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確実に開封される件名を

お客さまから、先日、行った打ち合わせの議事録をメールで送ってほしいと依頼されました。議事録ができあがり、さあ送信です。

この場合、最もふさわしい件名は、次のうち、どれでしょうか?

  1. 先日はありがとうございました
  2. ご依頼の件
  3. 10/15(水)お打ち合わせ議事録のご連絡

 

正解は(3)メールの主旨を推測できる件名を

(1)(2)は、一見すると問題がないように思えますが、件名から「いつの」「何の」事柄に対するメールなのかを読み取ることができません。そのために、開封を後回しにされてしまう可能性が高くなります。

相手によっては、ゴミ箱へ直行ということもあり得るので要注意です。
以上のことをふまえて、件名をつけるときには次のようなポイントに気をつけましょう。

「何の」用件なのかを書く

タイトルを見て、内容がパッとイメージできる言葉を入れましょう。すぐ読むべきか、あとでゆっくり確認すればよいのか。受け取った人は、その後の行動を起こしやすくなります。また、同じ用件で何通も送る場合には、常に一定のキーワードを入れておくとよいでしょう。送信者も、受信者も、メールの整理がしやすくなります。

記入例

○○会議
○○案件
新製品○○
○○セミナー

 

「いつの」用件なのかを書く

用件の日時や期日、回数や号数などを入れておくと、それが、いつのものであるのか特定しやすくなります。過去のメールをさかのぼって調べるときも、期日や数字が大切な手がかりになります。

記入例

第2回
No.5
6月1日(月)
12/9(火)

 

「どうしてほしいのか」(概要)を書く

このメールで何を伝えたいのか、相手に対してどうしたいのかを明記しておきましょう。受け取った相手は、話の概要を大まかにつかみ、心の準備をしてからメールを開封することができます。

記入例

~のお願い
~のご報告
~のご連絡
~のご相談
~のご提案

 

メールの主題が変わってきたら

メールのやり取りが続き、何往復もしているうちに、メールの主題が変わってくることがあります。
このような場合は、主題の変化にあわせて件名も付け変えるようにしましょう。

お正月に送った「あけましておめでとうございます」という件名のまま、春先までメールのやりとりをしていたら違和感があります。

付けてはいけない件名

メールを開封してほしいばかりに「重要」「大至急」「緊急」といった表現を多用するのは避けましょう。

受信者は開封時に、「誇張だ」と感じるかも知れません。内容と件名にギャップがあり、信用を失うこともあります。事実を、客観的に、的確に表現すること。常に、このことを心がけて件名を付けましょう。

 

 

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カテゴリ
著者
平野友朗(アイ・コミュニケーション)

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