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]]>以前は、デザイン会社がデザインデータを焼いたDVDをバイク便に託すということがありましたが、ファイル転送サービスを使えばすぐに届きます。
ただし、大手企業を中心にセキュリティの観点から、このようなサービスを介しての送受信を制限しているケースがあります。
その場合には、自社で別の手段を用意していることがほとんどです。情報関連の部門にご確認ください。
また、宅ふぁいる便のデータ流出により、利用を控える企業様の声も聞くようになりました。
送る前に、相手の確認を取る
事前に相手に利用の可否を必ず確認する必要があります。
ファイル転送サービスを利用すると、「ファイル転送サービスから受け取りURLのメール」が届きます。
広告があるため、メルマガと勘違いされてしまう。見逃してしまうことがあるようです。
こうしたことがないよう、事前に連絡をしましょう。
ファイルの転送サービスの一覧
ビジネスの現場でよく使われているファイル転送サービスの一覧です。
ファイル転送サービスを利用した後は
ファイルを確実に受け取ってもらうために、ファイル転送サービスで転送した報告メールを送るといいでしょう。
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]]>The post ファイルを圧縮する際の注意点 appeared first on ビジネスメールの教科書.
]]>ファイルを送るときに圧縮して送ることが多いでしょう。圧縮を使うのは以下のようなパターンでしょう。
- 複数のファイルを送るため、一つのファイルにまとめたい
- 圧縮することでファイルサイズを小さくしたい
- ファイルにパスワードをかけたい
- 利用しているシステムの都合で勝手に圧縮される
圧縮のメリット
圧縮するメリットは、以下の通りです。
- 圧縮することで、ファイル容量を元のデータより軽くすることができる
- 3～4以上のファイルを1つに圧縮することで、ダウンロードする手間を軽減
- フォルダに入ったデータの構造を変えること無く送りたい
- パスワードをかけたい
2MB以上のファイルサイズは圧縮して軽くすることを推奨しています。ただ、最近画像データなどは元から圧縮率が高いものもあり、圧縮ソフトを使ってもファイルサイズがあまりかわらないケースもあります。
メールソフトによっては、添付ファイルがある場合、一つ一つダウンロードしなくてはいけないものもあります。場合によっては、ダウンロード漏れも想定されます。そのため、一つのフォルダに入れて圧縮をします。その場合、圧縮はいるを一つダウンロードするだけですから、ダウンロード漏れのリスクを回避できます。
ウェブサイトのデータなど、フォルダ構成を変えたくないばあい、フォルダごと圧縮できるのは便利です。
Excelなどは、ファイルそのものにパスワードをかけることもできますが、使用する度にパスワードを要求されるのはストレスのものです。そのため、フォルダに入れて圧縮し、解凍時にもパスワードを要求する方法もあります。
圧縮で配慮するべき点
2MB以内であれば、そのまま送っても良いでしょう。しかし、それを超えるファイルサイズの場合は、相手にどのように送ったら良いかを確認してもよいでしょう。（ファイル転送サービスを活用しよもあわせてご参照ください）
また、情報漏洩を防ぐため圧縮時にパスワードをかける。パスワードは別のメールで送るなどの配慮も必要です。
圧縮ファイルの形式
| ZIP形式 | ZIP形式が最も一般的です。 国内だけでなく、海外で一般的に使われているものです。ファイルの解凍には、専用のソフトが必要です。 |
|---|---|
| LZH形式 | 日本国内で一般的に使われていましたが、開発が中止になりました。 ※開発者が使用しないよう注意喚起 |
| .exe形式 | これは使ってはいけません。 .exe形式は実行ファイルと呼ばれるもので、これを悪用したスパムメールが流行りました。クリックをすると、自動的にスパムメールを送る。もしくは、パソコン自体がウイルスに感染するなるの現象がありました。その防止策として、多くのメールソフトが添付できないような仕様になっています。 |
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]]>The post メールで添付書類を送るときの注意点 appeared first on ビジネスメールの教科書.
