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ビジネスメールの現状

メールの失敗と不快(受信者視点)

Q:過去一年間で、ビジネスメールを受け取って、失敗を見つけたことはありますか

過去1年間で、ビジネスメールを受け取って、失敗を見つけたことが「よくある」(13.08%)と「たまにある」(67.51%)の合計が80.59%で、8割の人が相手のメールの失敗に気づいています。

Q:どのような失敗を見つけましたか(Q26で「よくある」「たまにある」とお答えの方)(複数選択可)

受け取ったメールの中に見つけた失敗は、「添付ファイルの付け忘れ」(68.86%)、「誤字や脱字」(47.64%)、「文章が曖昧」(31.06%)、「宛先(メールアドレス)間違い」(27.03%)、「名前の間違い」(26.49%)の5項目が上位を占めています。Q24の送信者として自覚している失敗内容とほぼ一致しており、送信者と受信者は同様の失敗を認識しているといえます。

Q:ビジネスメールの失敗を指摘したことはありますか(Q26で「よくある」「たまにある」とお答えの方)

ビジネスメールの失敗を指摘したことが、「ほとんどない」(41.60%)と「まったくない」(21.84%)の合計が63.44%で、6割の人が指摘をしていません。あえて指摘するまでもないとの考えや、指摘することで角を立てたくないという心理も働いているようです。

Q:過去一年間で、ビジネスメールを受け取って不快に感じたことはありますか

ビジネスメールを受け取って不快に感じたことが、「よくある」(3.60%)と「たまにある」(46.89%)の合計が50.49%で、半数の人が何らかの不快を感じたことがあるとわかりました。

Q:その不快はどのようなものですか(Q29で「よくある」「たまにある」とお答えの方)(複数選択可)

メールを受け取って不快に感じた内容は、「文章が失礼」(52.20%)、「文章が曖昧」(36.53%)、「言葉遣い」(23.83%)、「文章が冷たい」(20.34%)、「文章が長い」(18.65%)の5項目が上位を占めています。Q27の受け取ったメールの中に見つけた失敗内容と比べると、並び順が異なります。失敗は誰が見ても分かる機能的で具体的な内容でしたが、不快感を誘発するのは人によって感じ方の違う感情的で抽象的な内容です。特に、不快感を生む原因は、文章の占める割合が大きいです。失敗が直ちに不快感につながるのではなく、文章やマナーに関わる項目が不快感を引き起こすことがわかりました。ビジネスメールだけでなく文章の書き方やビジネスマナーについても学ぶ必要があるでしょう。

Q:不快に感じたことを指摘したことはありますか(Q29で「よくある」「たまにある」とお答えの方)

ビジネスメールを受け取って不快に感じたことを指摘したことが、「ほとんどない」(41.19%)と「まったくない」(33.94%)の合計が75.13%で、8割近い人が指摘していません。不快に感じる内容や程度は人によって異なるため、あきらかな失敗(添付ファイルの付け忘れ)などに比べ、指摘しにくいと考えられます。相手が不快に感じるポイントを把握した上で、メールを送る必要があります。

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