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CCの入れ忘れを防ぐ方法

CCにアドレスを指定し忘れてしまう。これはよくあるメールのミスです。
自分で気が付き、後でメールを再送する。もしくは、相手に言われて気が付いた。
そのようなケースも少なくありません。

それらのトラブルが起こる理由と防ぐ方法をまとめました。

CCのつけ忘れが起こる理由

注意力不足

単純に、注意が不足しているのが原因です。

CCに入っていたのに気付かなかった

メールをTO(宛先)で受け取った人が、受信者が自分のみだと思い返信をします。
返信メールが送信者のみにしか届かず、そこで情報の共有が途切れてしまいます。

CCのつけ忘れを防ぐ方法

では、CCのつけ忘れをどのように防いだら良いでしょう。
具体的な方法を3つ説明します。

本文中にCCの受信者がいることを書く

CCを利用してメールを送信する場合は、本文中に「(CC:山田様)」のように誰と情報共有をしているのかを明記しましょう。

cc-sample

このように記載しておけば、受信者は気が付きます。
そして、「全員に返信」ボタンをしっかりと押すことができます。

CCの受信者がいる場合は、受信画面にも表示されます。
しかしそこを見ない人がいます。

それによる情報共有がなされないリスクを考えると、送信者も意識をしてCCを明記するべきです。

全員に返信をいつも押すようにする

本文中に「CC:山田様」のように書いたとしても、受信者が誤って「送信者のみに返信」ボタンを押して、共有漏れが起こることがあります。
それを防ぐために、受信者は普段から「全員に返信」を押す癖をつけておくと良いでしょう。

※もちろん、社内の一斉連絡などの場合は、送信者のみに返信するように注意をしてください。

Gmailで「全員に返信」をデフォルトにする

返信をするときに、その都度「送信者のみに返信」「全員に返信」を選んでいると大変です。
「選ぶ」ということは誤操作が起こる可能性があります。

Gmailには、「返信時のデフォルトの動作」を設定する便利な機能があります。
こちらの「全員に返信」を選んでおくと、返信ボタンを押すと「全員に返信」扱いになります。

Gmailの全員に設定をデフォルトにする方法

Gmailで「全員に返信」をデフォルトにした場合、送信者のみに返信する方法とは

送信者にのみ返信をするときは、プルダウンメニューで「返信」を選択してください。

zeninhenshin

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著者
平野友朗(アイ・コミュニケーション)

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