発信者名を見直そう

「発信者名」に工夫を

ビジネスで交わされるメールの量が増えるとともに、「件名」に工夫をする人が増えてきました。

どんな文句を入れれば開封してもらえるだろうか。
日々、多くのビジネスパーソンが試行錯誤しています。

では、「発信者名」はどうでしょうか？

受信箱では「件名」と並んで一緒に表示されるにもかかわらず、あまり気を配っていない人が多いように感じています。

次に挙げる事例は、私の受信箱の中でよく見かける発信者名です。

みなさんに当てはまるものはありませんか？

まずは「Tomoaki Hirano」といった英語表記のもの。
海外とのやりとりが多い場合や、仕事上の理由でそのように設定している場合は別ですが、そうでないならあまり意味がありません。

スパムメールと間違われる可能性が高い上に、パッと見て誰だか分かりにくいのが難点です。

漢字には、文字の一つひとつに「意味」があります。
その人のお名前と、その人の印象を重ねて記憶していることも多いものです。

そんな日本語の利点を生かすためにも、日本でビジネスをするなら、日本語表記にすることがおすすめですね。

発信者名に表記されている名前と、実際にメールを送っている人の名前が違っていることがあります。

一体誰と共有しているパソコンなんだろう……？
そう不審に思われてしまうのも無理はありません。

顧客対応を１つのアドレスに絞って行っている企業もありますが、全体的な傾向としては、メールはよりパーソナルなものとして認識されるようになっています。

「複数の人に宛てて送るもの」というよりは、「個人宛に送るもの」と考えるほうが普通の感覚と言えるでしょう。

ですから、複数人で1台のパソコンを共有する際には、アカウントを分けるなどの配慮をしましょう。
発信者名の設定ひとつで、信用度が大きく変わってくるのです。

名前を覚えていても、メールアドレスまで覚えていることは稀です。

本文を読めば送り主が誰なのか分かるとしても、ちょっと不親切な印象が否めません。

最悪の場合、開封されずにゴミ箱へ直行……というパターンも考えられます。

では、どのような発信者名を設定すればよいのでしょうか。

会社名や部署名だけでは個人が特定できません。
かといって、個人名だけではどこの誰なのかを伝えることができません。

そこで、企業に所属している人の場合は、「会社名＋部署名＋個人名」とするのがベターではないかと思います。

ちなみに、私自身は「個人名（会社名）」としています。

会社よりも、個人のイメージが強いため、その方が誰なのか分かってもらいやすいからです。

ここまでのところで、自分の発信者名がどうなっているのか気になり始めた人もいるかもしれませんね。

お使いのメールソフトの設定画面でも確認することができますが、自分自身にメールを送ってみると、よりリアルな状態で確認することができます。

発信者名は露出度の高い情報です。

”見られている”ということを意識して、ご自分のビジネスに適した発信者名の設定を考えてみましょう。

発信者名を見て、パッと誰なのか分かってもらえる。
そして、「あの人からメールが届いている！」と喜んでもらえる。

そんな関係を、お客様や業務パートナーと築きたいものですね。

有限会社アイ・コミュニケーション代表取締役。
ビジネスメールマナー推進協議会　会長。
メールに関する書籍を6冊執筆し、メールマナーに関する取材を200回以上受けるビジネスメールのスペシャリスト。

メールリテラシー教育に力を入れる企業から講演依頼も殺到しており、自著『あなたの仕事が劇的に変わるメール術』（ビジネス社）は、ビジネスメールの教科書として多数の企業で採用されている。また、ビジネスメールをE-learningで学ぶ「ビジネスメールマナー講座」を立ち上げに協力している。