メールマナー教育の必要性
社員の送るビジネスメールは、貴社の対応
ビジネスで使うメールには、色々なルールがあるのをご存じですか？
貴社の社員は、それを守ることができているでしょうか？
このページをご覧いただいているあなたは、きっとビジネスメールの重要性をご理解くださっている方だと思います。
しかし、ビジネスメールのルールは、一部の社員だけが分かっていればよい、というものではありません。
取引先やお客様にとっては、貴社の社員ひとりひとりが送ったメールこそが、「貴社からの連絡／対応」だからです。
陥ってしまいがちなメールの落とし穴
□ 電話で伝えなくてはいけない緊急の用件なのにメールを使ってしまった
□ CCとBCCを使い間違ってしまった
□ 「様」をつけずに送信してしまった
□ あとで添付ファイルがついていないことを指摘された
□ ありえない誤字をのこしたまま送ってしまった
□ メールの業務に一日の大半を費やしている
□ タイトル(件名)を付け忘れた
□ html形式のメールを送ってしまった
□ 基本的な敬語の使い方を間違った
□ 返信をし忘れてしまった
□ 引用や転送で失敗した
いかがでしょうか？
貴社の社員に当てはまりそうな項目はありましたか？
社員全員にきちんとした「ビジネスメールの教育」を行わない限り、こういった問題が起こる可能性は、決してなくなることはありません。
仕事でパソコンを使うのが当たり前の時代
今は、仕事でパソコンを使うのが当たり前の時代です。
ビジネス上のコミュニケーションでは、直接お会いしての営業や電話での連絡に加えて、メールという連絡手段が非常に重要になってきました。
私の場合、全てのコミュニケーションの中でメールが80％を占めるくらい、メールが重要になってきました。
今は、一部の業種を除き、ほぼ何らかの形でメールを使っています。
- 商品の発送
- アポイントの調整
- 資料の提供
- お問い合わせ
- ユーザーサポート 他
あなたは一日に平均して、どれくらいのメールを送っていますか？
そしてあなたのそのメールは、きちんとビジネスメールのルールを守れているでしょうか？
「メールは自宅でも使っているから大丈夫だよ」
「学生時代から使っているから大丈夫だよ」
「もう5年も使っているから、自信あるよ」
そう考えている人も多いことと思います。
ビジネスとプライベートは違う対応が求められている
知らないうちに「できているつもり」になってしまっているのは、実は本当にもったいないことなのです。
新入社員が、電話のかけ方を学ぶのはなぜでしょうか？
電話は子どもの頃から使っているはずです。
会社で、挨拶などの礼儀作法を学ぶのはなぜでしょう。
子どもの頃から、挨拶をして生きてきたはずです。
会社で書類の書き方を学ぶのはなぜでしょう。
今まで、何通もの手紙は書いたことがあるはずです。
根本的に、ビジネスでやることとプライベートでやることは全く違う性質だと思ってください。
