一斉送信時によくあるトラブルがこのBCCにまつわるものでしょう。BCCとは、ブラインド・カーボン・コピー（Blind Carbon Copy）の略です。

BCCに入力されたメ－ルアドレスは、TO（宛先）やCCや自分以外のBCCでの受信者には表示されません。TO（宛先）やCC受信者に、他の受信者がいることを隠したい場合や、受信者のメ－ルアドレスが分からないようにして送りたい場合はBCC欄を使用します。

たとえば、お客さま100人に対して一斉に連絡をしたい場合、BCCにメールアドレスを入れて一斉送信をすれば、お互いのメールアドレスを知られること無く送信が可能です。しかし、BCCではなく、TOやCCに入れてしまい誤送信になるケースが多いのです。

一斉送信をおこなう専用のシステム（メルマガ配信システム）を利用すればこのようなミスは起こりません。しかし、コストがかかるため、通数が少ない場合はいまだにBCCを利用するケースもあります。

Outlook2013のメール作成画面でご説明しましょう。

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BCCで送るべきところをCCで送って情報漏洩

営業マンが、顧客へ展示会の案内を一斉に送りたい場合、BCCに顧客のメールアドレスを指定して一斉に送信をするというのは、よくある話です。

他にも、夏季休暇の案内や退職の案内を一斉に送ることもあるでしょう。

しかし、この方法が、情報漏洩につながる可能性があることは、あまり意識されていません。BCCに入れるべきメールアドレスをCCに入れて送信してしまった場合、面識のない顧客たちが、互いのメールアドレスを知ることになってしまうのです。

メールアドレスも立派な個人情報です。BCCに入れるべきものをCCに入れてしまうという誤送信は毎日のように起こっています。そのたびに、多くの企業が謝罪のプレスリリースを出したり、ウェブサイト上でお詫びを掲載したりしています。

営業社員がアプローチしている企業は、同業種である可能性もあります。その場合、「○○さんは、△△社とも取引があったんですね。もしかして、うちの情報を流していたりはしないですよね？」と、あらぬ疑いをかけられる恐れがあります。信頼を失うのは一瞬ですが、失った信頼の回復には、その何倍もの時間がかかります。

BCCでメールを送ることがある方は、メールを送る前に入念にチェックをしてください。BCCに入れるべきメールアドレスをCCに入れていないか、何度も確認しましょう。

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それらのトラブルが起こる理由と防ぐ方法をまとめました。

CCのつけ忘れが起こる理由

注意力不足

単純に、注意が不足しているのが原因です。

CCに入っていたのに気付かなかった

メールをTO（宛先）で受け取った人が、受信者が自分のみだと思い返信をします。
返信メールが送信者のみにしか届かず、そこで情報の共有が途切れてしまいます。

CCのつけ忘れを防ぐ方法

では、CCのつけ忘れをどのように防いだら良いでしょう。
具体的な方法を3つ説明します。

本文中にCCの受信者がいることを書く

CCを利用してメールを送信する場合は、本文中に「（CC:山田様）」のように誰と情報共有をしているのかを明記しましょう。

このように記載しておけば、受信者は気が付きます。
そして、「全員に返信」ボタンをしっかりと押すことができます。

CCの受信者がいる場合は、受信画面にも表示されます。
しかしそこを見ない人がいます。

それによる情報共有がなされないリスクを考えると、送信者も意識をしてCCを明記するべきです。

全員に返信をいつも押すようにする

本文中に「CC:山田様」のように書いたとしても、受信者が誤って「送信者のみに返信」ボタンを押して、共有漏れが起こることがあります。
それを防ぐために、受信者は普段から「全員に返信」を押す癖をつけておくと良いでしょう。

※もちろん、社内の一斉連絡などの場合は、送信者のみに返信するように注意をしてください。

Gmailで「全員に返信」をデフォルトにする

返信をするときに、その都度「送信者のみに返信」「全員に返信」を選んでいると大変です。
「選ぶ」ということは誤操作が起こる可能性があります。

Gmailには、「返信時のデフォルトの動作」を設定する便利な機能があります。
こちらの「全員に返信」を選んでおくと、返信ボタンを押すと「全員に返信」扱いになります。

