メールの基本的な文章構成でメールにつける署名について少し触れました。
ここでは一歩進んだ署名活用術をお話します。
メールで自社の商品について提案したい。
あなただったらどうするでしょうか？
長々とした文章を書いても、読んでもらえないかもしれません。
かといって、いきなり書類を添付するのも考えものです。
そんな時、提案スペースとして有効に使えるのが”署名”です。
提案したい商品のページを用意して、署名にURLを貼り付け、「詳細はこちらからどうぞ」といった一文を添える。
これだけで、さりげなくアピールすることができます。
署名にトップページのURLを載せているメールをよく見かけます。
しかし、リンク先は必ずしも「表紙」である必要はありません。
会社の沿革や雰囲気を伝えたいのであれば会社概要のページ、新しいサービスについて宣伝したいのであれば商品案内のページのURLを記せばよいのです。
相手に手間をかけさせることなく、確実に見てもらいたいページに誘導すること。
これが何より大切です。
署名はいくつか用意しておくと便利です。
私は、送信する相手によって次のように使い分けています。
初めてメールを送る場合には、自己紹介を兼ねて社名や住所などの基本的な情報を載せています。
そして、これまでの活動の実績を伝えるために、書籍の案内やマスコミ掲載履歴をつけることがあります。
また、商品やサービスに興味を持っていると思われる方に対しては業務概要のURLをつけることもあります。
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～メルマガ専門コンサルタント～
有限会社アイ・コミュニケーション 平野友朗
住所：〒***-**** 東京都渋谷区*-*-*
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URL: http://www.sc-p.jp/
Mail: info@sc-p.jp
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頻繁にやりとりをしている相手には署名をつける必要がないと思っている人がいますが、そんなことはありません。
私は、クライアント様へのメールにつける署名に「近況」を付け加えることがあります。
「最近ブログをはじめました。こちらをご覧ください」
「来週はセミナーで海外に行きます」
「今週のおススメ本は○○です」
「最近感動したひとことは××です」
こんな一文を書くだけで、ちょっとした情報を簡単に伝えることができるのです。
ここから更に親近感を持ってもらったり、共通の話題が生まれて会話が弾んだり。
署名に盛り込む情報を工夫するだけで、相手との心理的な距離感も変わってくるのです。
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有限会社アイ・コミュニケーション 平野友朗
URL: http://www.sc-p.jp/
Mail: info@sc-p.jp
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メールを送る相手が、信用できる人物なのかどうか自信が持てない場合があります。
そんな時は、住所や電話番号を載せずに、名前とアドレスのみで返信するようにしています。
ビジネスでやりとりするメールであっても、常にすべての情報をオープンにしておく必要はありません。
場合によっては情報の露出を抑え、用心することも必要です。
個人事務所やSOHOなどで仕事をしている人は、特にこの点に気をつけるようにしましょう。
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～メルマガ専門コンサルタント～
有限会社アイ・コミュニケーション 平野友朗
URL: http://www.sc-p.jp/
Mail: info@sc-p.jp
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有限会社アイ・コミュニケーション代表取締役。
ビジネスメールマナー推進協議会 会長。
メールに関する書籍を6冊執筆し、メールマナーに関する取材を200回以上受けるビジネスメールのスペシャリスト。
メールリテラシー教育に力を入れる企業から講演依頼も殺到しており、自著『あなたの仕事が劇的に変わるメール術』（ビジネス社）は、ビジネスメールの教科書として多数の企業で採用されている。また、ビジネスメールをE-learningで学ぶ「ビジネスメールマナー講座」を立ち上げに協力している。
著書に『誰も教えてくれなかった ビジネスメールの書き方、送り方』（あさ出版）、『これですっきり！ビジネスメールのトラブル解消』（日本経済新聞出版社）等がある。
研修・講座についてのお問合せは、下記方法にて受け付けております。
