テンプレート化しやすいメールとは？

同じようなメールを何度も書いていると感じたことはありませんか？もし毎月繰り返しに送っているメールがあったら、その原稿をテンプレート（雛形）として保管しておきましょう。
テンプレート化しやすいメールは次のようなものが考えられます。

このように例を挙げるとキリがないくらいテンプレートにしたほうが良いメールはあります。テンプレートを使うことによって、圧倒的な時間短縮がはかれます。

また、事前に書く内容が決まっているので、連絡漏れ・質問漏れ・報告漏れを防ぐことができます。

また、忙しい時でも一定以上の品質のメールとなるため、相手の印象もよいでしょう。

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GmailはGoogleが提供しているメールサービスです。

主な特徴は、以下の通りです。（2019年2月現在）

特徴

おすすめ機能

検索機能	Googleの検索技術を利用しているので、高速かつ高性能な検索ができます。
下書きの保存	メールを書いているとき、自動的にその下書きが保存されます。
送信取り消し	「送信取り消し機能」を有効にすると、数秒以内であれば送信したメールを取り消すことができます。取り消せる時間は、5秒から30秒の中より選択できます。
ファイル添付忘れ防止	メール本文に「添付」の記載があるのにファイルを添付せず送信ボタンを押すと、「ファイルを添付しましたか？」というアラートが出ます。

なぜGmailで時間短縮ができるのか

人が1年間に探し物をしている時間は、100時間とも150時間とも言われています。この中に、メールを探す時間が多く含まれているでしょう。

通常のメールソフトであれば数万件のメールを探すのに1分以上かかることも珍しくありません。
しかし、Gmailだと数秒で望む検索結果を手に入れることができます。

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この2つの文を入力するのに、慣れている人でも、10秒以上の時間がかかることでしょう。1日に10通のメールを書くとしたら、合計で100秒。
365日で36,500秒。1年で10時間以上になります。
定型的な語句を入力するために、無意識のうちに実に膨大な時間費やしていることがわかります。

この時間を短縮し、もっと他のことに使えるとしたら、業務効率はかなり改善するのではないでしょうか。

単語登録で効率化

メールの得意な人は、定型的な文章を入力する時間を短縮するために、よく使う語句を日本語入力ソフトに登録しています。1度登録してしまえば、あとは頭の何文字かを入力するだけで残りの文章が自動的に表示されます。

登録後も、登録内容の編集や削除ができますので、使い勝手を見ながらカスタマイズしていくと良いでしょう。

効率化しても”こころ”は忘れずに

単語の登録によるメリットは、時間の短縮だけではありません。忙しいからといって、言葉がぞんざいになってしまったり、挨拶やお礼を省いてしまったりすることがなくなります。どんな時も、常に一定のクオリティのメールを送ることができます。

メールできちんとした人間関係を築くためには、挨拶やお礼の言葉を欠かすことはできません。

基本的に、ビジネスのメールでは感情を表現する機会がほとんどありませんから、挨拶やお礼は”こころ”を込めることができる唯一のチャンスといっても過言ではありません。

メールは誤解の生まれやすいツールです。
だから常に、伝え方や伝わり方を考えなくてはいけません。

たった１行で用件は伝わりますが、冷淡な印象を持たれてしまうかもしれません。「ありがとうございます」という一言を書き加えるだけ、でメールの印象はやわらかく、温かなものになります。

効率化も大切ですが、”こころ”を込める工夫だけは置き去りにしたくないですね。

単語登録の例

登録する単語に、＠をつけると便利です。＠は文章入力時に、使うことがほぼありません。そのため、誤変換等で呼び出される可能性が低いのです。
＠をつけた時だけ、単語登録のリストがでてくるので操作がより向上します。

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その対策としてiPadやiPhoneには、変換候補が予測表示されるという便利な機能があります。これによって入力速度は速くなります。しかし、利用頻度が低いものや長文には向いていません。また、「・」（中黒）が入るものや専門用語などの入力で戸惑った経験があるかもしれません。

ここでご紹介する「辞書登録」の機能を使うことで、タップの回数を減らし、長文でも楽に書けるようになります。

iPadでの設定方法

今回の例では、分かりやすいようにiPad画面のキャプチャーを用いながらご説明します。iPhoneでも同様に手順で追加することができます。

設定の中の「一般」をタップします。次に、「キーボード」（赤枠の部分）をタップします。

次に、ユーザー辞書（赤枠の部分）をタップします。

現在登録されている、辞書登録の一覧が表示されます。
この画面で、それぞれの単語をタップすると編集ができます。

右上の追加ボタン（赤枠の箇所）をタップすると新規の登録ができます。

新規登録画面が開いたら、「よみ」と「単語」をそれぞれ設定しましょう。
この例では「よろ」と入力したら「よろしくお願いします。」と表示されるように登録しました。

一覧の画面を見ると、登録されていることが分かります。

外出時に利用できそうな辞書登録の例

次のような語句を辞書登録しておくと便利です。

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操作1 テキストで単語登録データを作成

メモ帳で作成します。読み、[Tab]キー、単語を入れて、改行。これを繰り返します。
終わったら保存をします。拡張子は.txtです。（画像の例では、output.txtで設定しました）

単語登録の例

操作2 道具箱のアイコンをクリック

操作3 辞書ツールをクリック

操作4 単語登録データを読み込ませる

[ツール]→[テキストファイルから登録]→[ファイル選択]から登録ができます。

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辞書登録の手順1 IMEのオプションを表示します

右クリックでオプションを開きます。

辞書登録の手順2 単語の登録をクリック

辞書登録の手順3 よみ/単語をそれぞれ入力

「よみ」に登録したい文字列、「単語」に呼び出したい語句を入力します。
この例の場合は、「いつも」（よみ）を入力し変換を押すと「いつもお世話になっています。」（単語）が表示されます。

辞書登録の手順4 登録を押して完了

登録ボタンをクリックすると、設定は完了です。

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