ビジネスメールコミュニケーション講座head

ビジネスメールの現状

メールを処理する

Q:ビジネスメールの確認は平均でどのくらいの頻度ですか

ビジネスメールの確認頻度は平均で、「メールが届いたらその都度」(33.75%)が最も多くメールを中心に仕事が回っていることがわかります。「1日に10回以上」(23.09%)、「1日に4~9回」(23.09%)、「1日に2~3回」(16.15%)、「1日に1回」(2.55%)と、1日に1回以上を合計すると98.63%です。毎日メールを確認することが当たり前になっていると考えられます。

Q:送信したメールの返信は、いつまでに欲しいですか。急ぐ場合を除きます

送信したメールの返信は、いつまでに欲しいか(急ぐ場合を除く)の問いに対して、「24時間(1日)以内」(54.61%)が最も多くなりました。「1分以内」(0.00%)、「5分以内」(0.13%)、「15分以内」(0.07%)、「30分以内」(1.50%)、「1時間以内」(4.51%)、「2時間以内」(3.99%)、「4時間以内」(9.55%)、「8時間以内」(6.28%)、「24時間(1日)以内」(54.61%)と、24時間以内に返信が欲しい人の合計は80.64%となり、これらの結果を考慮すると毎日、朝、昼、夕方の3回はメールを確認してその都度、返事ができると仕事は円滑に進むといえます。

Q:受信したメールの返信は、いつまでにしていますか。平均でお答えください

受信したメールの返信は平均でいつまでにしているかの問いに対して、「24時間(1日)以内」(35.58%)が最も多く、「1分以内」(0.13%)、「5分以内」(1.50%)、「15分以内」(1.57%)、「30分以内」(6.41%)、「1時間以内」(11.77%)、「2時間以内」(7.85%)、「4時間以内」(11.45%)、「8時間以内」(13.41%)の合計が89.67%となりました。約9割の人が24時間以内に返信していることがわかります。この結果からも、頻繁にメールを確認して返事をすることが習慣化しているといえます。

Q:ビジネスメールの返信が遅れてしまうことはありますか

ビジネスメールの返信が遅れてしまうことが「よくある」(8.18%)、「たまにある」(61.09%)を合計すると69.27%です。約7割の人が日常的に、メールの返信が遅れてしまうことがあるようです。

Q:ビジネスメールの返信が遅れてしまう理由を教えてください(「よくある」「たまにある」と答えた方)(複数選択可)

ビジネスメールの返信が遅れてしまう理由としては、「すぐに結論が出せないため」(72.05%)が最も多く、すぐに結論が出せない重要な用件や複雑な用件をメールでやりとりしていることがわかります。「忙しくて時間がない」(39.09%)、「返信が遅れても問題ない相手(メール)」(34.18%)と続きます。相手やメールの内容に応じて、いつ返信すべきかを判断し、優先順位をつけて処理していることもわかります。すぐに結論が出せない場合は、そのことを事前に伝える等の対応策が考えられます。しかし、「忙しくて時間がない」(39.09%)、「メールの文章を考えるのに時間がかかる」(21.25%)、「処理するメールの量が多い」(15.96%)、「メールを書くのが遅い」(5.19%)、「メールを書くのが苦手」(4.34%)などの回答もあることから、メール処理の効率化やスピードアップ、社内ルールの策定など、根本的な対策が必要だといえます。

Q:ビジネスメールを1通書くのに平均でどのくらいの時間がかかりますか

ビジネスメールを1通書く平均時間については、「5分」(32.70%)が最も多く、5分以内の合計が55.59%となり半数を超えています。しかし、1通のメールを書くのに平均で「10分」かかる人も23.48%います。なかには、1通書くのに30分以上かけている人が4.13%います。1通に10分かけて1日10通のメールを書いている人は、100分費やしていることになります。1通あたりのメールを書く速度が、仕事の成果に直結する時代になったといえます。

Q:ビジネスメールの宛先(TO、CC)欄に“様”をつけていますか

ビジネスメールの宛先(TO、CC)欄に“様”を「つけている」(43.56%)、「つけていない」(54.02%)、「わからない」(2.42%)という結果になりました。

Q:ビジネスメールを返信するときに「Re:」を削除して件名を変えていますか

相手から受け取ったメールを返信する際、自動的に件名につく「Re:」を削除して件名を変えているかという問いに対しては、「変えている」(14.19%)、「変えていない」(84.76%)、「わからない」(1.05%)という結果になりました。「Re:」を残したまま返信する人が多数派といえます。

Q:添付ファイルは何MBまでならビジネスメールで送りますか

添付ファイルは何MBまでならビジネスメールで送るかの問いに対しては、「2MB」(29.10%)が最も多いです。一般企業が受信可能とする上限は、5MBから10MBであることが多いため、2MBであればそのまま添付しても問題ないといえます。

Q:普段、添付したいファイルが3つ以上あるとき、どのようにして添付していますか

普段、添付したいファイルが3つ以上あるとき、どのようにして添付しているかの問いに対しては、「フォルダに入れて圧縮してから添付している」(50.69%)、「ファイルをそのまま添付している」(40.61%)、「その他」(8.70%)という結果になりました。

Q:添付ファイルにパスワードをかけるのは、どのような場合ですか(複数選択可)

添付ファイルにパスワードをかけるのは、「機密情報が含まれているとき」(59.65%)、「個人情報が含まれているとき」(46.89%)、「相手に要求されたとき」(40.75%)、「すべてのファイルにパスワードをかけている」(6.28%)という結果になりました。

Q:個人情報や機密情報が含まれているとき、パスワードをかけていますか

個人情報や機密情報が含まれているとき、パスワードをかけているかの問いに対しては、「毎回、かけている」(47.22%)、「ときどき、かけている」(24.00%)、「かけていない」(23.87%)、「わからない」(4.91%)という結果になりました。送信先を間違えると、そのまま個人情報や機密情報が流出してしまいます。セキュリティの意識を、もっと高く持つべきでしょう。

ページの先頭へ