ビジネスメールコミュニケーション講座head

ビジネスメールの「署名」の書き方

メールの基本型で、メールに付ける署名について少し触れました。ここでは、一歩進んだ署名活用術をご紹介します。

署名でさりげなく情報発信

メールで自社の商品やサービスなどをアピールしたいとき、あなたなら、どうしますか?長々と文章で紹介しても、読んでもらえないかもしれません。かといって、いきなり商品やサービスの資料を添付するのも考えものです。そのようなとき、アピールするスペースとして有効に使えるのが「署名」です。

見てほしいページのURLを

アピールしたい商品やサービスを紹介しているウェブページのURL署名に貼り付けて「詳細は、こちらのページをご覧ください」といった一文を添える。これだけで、さりげなくアピールすることができます。紹介するURLは、必ずしもトップページである必要はありません。会社の沿革や雰囲気を伝えたいのであれば会社概要ページ、新しい商品やサービスを宣伝したいのであれば商品案内ページといったように、訴求したい情報が載っているページを選んで適切なURLを記しましょう。確実に見てもらいたいページ相手をスムーズに誘導することが何よりも大切です。

いろいろな署名を用意して使い分け

署名は、複数のパターンを用意しておくと便利です。送信する相手によって使い分けるとよいでしょう。署名の代表的な3パターンをご紹介します。

自己紹介を兼ねた署名

初めてメールを送るときは、自己紹介を兼ねて会社名や電話番号や住所など、基本的な情報を載せましょう。これまでの活動実績を伝えるために、出版した書籍やマスコミの掲載実積、あるいはセミナーの告知を載せることもできます。商品やサービスに興味を持っていると思われる方には、商品やサービスの紹介ページのURLを載せてもよいでしょう。

署名の例

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)開催中
開催日程・申込→ http://business-mail.jp/bmcombasic
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社アイ・コミュニケーション 平野友朗
〒101-0052 東京都千代田区神田小川町2-1 KIMURA BUILDING 5階
電話 03-5577-3237 / FAX 03-5577-3238
メール info@sc-p.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
アイ・コミュニケーション公式サイト http://sc-p.jp/
一般社団法人日本ビジネスメール協会 http://businessmail.or.jp/
ビジネスメールの教科書 http://business-mail.jp/
メルマガの教科書 http://m-magazine.jp/
メール独自配信「アイ・メール」 http://imail-system.com/
ビジネス実践塾 http://jissenjyuku.jp/
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

 

付き合いの長い取引先にも署名は必要?

頻繁にやりとりをしている相手、付き合いの長い相手は、お互いに連絡先も知っているし、もちろん名前も分かっているから、署名なんて付ける必要がないのでは?と思っている人がいますが、そんなことはありません。日頃から、やりとりのある方へ送るメールには、署名に「近況」を付け加えることもできます。

記入例

新商品○○を発売しました。
最近、フェイスブックをはじめました。
来月、○○セミナーを開催します。
今月のキャンペーンは○○です。
最近、感動した一言は○○です。

 

このように、ちょっとした近況報告や軽い情報発信が、簡単にできます。署名をきっかけに、さらに親近感を抱いてもらえたり、共通の話題が生まれて会話が弾んだりすることもあるでしょう。署名に盛り込む情報を工夫するだけで、相手との心理的な距離感も変わります。

署名の例

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
NEWS‼『PRESIDENT』(2014.3.31号)に掲載されました

http://www.sc-p.jp/news/14/001686.html

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社アイ・コミュニケーション 平野友朗
〒101-0052 東京都千代田区神田小川町2-1 KIMURA BUILDING 5階
電話 03-5577-3237 / FAX 03-5577-3238
メール info@sc-p.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
アイ・コミュニケーション公式サイト http://sc-p.jp/
ビジネス実践塾 http://jissenjyuku.jp/
ビジネスメールの教科書 http://business-mail.jp/
メルマガの教科書 http://m-magazine.jp/
メール独自配信「アイ・メール」 http://imail-system.com/
一般社団法人日本ビジネスメール協会 http://businessmail.or.jp/
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

 

面識のない人へ送るメールの署名

メールを送る相手が、信用できる人物なのか、どうも自信が持てない場合があります。そのような時は、署名に住所や電話番号を載せずに、名前とメールアドレスのみにすることもできます。ビジネスでやりとりするメールだからといって、常に、すべての情報をオープンしなければならないわけではありません。時と場合によって、情報を出し分ける判断も必要です。

署名の例

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社アイ・コミュニケーション 平野友朗
メール info@sc-p.jp / 会社URL http://sc-p.jp/
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

 

 

スポンサーリンク

space

カテゴリ
著者
平野友朗(アイ・コミュニケーション)

 ビジネスメールコミュニケーション講座

ページの先頭へ