ビジネスメールコミュニケーション講座head

メールのデメリット

ビジネスメールは、コミュニケーションのツールです。
ツールなのでデメリットも存在します。

読まれているのかどうか分からない

相手が反応を返してこない限り、読んでもらったのかどうかを確認することができません
素早い反応が欲しい場合には、それを意識した件名、文面づくりを行うことが必要です。
 

時間の共有ができない

「時間を共有しなくてよい」という利点がある反面、直接会ったり話したりすれば、たやすく理解できるような微妙なニュアンスや意図が伝わりにくいという欠点があります。
 

コミュニケーションが簡素になってしまう

決まり文句や、用件ばかりのメールを送っていると、いつの間にかやりとりが無機質なものになってしまいます。
声や表情で補うことができない分、表現や言い回しに工夫をすることが求められます。

とくに、クレ-ムやトラブル処理でメ-ルだけの連絡で済ませることは危険です。
トラブルが発生している相手は、感情的にも敏感になっているものです。

ですから、やはり、電話や直接の面会を通して解消しなければ、意思の疎通が円滑になることは困難です。
 

残ってしまう

1度送ったメールは取り戻すことができません。
送った瞬間にコンセントを抜いても通常は間に合いません。

受信者が削除しない限り、データとして残り続けます
後悔をしないためにも、内容を十分に確認することが大切です。
 

使わない(使えない)相手もいる

メールはすぐれたコミュニケーションツールですが、使えない相手もいます。

パソコンを持っていない、キーボードの入力が遅い、立ち上げるのが面倒くさい、など理由は様々ですが、このような相手にメールを送っても閲覧してもらうまでに1週間以上かかることもあります。

またメールというツールを毛嫌いしている人たちも一部いますので、利用の際には相手が使っているかどうかも把握しておきたいところです。

 

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著者
平野友朗(アイ・コミュニケーション)

 ビジネスメールコミュニケーション講座

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