]]>添付ファイルの送信はなくてはならない存在に
- データを持参したり、宅急便で送ったりする手間やコストがかからない
- ファクスに比べて、データを確実な状態でチェックすることができる
- 受け取ったデータを修正、加工することができる
これらの理由から、添付ファイルの送信はビジネスでは欠かせない機能となっています。
以前はバイク便を走らせCDに焼いたデータを届けることもありました。しかし今ではメール1本で送れます。送れるファイルサイズも格段に上がり、ますます利便性が高まっています。
しかし、技術的に添付ファイルを送れても、その際のマナーを守ることはできているでしょうか？ いま一度、おさらいのつもりで確認してみましょう。
相手が不要か分からないファイルは、送る前に許可を取ろう
名刺交換をしただけの相手から、いきなり大容量の添付書類付きのメールが送られてきたら相手はどう感じるでしょう。唐突の出来事に驚いたり、不愉快な気分になるかもしれません。
相手が必要としていないのに、いきなりたくさんのファイルを送りつけるのはルール違反です。添付書類を送りたいときには、「企画のご案内のために料金表とご提案書をお送りしたいのですが、興味はございますか？」「資料をお送りしてもよろしいでしょうか？」といったメールを事前に送り、相手の意向を確認しましょう。このステップを踏むことによって、関心のある人にだけアプローチをすることができます。
少なからず添付ファイルを嫌う人がいるので、ファイル転送サービスを活用したり、自社のサーバーに書類をアップしてダウンロード用のリンクを示しても良いでしょう。
ファイルの送信方法に関連した記事
インターネット接続環境を確認しよう
高速なインターネット接続サービスが当たり前になりましたが、それでも、すべてのユーザーが光や4Gなどの高速回線を利用しているわけではありません。高速回線に慣れてしまうと忘れてしまいがちなことですが、それ以外の回線で大容量のデータを受信するという作業は、受け取る人に大きなストレスがかかるものです。
受信できる上限サイズを事前に確認
プロバイダによっては、メールサーバー（メールを保管しておくポストのような場所）の使用量に制限があります。 ファイルサーバーの容量は1GBあるけれども、1回で受け取れる容量は5MBなどの制限がかかっているケースもあります。ちなみにGmailは25MBまで添付が可能です。
大容量のデータを送る際には、相手が受信できる容量を確認しておくのも良いでしょう。確認せずに送った場合、れでおしまいにしてしまうのではなく、エラーで戻ってきていないかどうかを気に留めておくようにしましょう。
添付ファイルの送信に関連した記事
アプリケーションを確認しよう
インターネットの通信環境と同じように、パソコンやアプリケーションの環境も人それぞれです。 添付書類を送る際には、作成に利用したソフトが分かるようにファイル名に加えて拡張子まで書いた方が親切です。
- 提案書（アイ・コミュニケーション様）.pptx
- デザイン20190210（アイ・コミュニケーション様）.pdf
- サイトリニューアル案ver1.psd
こうした情報を書いておくと、相手がデータを開けなかった場合の対処がし易くなります。
環境にマッチしなくても、データ形式を別のものに変換したり、他の手段を選ぶことができます。
ウィルスに感染していないか確認しよう
あなたの送ったメールがウイルスに感染していたとしたら大変な事態です。ウイルスは駆除できても、あなたの信頼は回復できません。このような悲劇を避けるためには、パソコンのセキュリティをしっかり管理することが必要です。ウイルスバスターなどのウイルス対策ソフトを入れ、常にバージョンアップをすることが重要です。自分が使用しているパソコンの環境は、各自が責任を持ってチェックするようにしましょう。
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]]>The post 添付ファイルの選択ミスの誤送信を無くす方法 appeared first on ビジネスメールの教科書.
