場面ごとに求められるメールのレベルは変わる

メールは熟読するものではありません。短い時間で瞬時に理解してもらうべきです。
そのためには、箇条書きなどを利用し明瞭簡潔に書きましょう。

また社内と社外では同じ書き方をする必要はありません。
社内では、社内ならではの書き方をすればいいのです。すでに、会社独自の文化が形成されているようでしたら、それに従う必要があるかもしれません。

簡略できるところは簡略に。丁寧な文章を取り入れるべきところなど、使い分けるようにすることが大切になります。

社内メ－ルの書き分け方

社内では、事務的な通達事項が中心となり、効率的に、箇条書きで書きます。
上司であっても、特に儀礼的な文章を作成する必要はありません。

社外メ－ルの書き分け方

明瞭簡潔な文章にすることに変わりありませんが、やはり、礼儀をわきまえ、敬語や尊敬語・謙譲語を使うことが基本です。また、「ご多忙中恐れ入りますが」といった、相手への配慮を忘れずに文章を作成します。

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今までたくさんのメールを見てきましたが、送信者と受信者には必ず温度差があります。
だからこそ、｢返事が届かない｣という事態が多く起こるのです。

仕事上のメールを送るときには、必ず期限を入れるようにしましょう。

それでも、出張や外出、休暇などで、メ－ルを見ていない場合もあるでしょう。
また、忙しくて返事が遅れている場合もあることでしょう。

そのような場合には、電話のほうが内容によっては簡単に、お返事いただける場合もあります。
“ご覧頂けましたでしょうか”と、確認をお願いするメールを送ってもよいでしょう。

この時、相手の方は忙しい為に、お返事が遅れている場合もあるのですから、

もしかしたら届いていないのかと思い再送しました

お返事をいただいたかも知れませんが、確認できませんでしたのでご連絡致しました

とメッセージ届けるのもテクニックの一つですね。

大事なのは、丁寧そして相手に不快に思われないメールです。

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