLの参加者に謝罪する
  • MLのルールをつくる
  • 「Googleグループ」で情報共有が簡単に
トラブル09 社内の重要文書をそのままお客様に転送してしまった!
  • 添付間違い、宛先間違いで重要文書が流出
  • 売上減、信用失墜、ブランドイメージの低下にも発展
  • 必ずデータを削除してくれるよう依頼
  • 「社外秘」の定義づくりを

第5章 これをマスターして一歩先へ!超効率的ビジネスメールのテクニック

01 メールを速く書こうとすると、誤字が増えてしまうんです
  • さっそく登録してみよう
  • 「記号+語句」で確実に呼び出す
  • 登録した語句は部署内で共有
02 長い文章になると、どうしても時間がかかるんです
  • 「たまに書く文章」もテンプレート化
  • テンプレートも部署内で共有
  • テンプレートは「育てる」もの
03 メールをカンタンに整理したいんです
  • 「ルール設定」でメールの整理を自動化
  • メッセージルールを設定しよう
  • 法人は「ドメイン名」で振り分ける
  • 受信トレイをタスクリストに見立てる
04 いつお客様にメールを送ったら効果的なのか、わからないんです
  • 「自然なタイミング」を見極める
  • メールが届くたびに「好き」が強化される
05 打ち合わせの時間や回数を減らしたいんです
  • 打ち合わせを増やす犯人は?
  • 先回りをして情報を伝えよう
  • 「会うこと」の意味を考える
06 メールを送る相手と、もう少し仲良くなりたいんです
  • 相手の心にもう一歩近づく
  • 「共通項」で関係を深める
  • 「共通項」の見つけ方
  • 「追伸」に共通項を反映させる
07 メールのやりとりが延々と続いてしまうんです
  • あなたも“メール中毒”?
  • チャット状態を回避する4つの対策

エピローグ

コラム

  • 宛名間違い? それとも使い回し?
  • 怖いくらい熱いんですけど……
  • えッ!! あれは「GOサイン」だったの!?
  • 相手を喜ばせるメールを最高のタイミング

補足

  • 本書では、メールソフトの設定に関して、「Outlook Express6」の場合を想定して解説しています。また、使用画像も、特に断りのない限り、「Outlook Express6」のものを使用しています。
  • Windows,Outlook Express,Microsoft Outlookは、アメリカMicrosoft Computer,Inc.のアメリカ及びその他の国における登録商標または商標です。
  • その他、本書に掲載した製品名などは各社の登録商標、商標または商品名です。本文中ではTM,Rなどは表示していません。

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メールは、便利な反面、誤解を生みやすいツールでもあります。特に、ビジネスシーンでやりとりするメールには、独特のルールやマナーがあり、その決まり事を知らないと大きなトラブルに発展する可能性も。本書は「『Re:』のまま返信したら失礼なの?」「相手との距離を縮めるための工夫とは?」「返事を催促するとき、カドが立たない書き方って?」……など、日頃の疑問が氷解するメール本の決定版です。“メール力”を鍛えて、仕事を楽しく片づけましょう。

著者
平野友朗
定価
1,500円+税
頁数
204ページ
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発行年月日
2008年11月14日
ISBNコード
978-4-86063-313-4
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