]]>添付ファイルの選択ミスは簡単だから起こりやすい
誤送信の中でも被害が大きくなりがちなのが、添付ファイルの選択ミスです。対象のファイルを選択して添付。もしくは、ドラッグ＆ドロップで添付。添付の仕方も色々とあります。
メールソフトの仕様上、簡単に添付ができてしまうため、添付ファイルの選択ミスのトラブルも多数発生しています。
自社のパンフレット（公になっているもの）を間違えて添付してしまった。そのレベルなら、相手先に添付ファイルの選択ミスをお詫びするメールを1通送れば対応して問題ありません。
しかし、添付したのが他社への見積書だったらどうでしょう。実際に、他社への見積書が添付されていたため「情報管理がずさんな会社だ」と判断され、取引が停止になった事例もあります。
また、添付ファイルが顧客データや学生の成績など個人情報を含むものだった場合どうでしょうか。さらに大きなトラブルに発展するということが安易に想像できます。
実際にあった誤送信の事例
全職員の給与データを214人の職員宛に送信してしまうという事象が加古川市で発生しました。「臨時・嘱託を除く全職員の給与月額や振込先口座、手当額、税控除額が見られる状態」とあるとおり、その影響は計り知れません。その後、189人がデータを削除したと確認とありますが、信頼の復活には相当の時間がかかるでしょう。
その他、佐賀大学で「ファイルを送るよう指示された事務職員が、誤って佐賀県病院薬剤師会のメーリングリストに氏名や成績が掲載されたファイルを送信」という事件が発生しています。単純な送信ミスですが影響は大きいです。
誤送信の関連ニュース
学校でのファイルの選択ミスの事例は他にもあります。兵庫医科大学6年生40人の個人情報含むファイルを、1年生125人に誤ってメール送信しまったという事例もあります。
このように日常的に送っているのが添付ファイルの選択ミスです。この添付ファイルの中に、1万件の個人情報が入っていたら、1万件の情報漏洩となります。たった一つの添付ファイルの選択ミスで、企業の運命がわかるかもしれません。
誤送信対策のヒント
添付ファイルの名称を分かりやすいものにしてましょう。たとえば、クライアント名を入れる、バージョンを入れる、日程をじれる。これによって、瞬時に適切なファイルか判断がつくようになるでしょう。間違っても「book.xlsx」「あああ.xlsx」「データ.xlsx」などはつけないようにしましょう。
添付ファイルのミスに関連した記事
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]]>The post ビジネスメールにおける軽度な送信ミスの対応方法 appeared first on ビジネスメールの教科書.
]]>軽度な送信ミスに分類されるもの
軽度な送信ミスとは、次のようなものをイメージすると分かりやすいでしょう。
- 相手に迷惑をかけないもの
- 相手がさほど気にしないもの
- 機密情報・個人情報が含まれないもの
相手に迷惑をかけない
たとえば、社内宛のメールでAさんに送るべきものをBさんに送るようなケースです。AさんとBさんそして誤送信した本人も面識があるとします。そして送信内容は、会議の時間の確認、ちょっとした相談、依頼など誰に知られてもいいようなものとすると分かりやすいでしょう。
本来受け取るべきBさんとして、Aさんにその情報が伝わってしまったとしても不利益が発生しません。この場合両者に電話をして謝罪すると、時間を奪われたと感じてしまうかもしれません。このような場合はメールでのお詫びで十分でしょう。
相手がさほど気にしない
ちょっとした誤送信に対しては、寛容な人が多いようです。その都度、お詫びの電話がかかってきては仕事にならないという人もいるかもしません。メールの通数が多い人は、慣れているのでこのような傾向があります。逆に、日々のメールの通数が少なく軽度な誤送信メールを受け取る経験が少ない人には、きちんとお詫びのお電話や丁寧なメールを送った方が良いでしょう。
機密情報・個人情報が含まれないもの
見積もり、請求書などの送信ミスは比較的重度だと言えます。特に、特別価格のものや取引情報を知られたくないものは重度とも考えられます。また、顧客情報が含まれるものも重度だと言えるでしょう。これは別の項目でご説明しますが、きちんとお詫びすべき事象になります。ファイルの選択ミスでは、送る相手は間違っていなかったけれども、旧バージョンのものを送ってしまうということもあります。その場合、「先ほどの企画書は古いものを送ってしまいました。最新のバージョンをお送りしますので、差し替えをよろしくお願いいたします。」などと書けば良いでしょう。
関連記事
軽度なお詫びの対処方法
この3つの項目に当てはまる場合は、お詫びのメールを1本入れる。もしくは、近い席であれば、一声かけるだけで十分です。相手の仕事を中断してしまうほどのことかどうかを考えて対応してください。
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