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ビジネスメール上達への道も一歩から

仕事で使わない日はないくらい、身近なツールであるメール。毎日、外出してお客さまに会いに行くことはないけれど、メールは毎日チェックしている人が多いのではないでしょうか。ちょっと前までは電話で伝えていたことも、いまはメールで済ませることも多くなりました。

一般社団法人日本ビジネスメール協会アイ・コミュニケーション)が2007年から毎年実施している「ビジネスメール実態調査」では、仕事でどのようにメールを使っているのか、どのような問題が起きているのかを調査しています。2015年は1,500人のビジネスパーソンに回答していただきました。

ビジネスメール実態調査2015から読み解くビジネスメールの現状

仕事で周囲とコミュニケーションをとるとき、主にどの手段を使っていますか

Q1_仕事で周囲とコミュニケーションをとるとき、主にどの手段を使っていますか

仕事上のコミュニケーション手段は、「メール」(98.33%)が最も多いという結果がでました。「電話」(92.67%)、「会う」(82.27%)と続きます。もはや、メールは仕事に欠かせないツールであることが分かります。

ところが、ビジネスメールの社員研修を行っている企業は、回答者全体の9.27%で、1割にも満たないのが現状です。

あなたの会社でビジネスメールの社員研修はありますか

Q29_あなたの会社でビジネスメールの社員研修はありますか

仕事で毎日メールを使っていて、メールでどのようにコミュニケーションをとるかが、仕事の生産性や人間関係に影響を与えているにも関わらず、実際に教育を行っている企業はごくわずかです。

携帯電話やスマートフォンが普及し、プライベートでもメールを使い慣れているからか「教えるまでもなく使えるもの」と考えている方もいるようです。

でも、ちょっと待ってください。子どもの頃から使っている電話のかけ方や、挨拶の仕方は新入社員研修で教えるのに、毎日、仕事で使うメールは「なんとなく使えるから」、「仕事をするなかで覚えるだろう」という理由で教育が行なわれていないとしたら、危険だと思いませんか。

ビジネスメールを書いて送るときに、不安を感じることはありますか

Q16_ビジネスメールを書いて送るときに、不安を感じることはありますか

「ビジネスメール実態調査2015」によると、7割の人が自分のメールに対して何らかの不安を感じていることが分かりました。

過去一年間で、ビジネスメールの失敗をしたことはありますか

Q19_過去一年間で、ビジネスメールの失敗をしたことはありますか

そして過去1年間で、半数の人が実際にメールで失敗をしています。

「自分のメールは絶対に大丈夫!」と自信を持って言える人は、どのくらいいるでしょうか。部下や後輩にメールの指導をするときに「これでよいのだろうか」と不安を抱くことがあるという声もよく聞きます。教える側に立つ上司でさえ、一度も学んだことがないのです。

「メールを誤送信して大問題になってしまった」、「メールで相手を怒らせてしまった」など、たった一通のメールが原因でトラブルに発展したり、人間関係が悪化したりすることがあります。メールでのトラブルを防ぎ、不安を解消し、上手に使いこなすには、正しいメールを学ぶこと。これに尽きます。

仕事で使うメールについて学ぶのに早すぎることはありません。基本を学び、マナーやルールを身に付けることが、メール上達の道への第一歩です。

(出典)一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2015」
http://businessmail.or.jp/archives/2015/07/01/4002

 

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カテゴリ
著者
平野友朗(アイ・コミュニケーション)

 ビジネスメールコミュニケーション講座

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