添付書類を送るときは

メールには、デジタルデータを添付することができます。

といった理由から、ビジネスでは欠かせない機能となっています。

しかし、技術的に使いこなせていても、その際のマナーを守ることはできているでしょうか？

いま一度、おさらいのつもりで確認してみましょう。

名刺交換をしただけの相手から、いきなり添付書類付きのメールが送られてきたら……。
あなたはどう感じますか？

唐突の出来事に驚いたり、不愉快な気分になったりするのではないでしょうか。
この行為は明らかにルール違反です。

添付書類を送りたいときには、

「企画のご案内のために料金表とご提案書をお送りしたいのですが、よろしいでしょうか？」

といったメールを事前に送り、相手の意向を確認しましょう。

このステップを踏むことによって、関心のある人にだけアプローチをすることができます。

高速なインターネット接続サービスが主流になりつつありますが、それでも、すべてのユーザーが光やADSLなどの高速回線に移行したわけではありません。

高速回線に慣れてしまうと忘れてしまいがちなことですが、それ以外の回線で大容量のデータを受信するという作業は、パソコンにも、受け取る人にも、とても大きなストレスがかかるものです。

「もしかしたら……」という場合には、送信する前に相手のインターネット接続環境を確認しましょう。

あなたが送ろうとしているデータの容量も併せて伝えると、なお親切です。

プロバイダによっては、メールサーバー（メールを保管しておくポストのような場所）の使用量に制限があります。

ですから、大容量のデータを送る際には、相手のプロバイダで提供しているサービス内容を確かめておくとよいでしょう。

そして、データを送ったらそれでおしまいにしてしまうのではなく、きちんと相手に届いたか、もしくは戻ってきていないかどうかを気に留めておくようにしましょう。

インターネットの接続環境と同じように、パソコンやアプリケーションの環境も人それぞれです。

添付書類を送る際には、

を記載しておきましょう。

こうして確認をとっておくと、もし相手の環境にマッチしなくても、データ形式を別のものに変換したり、郵送やファックスで送ったりするなど、他の手段を選ぶことができます。

開くことができる、できないといったやりとりをすることなく、スマートに作業を進行できますね。

あなたの送ったメールがウィルスに感染していたとしたら。
これは大変な事態です。
ウィルスは駆除できても、あなたの信頼は回復できません。

このような悲劇を避けるためには、パソコンのセキュリティをしっかり管理することが必要です。
サーバーにウィルスゲートを設けている企業も増えてきていますが、作業をしているパソコンの安全は、各自が責任を持って守るようにしましょう。

近年、容量の大きい添付ファイルも簡単に送れるようになりました。

しかし、受信者にたいしての配慮を考えた場合、あまり大きな添付ファイルはおすすめできません。

それでも必要な場合に、メ－ルでは、添付するファイルを圧縮して送受信することができます。

これにより、通信時間の短縮、費用削減が可能になります。
※今では費用はほぼゼロと考えても構いません。

圧縮されたファイルをダブルクリックすれば開けるものもあります。

これを自己解凍形式といいます。
拡張子は最後が “.exe” となっています。

ファイルを開くために解凍ツ－ルを利用して、元に戻さなければ開くことが出来ないものもあります。

圧縮・解凍が面倒と思われる場合もありますので、送信前に環境を伺って適した方法でお送りする事が大切です。

最近では、大型のファイルを転送してくれるファイル転送サービスも存在します。

このようなサイトを活用すると、300MB程度のファイルまで一気に送ることが出来ます。
デザイン会社さんなど、大容量のデータでももうバイク便を走らせる必要がありませんね。