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単語登録でスピードアップ

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ビジネスメールでは、「いつも大変お世話になっております」「今後ともよろしくお願いいたします」といった語句が、必ずと言っていいほど登場します。

この2つの文を入力するのに、慣れている人でも、10秒以上の時間がかかることでしょう。1日に10通のメールを書くとしたら、合計で100秒。
365日で36,500秒。1年で10時間以上になります。
定型的な語句を入力するために、無意識のうちに実に膨大な時間費やしていることがわかります。

この時間を短縮し、もっと他のことに使えるとしたら、業務効率はかなり改善するのではないでしょうか。

単語登録で効率化

メールの得意な人は、定型的な文章を入力する時間を短縮するために、よく使う語句を日本語入力ソフトに登録しています。1度登録してしまえば、あとは頭の何文字かを入力するだけで残りの文章が自動的に表示されます。

登録後も、登録内容の編集や削除ができますので、使い勝手を見ながらカスタマイズしていくと良いでしょう。

単語登録の例

登録する単語に、@マークをつけると便利です。@マークは文章入力時に、使うことが少ないです。@マークをつけた時だけ、単語登録のリストがでてくるので操作がより向上します。

@あい
→株式会社アイ・コミュニケーション
@あい
→アイ・コミュニケーションの平野友朗です。
@あり
→ありがとうございます。
@いつも
→いつも大変お世話になっております。
@おつ
→お疲れ様です。平野です。
@こんご
→今後ともよろしくお願いいたします。
@さっそく
→早速のご連絡ありがとうございます。
@ごぶ
→ご無沙汰しております。
@けいたい
→私の携帯電話の番号は、090-8039-XXXXです。
@@しーしー
→(CC:弊社 山田)/(CC:弊社 田中)

 

効率化しても”こころ”は忘れずに

単語の登録によるメリットは、時間の短縮だけではありません。忙しいからといって、言葉がぞんざいになってしまったり、挨拶やお礼を省いてしまったりすることがなくなります。どんな時も、常に一定のクオリティのメールを送ることができます。

メールできちんとした人間関係を築くためには、挨拶やお礼の言葉を欠かすことはできません。

基本的に、ビジネスのメールでは感情を表現する機会がほとんどありませんから、挨拶やお礼は”こころ”を込めることができる唯一のチャンスといっても過言ではありません。

メールは誤解の生まれやすいツールです。
だから常に、伝え方や伝わり方を考えなくてはいけません。

たった1行で用件は伝わりますが、冷淡な印象を持たれてしまうかもしれません。「ありがとうございます」という一言を書き加えるだけ、でメールの印象はやわらかく、温かなものになります。

効率化も大切ですが、”こころ”を込める工夫だけは置き去りにしたくないですね。

 

 

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著者
平野友朗(アイ・コミュニケーション)

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