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質問:メールを無視する相手への対処法

質問2メールで仕事を依頼しても、知らん顔の人がいるので困っています。

どのように対応したら良いでしょうか?

このままでは、業務に支障が出ます。対応策を教えて下さい。

 

平野友朗の回答

これは非常に難しい問題です。メールは仕事のコミュニケーションとしてなくてはならないものです。しかし、これを意図的に無視をされていると、支障があるのは当然です。

ここでまず問題を整理してみようと思います。

相手がメールの返事を返さない理由はいくつか考えられます。
その理由を一つ一つ潰していくのが、ベストでしょう。

無視で考えられる3つのパターン

そもそも届いていない

何らかの理由で送れてない可能性があります。

  • 未送信のままである(下書きに残っている)
  • 宛先が間違っている
  • 添付ファイルの容量が大きすぎて送れていない(受け取れていない)

届いているが気が付いていない

何らかの理由で見逃しが発生している可能性があります。

  • 依頼者の件名がわかりにくく見落としている
  • 受信メールの通数が多くて埋もれてしまっている
  • 後で返信しようと思い忘れてしまっている
  • 誤って削除してしてしまった
  • 振り分け設定を利用しているため、目につきにくくなっている

気付いているが意図的に無視をしている

これが一番問題ですが、意図的である可能性も考えましょう。

  • そもそも返事をする必要があると思っていない
  • 優先順位を下げられている
  • 感情的な問題があり、返信を阻害している

原因から、対応策を検討する

このように原因を予測していくと、それぞれ対処方法が見つかります。

メールが届いていない可能性も捨てきれません。
相手の方のスキルが低く、メールが紛れ込んでいる可能性もあります。

頭ごなしに怒ったり、腹を立てたりする前に原因を究明しましょう。

解決策を探る際に、確実に相手に届いているのか。
届いているならば、読んでいるのかを確認しましょう。

その上で、なぜ返事をしないのかを確認すべきです。

相手のパソコンやメールのスキル、仕事力が低いならば、高める努力をするべきです。
コミュニケーションや感情の問題ならば、そこに焦点を当てた話し合いをするべきです。

メールのコミュニケーションは非常に不確かなものです。ちょっとしたところでボタンの掛け違いが起こる可能性があります。だからこそ、問題が発生したらすぐに話し合いをして、お互いの意図を伝え合うようにしてください。

返信がもらえないなら、まずは原因究明。ここに取り組んで下さいね。

 

 

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著者
平野友朗(アイ・コミュニケーション)

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