ビジネスメールにおける要旨（導入）の書き方

平野友朗 — Tue, 22 Jan 2019 06:39:51 +0000

メールの挨拶後、まずは要旨から書きましょう

「挨拶」を書き終えたら、いよいよメールの本題に入ります。

まずは、メールを書いた主旨を伝えましょう。メールの文章は、相手に理解してもらい、コミュニケーションをとることが必要です。冒頭から長文で長々と説明すると、メールの内容が相手に分かりにくくなります。

そこで、なぜこのメールを送ったのか、なんの用件か、メールの理由・目的を簡潔にのべます。次のように本文の概要をまとめます。

1行見れば、メールの内容が把握できるように、要旨を簡潔に書きます。
その際には「件名」との連携を持たせ、本文を読み進めやすいつながりを考えましょう。

以下の例文をご覧ください。

件名	（ご確認下さい）10/10（木）イベント用チラシデザイン案をお送りします
要旨	10月10日（木）イベント用チラシのデザイン案が完成しましたので、添付いたします。

上記のようなメールで返事がほしい場合は「お返事をいただけたら幸いです」といった一文を添えるのが有効です。メールに返信がほしいのか、連絡だけなのかを明確に述べましょう。

何が言いたいのか、何の内容なのかが分からないメールは、最後まで読んでもよく分からずメールの最初から読み返すことになったり、本文を読み進めるうちに疲れてしまったりすることがあります。本文に入る前に、具体的にメールの主旨を伝えておくと分かりやすくなります。

また、メール本文が長くなる場合は、「長文にて失礼します」と書きましょう。逆に、メールが短い場合、「要旨」は必ずしも必要ではない場合があります。「件名」はメールを開いてもらうために、「要旨」は本文を読んでもらうためにあるものです。まずは、「要旨」でメールの内容を簡潔にまとめて本文につなぎましょう。