Gmailで「全員に返信」をデフォルトにした場合、送信者のみに返信する方法とは

送信者にのみ返信をするときは、プルダウンメニューで「返信」を選択してください。

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保身のためのCCが増えている！？

最近、CCで受信するメールが増えたという話をよく聞きます。「迷ったらCCに入れる」これが浸透してしまっているせいでしょう。CCに入れずに怒られた経験がある人は、迷ったらCCに入れます。逆に「なんでCCに入れるんだ！」と怒られた経験は少ないでしょう。そのため、迷ったらとにかくCCに入れてしまいます。

CCに入れることで、自分の身を守ろうとする人がいます。上司から「なぜ、報告しなかったんだ！」「どうして、このようなことになったんだ！」と怒られたときに「私はちゃんと報告しています」「ちゃんとメールを送っています」「過去のメールを見てください」といった経験はありませんか？

そうしたくなる気持は分かります。

しかし、メールのCCに入れたからといって、報告や共有の責任を果たせているかというと、そうとは言い切れません。メールは必ず届くとは限りませんし、相手がいつ確認するか分かりません。「とりあえず送りました」という姿勢では、CCの共有は機能しません。不用意なCCのメールが相手の業務を圧迫してしまいます。

通常、TO宛てのメールは20通ほど受け取っている人も、共有のために送られてくるCCでのメールは1日50通といったように、CCでのメールは増えています。TOであってもCCであってもメールはメールです。受け取った数だけ、業務に支障をきたすことは想像できるでしょう。メールを送る際は、受け取る相手への配慮も必要です。送信前に、本当にCCで共有すべきメールなのかを考えましょう。

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CCとBCCの使い分けで迷うケースは多いようです。CCとBCCの使い分けについてケース別に少し掘り下げて解説をしましょう。基本的な機能については「TO、CC、BCCの特徴と違い」を参照してください。

セミナーの参加者にCCでお礼メールを送ってよいのでしょうか？

あなたが10人集めてセミナーを開催したとします。終了後全員にお礼のメールを送りたいと思うことはあるでしょう。その際、CCで送るのとBCCで送るのはどちらが正しいでしょう。

「どうせ同じセミナーの参加者なんだから、CCでもいいんじゃ無いか」
「いやいいや。みんなが名刺交換をしていた分けじゃないからCCはマズイのでは？」

答えは、状況によって異なります。

例えば、名刺交換をしていない場合

10人があなたの話を聞くだけで、お互いに名刺交換をしていないとします。その場合、CCでお礼メールを送った場合、お互いのアドレスを知ることになります。今はアドレスを見ると、名前、会社名（ドメイン）が分かることが多いので、個人特定できることも珍しくありません。この場合は、情報漏洩になりますので、いけません。

お互いが名刺交換をしていたとしても、確実に10人が全員と名刺交換をしていると言えないならばCCでの送信は避けるべきです。

例えば、意見交換をしましょう。と合意が捕れている場合

逆に、10人が名刺交換をする機会があり、終了後みんなでメールを使って意見交換をしましょう。と同意が取れている場合は、CCで送っても構わないとも言えます。

クライアントと面識のない自社のアシスタントとも情報共有をしたいのですがCCをつかってよいでしょうか？

「面識がないならBCCを使うべきだ」
「アシスタントだから、CCで共有しても良いのでは？」

いろいろな考えがあるでしょう。

合理的に考え、相手が納得の出来る説明が出来るなら問題ありません

基本的には面識がない場合は、BCCを使った方が良いです。しかし、この場合のようにCCに入れる合理的な理由がある場合は、CCに入れても問題ないと言えます。BCCを使ってしまうと、相手が返信をしてもアシスタントにはメールが届きません。それによって情報伝達が遅れてしまいます。これは、自社にとってもクライアントにとっても不利益だと言えます。このような合理的な理由がある場合は、クライアントに一言伝えてCCを利用するようにしましょう。

例： 初回のメールで

○○の内容を共有したいので、今回からアシスタントの××をCCに加えております。

△△については××が回答することもありますので、よろしくお願いいたします。

例： 打ち合わせの席で一言

このプロジェクトに関しては、アシスタントの××も関わりますので、CCに加えた上でご連絡します。
今度紹介しますので、よろしくお願いいたします。

このように根回しをしておくといきなりCCに入っても違和感はありません。

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