誰も教えてくれなかったビジネスメールの書き方･送り方

こちらは、2020年2月22日に発売の『【改訂新版】ビジネスメールの書き方・送り方』の改定前の書籍です。改定版をご覧ください。

本書は文具メーカー「あおばステイショナリー」を舞台に、新人営業部員の西山和也さん、新人広報部員の北川めぐみさんを中心としたスタッフと、著者の平野友朗が登場し、ストーリーが展開されます。ビジネスメールを基礎からみっちり学びたい方に最適な1冊です。

本書をお読みいただくと、

1. ビジネスメールの基本的なマナーやルール
2. 場面に応じたメールコミュニケーションの方法
3. メールでビジネスを円滑に進める方法

など、ビジネスでメールを使いこなすのに必要な知識を得ることができます。きっとあなたのビジネスのお役にたてることでしょう。

目次データ

プロローグ

登場人物紹介

第1章 これだけは知っておきたい！メールの基本ルール＆マナー

STEP1【“選ばれる”メールを書こう】

1. 件名は具体的に…18
2. 送信者名はわかりやすく…20

STEP2【“伝わる”メールを書こう】

3. ＜前文＞書き出しから礼儀正しく…26
4. ＜前文＞本題の前に前置きを…28
5. ＜本文＞意識的に改行を入れる…30
6. ＜本文＞記号で見出しや罫線をつくる…32
7. ＜本文＞メールはテキスト形式で…34
8. ＜本文＞文章は“一文一義”で…37
9. ＜末文＞締めくくりにも挨拶を…38
10. ＜末文＞署名で情報発信…40
11. ＜総仕上げ＞送信ボタンを押す前に…42

STEP3【メールの機能を使いこなそう】

12. 宛先,CC,BCCの使い分け…46
13. 「転送」は意図を添えて…48
14. 「引用」で効率的に返信…50
15. 添付ファイルを送るときは…52
16. 重要度・開封確認は設定しない…54

