メールの基本的な文章構成
ビジネスで交わされるメールには「型」があります。
書き出し、本題、結び。
その流れを一度身につけてしまえば、あとはその繰り返しです。
最初は堅苦しく、面倒に感じるかもしれませんが、いろいろな人とやりとりを重ねるうちに、次第に自分ならではの「型」が生まれてくることでしょう。
文章構成
メールの文章の特徴は簡潔であることです。
伝わらないということを避けるためにも、結論を先に述べることが、ビジネスでは必要です。
簡潔に、結論、それから詳細を伝えましょう。
5W2H
一般的に使われている構成が「5W2H」の構成です。
- What
- （主旨、結論）
- When
- （いつなのか?年月日および時間）
- Where
- （どこで、場所）
- Why
- （理由、原因）
- Who
- （誰？、人、物）
- How
- （どのように、状況、様子）
- How much
- （金額）
これらを意識して書いてみることで簡潔に、要点をもらさず伝えることが可能になります。
箇条書きに書く
メ－ルでは、箇条書きに書くことも一般的です。
記入例
- 内容
- メール術講演会
- 日時
- 2006年3月7日
- 場所
- 渋谷事務所（道玄坂○-○-○）
- 対象
- 新入社員もしくは研修担当者
- 参加費
- 5,000円
文中に書かれているよりも、事務的な部分は箇条書きの方が書く側も、5Ｗ2Ｈにそって書きやすく、読む側にとっても明瞭でわかりやすくなります。
このとき、文章は「です」「ます」はつけません。
また、語尾の句点（。）も必要ありません。
社内と社外で文章を使い分ける
メールでは、明瞭簡潔が大切です。
ですから、箇条書きや、名詞区切りといった文章構成も推奨されます。
また社内と社外では同じ書き方をする必要はありません。
社内では、社内ならではの書き方をすればいいのです。
すでに、会社独自の文化が形成されているようでしたら、それに従う必要があるかもしれません。
また、簡略できるところ、丁寧な文章を取り入れるべきところなど、使い分けるようにすることが大切になります。
社内メ－ルでは
社内では、事務的な通達事項が中心となり、効率的に、箇条書きで書きます。
上司であっても、特に儀礼的な文章を作成する必要はありません。
使用例
- 文末
- です･ます･である･だ･します
- 間に入れる言葉
- つきましては～お願いします
社外メ－ルでは
明瞭簡潔な文章にすることに変わりありませんが、やはり、礼儀をわきまえ、敬語や尊敬語・謙譲語を使うことが基本です。
また、「ご多忙中恐れ入りますが」といった、相手への配慮を忘れずに文章を作成します。
使用例
ございます･となっております･致します
大変恐縮ではございますが、
宜しくお願い申し上げます
相手のお名前
まず、１行目に宛先を書きます。
記入例
株式会社○○企画 ×山△郎様
相手が企業に属している場合は、会社名と部署名を書いてからお名前を。
もちろん「様」も忘れずにつけましょう。
会社名は（株）（有）などのように略さず、正式名称を表記しましょう。
お名前もフルネームのほうが丁寧な印象を与えます。
受け取るメールのなかで意外によく見かけるのですが、後に個人名が続く場合には、社名に「御中」はつけません。
ドキっとしている人もいるかもしれませんね。
名を名乗る
あなたも企業に所属しているのであれば、宛先と同じように、会社の正式名称と所属部署を。その次に名前を書きます。
初めてメールを送る場合には、「～をしております、○○と申します」という風に簡単な自己紹介を付け加えるといいでしょう。
名を名乗らずに書き進めてしまうと、相手が今までのやりとりや背景を把握できない場合があります。
メールをスムーズに読み進んでもらうためにも、キチンと最初に名乗っておくことが大切です。
挨拶
ビジネスで最も一般的な挨拶は「お世話になっております」です。
さらに丁寧に、
「いつも大変お世話になっております」
としても良いでしょう。
他には次のようなものがあります。
挨拶文の例
「ご無沙汰しております」
「先日はありがとうございました」
「早速のご連絡ありがとうございます」
挨拶の一文が入るか、入らないか。
これだけでメールの印象が大きく変わります。
メールの印象は、そのままメール送信者への印象へと繋がっていきます。
どんなに忙しくても、礼儀正しく丁寧に挨拶をしておきましょう。
用件
挨拶を終えたら、いよいよ本題に入ります。
まずはメールを書いた主旨を簡潔に説明しましょう。
例文として次のようなものがあります。
メールを書いた主旨の例
「会議の結果についてご報告いたします」
「先日のお礼を申し上げたく、メールを送らせていただきました」
「○○の件についてお詫び申し上げたく、ご連絡いたしました」
このメールに対する回答がほしい場合には
「お返事をいただけたら幸いです」
といった一文を。
あとに続く文面が長くなる場合には
「長文で恐縮ですが、ご一読のほどお願いいたします」
といったことわりを付け加えておくとよいでしょう。
本文
いよいよ本文に入ります。
何よりも大切なことは、”分かりやすく書くこと”。
時間をかけて長文の大作を書き上げても、中身が伝わらなくては意味がありません。
文章を分かりやすく書くコツは、
- 自分は相手に対して何を伝えたいのか。
- そして、相手に何をしてほしいのか。
ということを明確にしてから書き始めること。
そして、簡潔で丁寧な文章を心がけることです。
書き終えたら第三者の立場になって読み返してみましょう。
「？」と思うところがあれば、書き直しです。
末文
代表的な結びのフレーズは「よろしくお願いいたします」。
冒頭の「お世話になっております」と、セットで使われることが多い言葉です。
その他フレーズの例
「ご検討の程、よろしくお願いいたします」
「ご協力頂けますよう、よろしくお願いいたします」
これらの言葉は、本文で述べた用件を最後に強調したいときに用いるとよいでしょう。
内容に合わせて臨機応変に、相手が気持ちよくメールを読み終えられるような言葉でメールを締めくくりましょう。
署名
署名は、いわばメール上の名刺のようなもの。
次の項目を盛り込んでおくだけで、簡単なプロフィールを伝えることができます。
- 会社名、部署名
- 名前（よみがな）
- 電話番号、ファックス番号
- メールアドレス
- 会社のホームページのＵＲＬ
署名は情報発信スペースで、署名の活用テクニックについてお話ししています。
ぜひそちらも参考にしてみてくださいね。
