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7秒アンケート

メールに書くのに迷ってメール文例集を参考にしたことがある

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有効回答数
32名
調査期間
2011年1月4日~2011年1月31日
ある 23名 72%
ない 9名 28%

メールに書くのに迷ってメール文例集を参考にしたことがある人は全体の72%。
いっぽう、文例集を参考にしたことがない人は28%という結果になりました。
メールの文例集を参考にするケースとしては、「お詫び」「お断り」「依頼」などといった、工夫や配慮が求められ、文章力の問われるケースが多いと推測されます。

メールでお詫びをしたいけれど、どのように書いたらいいのかわからない。
上司や先輩に聞いても、正解がない
だから、文例集から引用するというパターンが多いようです。

参考にする文例集は、書籍、インターネット上の文例集サイトなどと様々ですが、それらで紹介されている文例が必ずしも正しいとは限りません。
また、文例集をそのまま引用し、とってつけたような文章になっているメールも見受けられます。

確かに、文例集は定型化されており、正しい日本語、常識ある文章としての信頼もあるでしょう。
しかし、「お詫び」「お断り」「依頼」などといったコミュニケーションは対面や電話でも難しいものです。

対面や電話でも、誤解のないように伝え、相手の反応を見ながら伝わっているかを確認しています。
そうした難しい意思疎通をテキスト情報しかないメールでおこなう際は、文例集をコピーしただけでは足りません。

文例集をコピーしていることは相手にわかります。

「謝る気があるのかな?」「自分の言葉で言えないのかな?」と相手に不信感を与えたり、信頼をなくす可能性は高いのです。
しかも、そうした感情を相手は教えてはくれません。
知らず知らずのうちに、相手を不愉快にして、気づいたときには大きなトラブルに発展していることも多々あります。

メールについては世間一般で明確な答えがなく、自己流であったり社風によって様々な特色があります。
メールについて学んだことのある、身近に手本となるメールを書く人がいる環境にある人は、世間一般的に常識とされるメールの基礎や、状況に応じた対処法が身についています。

しかし、学んだことのない人や、どうやって学んだらよいのかわからずに今日に至る人の多くが我流のメールを使っています。
そのなかで、多くの人が自分のメールに不安を持ちながら、日々メールを利用して業務をこなしていると考えられます。

自分のメールに不安を感じているだけで心理的な負荷がかかり、メールを使うたびに業務効率を落としています。
文例集を参考にすることは間違ってはいませんが、基礎が身についていない段階で応用を利かせることには無理があります。

どの文例が正しいのか、今回のケースにはどの文例が適しているのか。
そうした判断力が身についていない状態では文例集を使いこなせません。

仕事でメールを使っている以上、一刻も早いメール教育の導入が必要だと言えます。

 

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