メールが時間を生み出す

「どうしてそんなに時間があるんですか？」と聞かれることがあります。

私は、インターネット全般のコンサルティングに加えて、雑誌への執筆、本の出版、講演、ノウハウのコンテンツ販売、メルマガの執筆、1日200通のメール処理……などなど
いくつもの業務を行っています。

時間が膨大にあるように思われても仕方がないのかもしれません。

冒頭の質問に、私はこう答えています。
「メールを使っているからですよ」

これは本当です。
メールがなかったら事業規模が半分以下になるでしょうし、もっと業務効率も下がっていることでしょう。

これからのスタイルは「会うべき人に会う」

私の仕事は、ほとんどパソコンの前で行われています。

「平野さん、１日中パソコンの前にいて仕事になるの？
もっと営業のために動き回らなくては儲からないよ」

と言われることがありますが、果たして本当にそうなのでしょうか？

従来は、”会わないと仕事にならない”という考え方が主流でした。

しかし、これからは会うべき人とだけ会う。

この一言に尽きるのではないかと考えています。

人に会うことは、コミュニケーションとして一番深みがあるものです。
相手と関係を築くにはいいでしょう。
ただ、効率で考えると一番非効率です。

面会時間に加えて行き帰りの時間も考慮すると、場合によっては3時間くらいを1つのアポイントに費やすことになります。

しかし、このアポイントから何も生まれなかったら生産性はゼロ。

何時間かかろうとも、どんなに汗を流そうとも、何もしていなかったのと同じなのです。

さらに、面会で費やされるのはあなたの時間だけではありません。
相手はあなたに貴重な時間を割いてくれているのだ、という自覚を常に持たなくてはいけません。

やみくもなアポイントは、お互いにとって不利益をもたらすのです。

相手の時間を拘束するという意味では、電話も同じです。

私は、必要にならない限り電話も使いません。

電話でのやりとりは、記録をすることができません。
そのため、あとあと「言った、言わない」の論争に発展することがあります。
このトラブルが発生する率は、意外に多いのです。

しかし、メールは履歴が残ります。
お互いにパソコンに残った履歴を見ながら話を進めるため、そもそもトラブルが起こりにくくなります。

仮に行き違いがあったとしても、データが証拠となって解決することができるのです。

私は、決してコミュニケーションを軽視しているのではありません。
意味のある仕事をしようと思ったら当然の結果です。

会うべきタイミングを見極め、それ以外はメールでやりとりをする。

時と場合に応じて、コミュニケーションの手段を使い分けることによって、効率よく業務を行うことができるのです。

ビジネスにおいて、いかに時間が貴重なものなのか。
ご自分のお仕事に照らし合わせて、じっくりと考えてみてください。

メールをどこかに取り入れ、工夫をすることによって短縮できる時間があるのではないでしょうか？

有限会社アイ・コミュニケーション代表取締役。
ビジネスメールマナー推進協議会　会長。
メールに関する書籍を6冊執筆し、メールマナーに関する取材を200回以上受けるビジネスメールのスペシャリスト。

メールリテラシー教育に力を入れる企業から講演依頼も殺到しており、自著『あなたの仕事が劇的に変わるメール術』（ビジネス社）は、ビジネスメールの教科書として多数の企業で採用されている。また、ビジネスメールをE-learningで学ぶ「ビジネスメールマナー講座」を立ち上げに協力している。