社内と社外で文章を使い分ける
メールでは、明瞭簡潔が大切です。 ですから、箇条書きや、名詞区切りといった文章構成も推奨されます。
また社内と社外では同じ書き方をする必要はありません。 社内では、社内ならではの書き方をすればいいのです。すでに、会社独自の文化が形成されているようでしたら、それに従う必要があるかもしれません。
また、簡略できるところ、丁寧な文章を取り入れるべきところなど、使い分けるようにすることが大切になります。
社内メ－ルでは
社内では、事務的な通達事項が中心となり、効率的に、箇条書きで書きます。 上司であっても、特に儀礼的な文章を作成する必要はありません。
使用例
- 文末
- です･ます･である･だ･します
- 間に入れる言葉
- つきましては～お願いします
社外メ－ルでは
明瞭簡潔な文章にすることに変わりありませんが、やはり、礼儀をわきまえ、敬語や尊敬語・謙譲語を使うことが基本です。
また、「ご多忙中恐れ入りますが」といった、相手への配慮を忘れずに文章を作成します。
使用例
ございます･となっております･致します
大変恐縮ではございますが、
宜しくお願い申し上げます
