返信時に注意すべきCCマナーとトラブルを回避する方法

返信は「全員に返信（Reply All）」が原則です。CCに入れた相手にも、情報の経緯や経過を共有する目的があるからです。

実践で役立つ！CCの活用シーンと注意点

メールのCCは、状況によって効果的にも、やっかいにもなります。業務を円滑に進めるためには、どんな場面でどのように活用するかを理解することが大切です。CCを入れるか否かは、そのメールの内容を「知っておくべきか」が判断基準です。

人数制限はありませんが、不要な共有は避けましょう。どんなメールも読む責任が発生し、受信者の時間を奪います。共有は必要最小限に留めます。

「CCから外してほしい」と言われた場合は、相手の意向を尊重し、独断では外さないようにします。外したほうがいいか迷ったら本人に確認するのが原則です。独断で外さないようにします。

ビジネスメールにおけるCC活用の成功例と失敗例

「CCを入れたつもりだった」「CCを入れたせいでトラブルに…」。CCの取り扱いミスは、時に大きな問題へと発展します。逆に、適切なCC活用は業務効率を上げ、信頼構築にもつながります。正しいCCの運用方法を押さえましょう。

まとめ：CCの適切な運用が信頼と効率を生む

CCは単なる情報共有のための機能ではなく、チームの信頼構築や業務の効率化にも大きく関わるツールです。誰に、なぜ送るのかという意図を明確にし、相手への配慮を忘れずに使えば、ビジネスコミュニケーションは格段に円滑になります。細部にまで意識を配ったメールが、信頼を築く一歩となるでしょう。

Outlook2013を使ってBCCでメールを作成する場合

こちらの画面を見て分かるとおり、デフォルト（初期設定）では、BCC欄が表示されていません。そのため、どうやって送るか分からない方が「TOではないから、CCかな」と誤解して送ってしまうこともあるのです。

BCC欄を表示するためには、オプションを選択し、BCCを押してください。それだけで、常時BCC欄が表示されるようになります。

BCCとCCを間違えた誤送信はたくさん発生している

2014年10月から12月（3カ月間）の送信ミスだけでもすぐに3件見つかりました。この人為的ミスの事例は調べれば調べるほどドンドン出てきます。それだけポピュラーで、かつ表に出やすいミスだといえます。

これが1対1のメールの誤送信であれば、当事者のみにお詫びをすればいいケースが大半です。しかし、1対多の誤送信であれば、先手を打ってお詫びのリリースを出すなどの対応が求められます。

誤送信対策のヒント

BCCを利用した誤送信は後を絶ちません。BCCは、絶対に使わない。1通1通送るか、ASP型のシステムを利用する。このようにルールを定めましょう。

携帯電話やスマートフォンから一斉送信で情報漏洩

「携帯電話のメールアドレスを変更しました。新しいメールアドレスは、×××です。ご登録お願いします」このようなメールを受けとり、自分以外の見知らぬ方のメールアドレスが併記されているのを見て、ビックリしたことはありませんか？

BCCで送るべきものをCCで送ってしまい、メールアドレスが漏れてしまう事件は、携帯電話やスマートフォンのメールでも頻繁に起こっています。もし、送ってしまったら、すぐにお詫びのメールを送りましょう。誤送信をお詫びし、丁重にメールを消してもらうように依頼しましょう。

その際は、必ず個別に送るか、BCCで送るようにしましょう。

CCのつけ忘れが起こる理由

注意力不足

単純に、注意が不足しているのが原因です。

CCに入っていたのに気付かなかった

メールをTO（宛先）で受け取った人が、受信者が自分のみだと思い返信をします。返信メールが送信者のみにしか届かず、そこで情報の共有が途切れてしまいます。

CCのつけ忘れを防ぐ方法

では、CCのつけ忘れをどのように防いだら良いでしょう。具体的な方法を3つ説明します。

CCから起こる情報漏洩

CCに入力されたメールアドレスは、TO、CC、BCCの受信者全員に公開されます。面識のない人同士をCCに入れてメールを送ると情報漏洩になりかねません。メールアドレスも立派な個人情報です。

たとえば「hirano@example.co.jp」というメールアドレスがあったとします。このメールアドレスを見ると「example会社に務めている平野さん」であることが容易に推測できます。CCを利用して情報発信をする場合は、お互いにメールアドレスを知っているかどうかに配慮して、活用するようにしましょう。「お互いにアドレスを知っているかどうか」が重要です。

