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Q3『宛名はどこまで省略できる?』

ビジネスメールのプロに質問

ビジネスメールのプロに質問!

 
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質問2宛名はいつも会社名と名前を書かなければいけないのでしょうか。
メールのやり取りが何回も続く時があります。
その場合、会社名は省略してもかまわないと思うのですが、
相手に対して失礼でしょうか。

 

渡瀬恵津子講師からの回答

確かに迷うところですよね。
他にも同じように感じている方から実際に質問を受けたことが少なからずあります。

会社名は正式名称を

宛名は相手の会社名・部署名・役職名・氏名(フルネーム)を正確に書きます。会社名は正式名称を書きます。略称や通称は使いません。「(株)」と略さずに「株式会社」とします。
氏名はフルネームで書きます。会社名や氏名の漢字を間違えることは大変失礼です。名刺を交換していれば、確認しながら正確に書きます。
メールの署名があれば宛名の部分をコピペすれば誤字脱字を防ぐことができます。宛名には敬称をつけて下さい。「○○様」と書きます。
メールのやり取りが何回も続いていても、この宛名の書き方が原則です。電話の応対でも毎回、自分がどこの誰かを名乗り、どこの誰と話したいのかを伝え挨拶しますよね。
メールの本文の最初に宛名を正確に書くのは基本です。メールでは顔が見えない分、声の調子が聞こえない分、メールのルールを守り言葉遣いを丁寧にすることが必要です。

省略が可能な場合

ただし、次のような場合は名前だけでもかまいません。
相手が「〜さん」と書いてきた場合など、人間関係ができて信頼関係が構築され、ビジネス上の立場も同等であれば相手に合わせて、こちらも会社名を省略して「〜さん」だけでも失礼ではありません。
また、部署名や役職名が長い場合は状況に応じて会社名+氏名だけでも良いでしょう。社内の人へメールを送る時は氏名のみ、あるいは部署名・氏名です。
敬称は「様」や「さん」です。社内のルールに従い使い分けましょう。会社によっては「役職名+様」が社内で定着しているところもあります。
しかし敬称を重ねて使用することになりますから、文法的には不自然で、違和感を感じる方もいるのが現状です。使用は社内のみにとどめ、外部へは使わないように気をつけましょう。

 

回答担当講師

一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師

渡瀬恵津子

大学卒業後、航空会社に入社。 退社後、ビジネスマナー、コミュニケーションマナーの講師としてさまざまな業種の企業や組織、大学、学校において研修・講演を務めている。従来からの電話や対面の応対はもちろん、メールにおいてもより良いコミュニケー ション力を身につけたいという要望や必要性を感じ一般社団法人日本ビジネス メール協会認定講師の資格を取得。好きな言葉は「自他敬愛」。一人ひとりの個性や長所をいかし社会の中でいきいきと生きていく力を伸ばすこと、信頼されるビジネスパーソンの育成を目指している。
資格:PHP研究所認定ビジネスコーチ・HST認定ファシリテーター・日本キャリア開発協会認定キャリアデベロップメントアドバイザー

 

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著者
渡瀬恵津子

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