一般の会社では、挨拶や電話、名刺交換の研修は取り入れていますが、コミュニケーションのメインツールともいえる「ビジネスメール」の研修を取り入れている企業は5.3％強となっています。（ビジネスメール実態調査2007より）。
「電話」「対面」「ファクス」「書面の郵送」「メール」と、いろんなコミュニケーション方法があります。
貴方の会社では、どのコミュニケーションが多く使われていますか？
また、それに対しての研修時間は比例していますか？
ビジネスで使うメールには、色々なルールがあるのをご存じですか？
御社の社員の方々は、それを守ることができているでしょうか？
このページをご覧いただいているあなたは、きっとビジネスメールの重要性をご理解くださっている方だと思います。
しかし、ビジネスメールのルールは、一部の社員だけが分かっていればよい、というものではありません。
取引先やお客様にとっては、御社の社員ひとりひとりが送ったメールこそが、「御社からの連絡／対応」だからです。
□ 電話で伝えなくてはいけない緊急の用件なのにメールを使ってしまった
□ CCとBCCを使い間違ってしまった
□ 「様」をつけずに送信してしまった
□ あとで添付ファイルがついていないことを指摘された
□ ありえない誤字をのこしたまま送ってしまった
□ メールの業務に一日の大半を費やしている
□ タイトル(件名)を付け忘れた
□ html形式のメールを送ってしまった
□ 基本的な敬語の使い方を間違った
□ 返信をし忘れてしまった
□ 引用や転送で失敗した
いかがでしょうか？
御社の社員に当てはまりそうな項目はありましたか？
社員全員にきちんとした「ビジネスメールの教育」を行わない限り、こういった問題が起こる可能性は、決してなくなることはありません。
既に、いくつかの企業では「ビジネスメール研修」を既に開始しています。
参考までに、私平野が担当させていただいた導入例をご紹介しましょう。
50代向けの社員に出向前の研修を実施。
メールの教育は全く受けたことがなく、完全に素人状態。
メールソフトの使い方から送り方を説明。
パワーポイントで表示される、各人のメールを見て「自分のメールはこんなに変だったんだ」と納得の様子。
一般企業に行くためには、メールのスキルは必須ですね。
メールは使いこなしているが、ソフトもまちまちで統一されていない。
複数のメーリングリストが立ち上がっているため、メールの効率的な処理方法を伝授。
メーリングリストのメール流通量を半分にするためのルールを設定。
業務の進行がスムーズになりました。
新入社員向けのメール研修を実施。
始めのお題では、メールの基本的なやり方すら分からなかった社員が、セミナー終了後には、基礎を完璧にマスター。
たった2時間ですが、将来の無駄がなくなってよかったと絶賛。
私はメールマガジンのコンサルタントとして、これまで1,000誌を超えるメールマガジンを指導してきました。
また、私が毎週2回配信しているメルマガ成功法の読者も12万人を越えました。
そのため、メルマガを出すと必ず数十通のメールが届きます。
そこに書かれている内容は、主にメルマガのノウハウに関する質問です。
「○○が分かりません。」
こんな一言だけのメールが多いのです。
こんなことは日常茶飯事でした。
この人たちは、通常のコミュニケーションは十分取れているようです。
でも、ことメールに関しては、多大な損をしているのです。
それに気がついたときに「メールの教育」をしっかりしないとビジネス界がだめになる・・・そう思ったのです。
また、実際に企業研修のお仕事をさせていただいたときには、皆さんがメールのために日々どれだけの貴重な時間を割いているか、ということを強く感じます。
ビジネスメールには確かにルールがあります。
しかし、それは一度体系立てて学ぶことができればそれほど難しいことではありません。
そのルールを知らないばかりに、
メールのせいで他の仕事が止まってしまう。
メールのせいで大切な仕事が上手くいかない。
そんなことを少しでも、私の研修で減らすことができればと思います。
たった1回の研修でビジネスメールのル－ルが身についてしまうのです。
知っているか、知らないか。
たったそれだけの差が、ビジネスにも反映されるのです。
ぜひ御社でも、コミュニケーションのメインツールともいえる「ビジネスメール」を研修に取り入れてみてください。
まずは、ビジネスメール研修の資料請求をしてください。以下のバナーから、お申込できます。
有限会社アイ・コミュニケーション代表取締役。
ビジネスメールマナー推進協議会 会長。
メールに関する書籍を6冊執筆し、メールマナーに関する取材を200回以上受けるビジネスメールのスペシャリスト。
メールリテラシー教育に力を入れる企業から講演依頼も殺到しており、自著『あなたの仕事が劇的に変わるメール術』（ビジネス社）は、ビジネスメールの教科書として多数の企業で採用されている。また、ビジネスメールをE-learningで学ぶ「ビジネスメールマナー講座」を立ち上げに協力している。
著書に『誰も教えてくれなかった ビジネスメールの書き方、送り方』（あさ出版）、『これですっきり！ビジネスメールのトラブル解消』（日本経済新聞出版社）等がある。
研修・講座についてのお問合せは、下記方法にて受け付けております。