あなたが、Aさん、Bさんにそれぞれイベントで会い名刺交換をしたとします。AさんとBさんの面識がない場合、あなたがAさんとBさんのメールアドレスをCCに入れてメールを送れば情報漏洩になります。面識があったとしても注意が必要です。AさんとBさんは名刺交換をしていない場合、CCでメールを受信してお互いのメールアドレスを知ることになれば、情報漏洩と取られることもあるのです。メールアドレスも個人情報です。取り扱いは慎重に。

CCを見逃さないために

CCに誰かを入れてメールを送る際は、メール本文の宛名（TO）の下に、CCで受信している人がいることを明記しましょう。CCでの受信者が一人の場合は、「CC：○○様」と書きます。

CCでの受信者が複数いる場合は

で書くようにしましょう。役職が分からないときは、メールで伝える内容に関係が深い順、もしくは50音順にするなど、並び順の理由を説明できるルールを取り入れるようにしましょう。

受け取った人は、並び順から序列を感じます。説明できる理由が無い場合「なんで、○○さんより私の方が後ろなんですか？」「私のことを下に見ていたんですか」とくってかかられることもあります。

並び順が難しい場合や、人数が多すぎて書くのが大変な場合の対処方法

並び順が難しい場合や、人数が多すぎて書くのが大変な場合は、

のように書きましょう。

ちなみに、「関係各位殿」のように「殿」をつけてしまう人がいますが、これは誤りです。「各位」という言葉には「皆様」「おのおの方」という意味が含まれます。つまり「各位殿」と書くと「皆様殿」と書いているのと同じです。

TO（宛先）とは

「TO（宛先）」には、メ－ルを送る相手のメールアドレスを入力します。「TO（宛先）」に指定してメールを送ることは「あなたに送っていますよ」という意思表示です。

「TO（宛先）」に複数名を登録することも可能

「宛先」に複数のメールアドレスを入力すれば、同じメ－ルを一度に送ることができます。次の画像のように、宛先に指定されている全ての受信者（田中学さん、太田恵子さん）が、宛先欄に表示されるメールアドレスを見て、誰がメールを受け取っているのかを確認できます。

CCとは

「CC」とはカーボン・コピー（Carbon Copy）の略です。カーボン・コピーとは、複写の意味です。TO（宛先）がメインの送信先、CCが複写を送りたい相手だと考えると分かりやすいでしょう。「CC」に入力したメールアドレスにも、同じメールが送信されます。

そのため、「確認のために見てくださいね」「念のためにお送りします」という場合に「CC」を使います。「TO（宛先）」に指定した人と一緒に、そのメールの内容を

という場合に「CC」を使います。

「CC」でメールを送ることは「『TO（宛先）』の○○さんに送ったメールを『CC』の△△さんも共有しておいてくださいね」という意味になります。この場合、CCでメールを受信した人に返信の義務はありませんが、確認の義務はあるといえます。

「TO」での受信者が依頼を受けたことになるので、「CC」の受信者が気を利かせて対応するのは望ましいことではありません。「CC」の人が対応してしまうと、「TO」で受けた人は、どのようなときに自分が対応すべきか分からず混乱を招くことにもなりかねません。

本文の宛名に名前を書く

CCに宛先を指定して送信する場合は、本文の宛名、TO（宛先）の下に、CCの人を「（CC：○○様）」と明記しましょう。このように明記しないと「TO（宛先）」で受信する人が、CCに入っていることに気がつかないことがあります。

その場合、返信をする際に送信者のみに返信をしてしまい、共有が漏れることもあります。また、不適切な内容を書いて全員に返信してしまう可能性があります。メールを受け取った時に、誰が受信しているのか明確だと、トラブルも防げます。

BCCとは

「BCC」は、TO（宛先）、CCの下の欄にあるもので、ブラインド・カーボン・コピー（Blind Carbon Copy）の略です。

「BCC」に入力されたメ－ルアドレスは、TOやCCや他のBCCでの受信者には表示されません。TO、CC、BCCの受信者に、他の受信者がいることを隠したい場合や、受信者のメ－ルアドレスが分からないようにして送りたい場合は「BCC」欄を使用します。

使用例