第2章 疑問・悩みを一発解決!メールの書き方Q＆A

Q01　１通のメールに複数の用件を書いても大丈夫？

1. 「返信が必要かどうか」が決め手
2. 返信が必要なときはメールを分けよう
3. 返信が必要ではないものはまとめてOK

Q02　「Re:」をつけたまま返信してもいい？

1. 「Re:」の意味を考えよう
2. 内容が変わったら件名も書き変えを

Q03　いつまでに返信すれば失礼にならない？

1. 人は3日を過ぎると不安になる
2. 素早さをアピールするなら24時間以内に返信を

Q04　返信・回答期限を指定してもいい？

1. 「お時間のあるときに」はかえって迷惑
2. 返信期限の指定は失礼ではない
3. あいまいな表現はトラブルのもと

Q05　顔文字・（笑）・（泣）を使ってもいい？

1. ビジネスメールでは基本的にNG
2. 顔文字に代わる！　感情表現のフレーズ集

Q06　携帯からパソコンにメールを送ってもいい？

1. 友達感覚のメールは論外！
2. 「表示の違い」に気をつける

Q07　仕事でフリーメールを使っていい？

1. フリーメールの信頼性はまだまだ低い
2. フリーメールをデータの「保管場所」として活用する

Q08　自宅からメールを送信してもいい？

1. あなたは責任が取れますか？
2. 会社の仕事はできるだけ社内で

Q09　文章が硬いと言われたらどうすればいい？

1. 文章にもフォーマルとカジュアルがある
2. 「見た目」と「文章」でやわらかさを演出する

Q10　相手に確実に理解してもらえるメールを書くには？

1. メールをわかりづらくする3つのNG
2. 返信で理解度を確認する

Q11　文章が長くなっても、きちんと意図が伝わるメールとは？

1. プレゼンの技法「PREP法」を取り入れる
2. 添付データ、リンクも活用

Q12　相手との距離を縮めたい！　メールを使った工夫はある？

1. 「前文」と「追伸」でメールに温かみを
2. 「相手の話」「自分の話」が心に響く理由
3. “ちょっとした話”はほどほどに

第3章 こんなときはどう書く？シチュエーション別NGメールとOKメール

01　面識のない相手にメールを書きたい

1. ファーストメールの目的は「返信をもらう」こと
2. 書き始める前に「相手」を知る
3. 返事を書きたくなるメールを書く

02　お客様から返事が来ないので催促したい

1. 「忘れている」以外の可能性も検討
2. 「非を責めない」のが催促のコツ

03　部下に仕事の指示を出したい

1. 抽象的な指示では動けない
2. 部下の「心」と「身体」を動かすメールを書く
3. 指示後のフォローも忘れずに

04　上司に業務の進捗状況を報告したい

1. 「客観的事実」と「主観」の区別をハッキリと
2. 「現状」と「課題」が伝わるメールを書く

05　約束の時間を失念し、相手を怒らせてしまった

1. 「まずメール」は大間違い
2. メールで「取り急ぎ」の謝罪をする

06　上司にトラブルの報告をしたい

1. “全体像”が把握できる報告を
2. 経過と現状を伝え、対策を仰ぐ

07　自分の後任となった部下の仕事をフォローしたい

1. 「つい見かねて……」が引き継ぎの邪魔をする
2. 「CC」でフォローする／必要に応じてレスポンスを

08　部下を冷静に叱りたい

1. 感情的な言葉がやる気を奪う
2. 「気づかせる」メールが部下を育てる
3. 「言われる立場」になって読み返す

09　取引先にクレームをつけたい

1. 相手を責め立てても意味がない
2. 望む対応を明確に
3. やりとりをメールだけで終わらせない

10　得意先からクレームをつけられてしまった

1. “その場しのぎ”がさらに相手を怒らせる
2. 対応策は「できること」「できないこと」を明確に
3. 複数の目で文面チェック

11　お客様からの依頼を断りたい

1. 時間が経つほど断りにくくなる
2. カドを立てずに、断る意思を明確に伝える

12　取引先に納期短縮をお願いしたい

1. 「事情がある」のは自分だけ？
2. 「気持ちよく受け入れてもらうこと」を第一に

第4章 どう対処すればいい？ビジネスメールのトラブル解決法

トラブル01　書きかけのメールを送信してしまった！

1. 作業を中断すると集中力も途切れる
2. 「仕事が粗い」というイメージにつながることも
3. 素早く訂正のメールを送信
4. 「自分の型」を守ることがミスを防ぐ

トラブル02　件名のないメールを送ってしまった！

1. 焦る気持ちがミスを招く
2. 件名がない＝迷惑メール？
3. 件名をつけ直して再送する
4. アラート機能を利用する

トラブル03　相手の社名や氏名を間違えてしまった！

1. 「うっかり」と「思い込み」注意
2. ひと文字違うだけでも……？
3. 「気づかぬフリ」がさらにイメージを悪化させる
4. 返信の宛名は「コピー＆ペースト」で

トラブル04　迷惑メールと間違えて、大切なメールを削除してしまった！

1. 誤削除を引き起こす3つの事情
2. 再送をメールで依頼する
3. バックアップを習慣に

トラブル05　返信したつもりのメールが送られていなかった！

1. 送ったつもりが「下書き」に
2. 「送り忘れ」によって双方の仕事が滞る
3. 気づいたら即返信
4. 手持ちのタスクは積極的に手放す

トラブル06　BCCで送るべきものをCCで送ってしまった！

1. 「メールに慣れてきたころ」が危ない
2. メールアドレスは大切な個人情報
3. 速やかに「謝罪＋削除依頼」を
4. 大人数への配信は「一斉配信ソフト」で

トラブル07　同姓の人に間違って送信してしまった！

1. 「鈴木」「山田」「田中」……人数の多い姓に注意
2. 重要な情報が第三者に流出
3. 本来の宛先と間違えた宛先、双方に連絡をする
4. アドレス帳の登録はフルネームで

トラブル08　個人宛てのメールをMLに投稿してしまった！

1. 「ついうっかり」で情報が広がってしまう
2. 悪口や噂話も筒抜けに
3. メールの相手とMLの参加者に謝罪する
4. MLのルールをつくる
5. 「Googleグループ」で情報共有が簡単に

トラブル09　社内の重要文書をそのままお客様に転送してしまった！

1. 添付間違い、宛先間違いで重要文書が流出
2. 売上減、信用失墜、ブランドイメージの低下にも発展
3. 必ずデータを削除してくれるよう依頼
4. 「社外秘」の定義づくりを

第5章 これをマスターして一歩先へ！超効率的ビジネスメールのテクニック

01 メールを速く書こうとすると、誤字が増えてしまうんです

1. さっそく登録してみよう
2. 「記号＋語句」で確実に呼び出す
3. 登録した語句は部署内で共有

02 長い文章になると、どうしても時間がかかるんです

1. 「たまに書く文章」もテンプレート化
2. テンプレートも部署内で共有
3. テンプレートは「育てる」もの

03 メールをカンタンに整理したいんです

1. 「ルール設定」でメールの整理を自動化
2. メッセージルールを設定しよう
3. 法人は「ドメイン名」で振り分ける
4. 受信トレイをタスクリストに見立てる

04 いつお客様にメールを送ったら効果的なのか、わからないんです

1. 「自然なタイミング」を見極める
2. メールが届くたびに「好き」が強化される

05 打ち合わせの時間や回数を減らしたいんです

1. 打ち合わせを増やす犯人は？
2. 先回りをして情報を伝えよう
3. 「会うこと」の意味を考える

06 メールを送る相手と、もう少し仲良くなりたいんです

1. 相手の心にもう一歩近づく
2. 「共通項」で関係を深める
3. 「共通項」の見つけ方
4. 「追伸」に共通項を反映させる

07 メールのやりとりが延々と続いてしまうんです

1. あなたも“メール中毒”？
2. チャット状態を回避する4つの対策

エピローグ

コラム

1. 宛名間違い？　それとも使い回し？
2. 怖いくらい熱いんですけど……
3. えッ!! あれは「GOサイン」だったの!?
4. 相手を喜ばせるメールを最高のタイミング

補足

• 本書では、メールソフトの設定に関して、「Outlook Express6」の場合を想定して解説しています。また、使用画像も、特に断りのない限り、「Outlook Express6」のものを使用しています。
• Windows,Outlook Express,Microsoft Outlookは、アメリカMicrosoft Computer,Inc.のアメリカ及びその他の国における登録商標または商標です。
• その他、本書に掲載した製品名などは各社の登録商標、商標または商品名です。本文中ではTM,Rなどは表示していません。