引用して効率的に返信を

「引用」とは、人の言葉や文章を自分の言葉や文章の中に引いて用いることです。

メールのやり取りにおける引用とは、メールの差出人が書いた文章をそのまま残して、それに対して返答をつけていく方法を指しています。

引用を自動的にするか、しないかは、メールソフトで設定することができます。

引用をすると、行頭に引用符がつきます。
たまに「＠」や「■」を引用符として付けている人を見かけますが、違和感を感じる人が多いようです。

「これは引用ですよ」ということを明示的にしたい場合には、最も一般的な「>（半角）」を使うことをおすすめします。

引用のメリット

引用の大きなメリットは、効率的であるということです。

例えば、受け取ったメールに次のように書かれていたとします。

「○月○日にお伺いしてよろしいですか？」

引用をする場合には、その次の行に一文を入力するだけです。

「はい。問題ございません。楽しみにお待ちしています」

引用をしない場合にはどうでしょうか。

「お問い合わせいただいていた日にちの件ですが、○月○日でお願いします」

このように、質問された内容も含めて、全てを書かなければなりません。

また、新たに書き直すことによって、数字や漢字を間違えてしまう可能性があります。

そうなると、話が進むどころか、本来はしなくても済む確認や訂正をしなければならず、効率が低下するばかりです。

必ずしも、引用をしないことが間違いではありませんが、スピードと正確さの面で大きな差が生まれます。

実際に引用を使ってみると、2つの分かれ道があることに気づくはずです。

宛先などのヘッダーから署名のフッターにいたるまで、すべてをつけたまま返信するのです。

質問を受けていれば、質問文だけを引用し、その下に回答を書いていきます。

メリット: 全文引用の場合よりも文面をスッキリまとめることができ、読みやすく、話のポイントもつかみやすい返信になります。
デメリット: 削る部分と残す部分の判断を誤ると、相手の意図から外れた返信になってしまったり、大切な部分に返答をし忘れたりすることがあります。
また、引用をする文章の量が少なすぎると、どの部分の引用なのか分からなくなったり、言葉が足りずに誤解を招いてしまうことがあります。

部分的に引用する場合には、最低限、前後の文脈が分かる状態で引用をするようにしましょう。

私は、メールを送る相手や話題の内容によって2つの引用方法を使い分けています。

基本的に、話題が継続している場合には、部分的な引用を使っています。
相手の言葉を引きながら、それに対して私の言葉を書き入れる。
そうすることで、会話のような流れを作っています。

そして、文中に「そうですね」「なるほど」といった相づちを入れて、さらにテンポよく、スムーズに読み進めてもらえるよう心がけています。

有限会社アイ・コミュニケーション代表取締役。
ビジネスメールマナー推進協議会　会長。
メールに関する書籍を6冊執筆し、メールマナーに関する取材を200回以上受けるビジネスメールのスペシャリスト。

メールリテラシー教育に力を入れる企業から講演依頼も殺到しており、自著『あなたの仕事が劇的に変わるメール術』（ビジネス社）は、ビジネスメールの教科書として多数の企業で採用されている。また、ビジネスメールをE-learningで学ぶ「ビジネスメールマナー講座」を立ち上げに協力している。