確実に開封される件名を

お客様から、先日行った打合せの議事録をメールで送るように依頼されました。

議事録ができ上がり、さぁ送信です。
次のうち、最もふさわしい件名はどれでしょうか？

正解は（3）。
件名を見ただけで、メールの主旨を推測することができるからです。

（1）（2）は、一見すると問題がないように思えますが、件名から「いつの」「何の」事柄に対するメールなのかを読み取ることができません。
そのために、開封を後回しにされてしまう可能性が高くなります。
相手によっては、ゴミ箱へ直行ということもあり得るので要注意です。

以上のことをふまえて、件名をつけるときには次のようなポイントに気をつけましょう。

タイトルを見て、内容がパッとイメージできる言葉を入れましょう。
すぐ読むべきか、あとでゆっくり確認すればよいのか。
受け取った人はその後の行動を起こしやすくなります。

また、同じ用件で何通も送る場合には、常に一定のキーワードを入れておくとよいでしょう。
送信者も、受信者も、メールの整理がしやすくなります。

「○○会議」
「××案件」
「△△新製品ご案内」

用件の期日や回数、号数などを入れておくと、それがいつのものであるのか特定しやすくなります。

過去のメールをさかのぼって調べ物をする際に、期日や数字が大切な手がかりになるのです。

「第2回」
「No.5」
「6月1日」

このメールで何を伝えたいのか、相手に対してどうしたいのかを明記しておきましょう。

受け取った相手は、話の概要を大まかにつかみ、こころの準備をしてからメールを開封することができます。

「～のお願い」
「～のご連絡」
「～のご報告」
「～のご提案」

メールの主題が変わってきたら

メールのやり取りが続き、何往復もしているうちに、メールの主題が変わってくることがあります。

このような場合は、「Re:」の数が増えていくのを放置するのではなく、主題の変化に合わせて件名も付け変えるようにしましょう。

開封してほしいばかりに、「日本初」「世界一」といった誇張表現を使ってしまう場合があります。

しかし、内容と件名にギャップがあるようでは、信用を失ってしまいます。

事実を、客観的に、的確に表現すること。
常にこれを心がけて件名をつけましょう。

有限会社アイ・コミュニケーション代表取締役。
ビジネスメールマナー推進協議会　会長。
メールに関する書籍を6冊執筆し、メールマナーに関する取材を200回以上受けるビジネスメールのスペシャリスト。

メールリテラシー教育に力を入れる企業から講演依頼も殺到しており、自著『あなたの仕事が劇的に変わるメール術』（ビジネス社）は、ビジネスメールの教科書として多数の企業で採用されている。また、ビジネスメールをE-learningで学ぶ「ビジネスメールマナー講座」を立ち上げに協力している。