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Q5『異動の挨拶メールには何を書くの?』

ビジネスメールのプロに質問

ビジネスメールのプロに質問!

 
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質問2今回初めて業務内容の全く違う部署に異動することになりました。関係者に挨拶メールを送った方がよいと思うのですが、どんな内容を送ればいいでしょうか。

 

池田福美講師からの回答

全く違う業務への異動なのですね。新しい業務がどんなものか不安もありつつ、楽しみでもあるという状況でしょうか。
まず、メールを送る対象を考えてみましょう。業種や会社規模によって異なると思いますが、おおむね以下のように分けられます。

社外の場合

・お客様
・パートナー

社内の場合

・移動元の部署の方々
・移動先の部署の方々
・同期や受付の方々

特に注意が必要なのは、お客様や社外パートナーにお知らせする場合ですから、今回は社外の方に送るメールについて考えてみましょう。当たり障りのない共通する内容のメールをBCCで一斉送信してしまう方もいますが、相手と良い関係性を継続したいと考えるなら、お勧めはできません。異動前後は慌ただしく、余裕がないかもしれませんが、ほんの数行でも良いので、できるだけ個別メールを送るようにしてください。

一般的に以下のような内容を記載します。

・異動先
・異動の年月日
・異動後も異動前の連絡先が機能しているか
・引継ぎ担当者名と連絡先
・これまでのお礼
・今後の抱負

メールのみでご挨拶する場合

具体的な文例をご紹介します。

件名:異動のご挨拶
本文:
株式会社●●
■■部
▲▲様

いつもお世話になっております。
●●社の池田です。

私事ですが、4月1日付で大阪支社へ転勤することになり、
ご挨拶のためメールいたしました。

今回の転勤では、携帯電話番号やメールアドレスが変更になります。
現在の私の連絡先が確実に機能するのは、

3月24日(金)までとなりますので、ご了承ください。

4月より後任として△△が貴社を担当させていただきます。
連絡先については、4月1日以降に△△よりご連絡差し上げます。
それまでは、大変恐縮ですが、
私の上司の◇◇にご連絡いただけますようお願いいたします。

新入社員で入社して早々、貴社の担当になった私に、
自社の後輩のように、温かく時には厳しくご指導していただきました。
▲▲様には、感謝してもしきれません。
本当にありがとうございました。

△△は、新入社員ではありませんが、
まだまだ行き届かない部分もあるかと思います。
引き続き、私同様にご指導いただけますようお願いいたします。

勤務地も業務内容も全く違う部署に転勤になりますので、
不安がないと言えば嘘になりますが、
▲▲様にご指導いただいたことを忘れずに、
心機一転頑張っていく所存です。

転勤先の業務でも貴社のお力になれるものがあるかもしれません。
新しい連絡先は着任後に改めてご連絡差し上げます。

本来であれば伺うべきところ、
失礼ながらメールにてご挨拶申しあげます。
今後ともご指導、ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇
☆☆部
池田 花子
E-mail:ikeda@XXXXXXXX.co.jp
TEL:03-1234-5678 FAX:03-1234-5679

直接ご挨拶に行く場合

異動のご挨拶として訪問したい場合も、先方のスケジュールを確認するため、事前にメールで連絡されることをお勧めします。
その場合は、最後の一文(「本来であれば伺うべきところ、失礼ながらメールにてご挨拶申しあげます」)を以下のように変えるとよいでしょう。

(アポイントをとる場合)

お忙しい中とは存じますが、直接ご挨拶に伺いたいと考えております。
ご都合の良い日程をいくつか候補からお選びいただけますでしょうか。
お時間は30分ほどを考えております。

<候補日>
2017年3月16日(木)13:00~17:00
2017年3月17日(金)10:00~17:00

いかがでしたか?すべて、この文例の通りに書く必要はありませんが、ポイントはしっかり押さえてくださいね。最も重要なことは、あなたが異動することにより、相手が困らないように必要最小限の事項を確実に伝達することです。さらに、これまでお付き合いいただいたことへの感謝の気持ちを自分らしい言葉で伝えることによって、異動後もより良い関係性を継続することができるでしょう。

 

回答担当講師

ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)

一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師 池田福美
宮崎生まれの熊本育ち。熊本大学理学部卒業後、1993年4月に独立系SIである株式会社構造計画研究所に入社。通信系システムや交通系システムの構築に約23年従事後独立。日々の業務の中で、主要なコミュニケーション手段であるメール教育の重要性を強く感じ、一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師の資格を取得。ITの知識、マネジャー経験を活かしたビジネスメールの指導を得意とする。
<資格>
一般社団法人日本アンガーマネジメント協会シニアファシリテーター

 

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著者
池田福美(認定講師)

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