ビジネスメールコミュニケーション講座head

Master_ビジネスメール効率化

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メールの処理をスピードアップする方法を学ぶ講座です

講座のお申し込みはこちら

講座の対象者

次のことが一つでも当てはまる方にオススメの講座です。

  • メールの処理に時間がかかりすぎているので改善したい
  • メールをもっと速く書けるようになりたい
  • メールを効率よく使いたい
  • メールで業務改善をしたい

受講のメリット(期待できる効果)

ビジネスメール効率化講座を受講することで、次のような効果が期待できます。

  • メールを読解するスピードが速くなる
  • メールに書く内容を考えるスピードが速くなる
  • メールを作成するスピードが速くなる
  • メールの効率的な使い方が身に付く
  • メールの活用が業務改善につながり生産性が向上する

ビジネスメール効率化講座で学べること

なぜ、212時間の削減が可能なのか

メールにかける時間は「読む時間」と「書く時間」の総和で求められます。

【メールを書く時間】=【通数×1通を書くのにかかる時間】
【メールを読む時間】=【通数×1通を読むのにかかる時間】

つまり、それぞれの通数と1通あたりにかける時間を減らすこと。

これしか解決策はありません。

ビジネスメール実態調査2016によると・・・
仕事で1日に送受信しているメールの平均通数は以下の通りとなります。

送信通数・・・12通
受信通数・・・54通

1通あたりの書く時間を1分、読む時間を30秒削減。
送信通数は12通のまま、受信通数を30通まで減らせるとします。

すると計算上は212時間の削減が可能だと分かります。(詳細は講義の冒頭で解説します)

講座内容

高速メール術

メールの業務改善の重要性を理解しながら、メールを効率よく活用するために必要なスキルを身に付けます。
ワークを交えて、実際に行っているメール処理の手順を振り返り、効率が悪い部分などの問題を把握。
問題の原因を特定し、どのように改善すればいいかを考えます。

  • 業務改善とは
  • 効率を落としている理由とは?
  • 自己認識と実際の差を把握する
  • メールにかけている時間を把握する
  • メール処理の目標時間を決定
  • 問題を分ける、原因を考える、目標を決める
  • メールの時間を分解する
  • メールの送受信通数を減らすためにできること
  • メールの読み書きを早くするためにできること
  • メールが速い人の特徴
  • メールの通数を減らす
  • メールの着信に振り回されない方法
  • どのような優先順位を付けてメールを処理する?
  • メール管理の極意
  • 報告・連絡・相談の徹底
  • メールの返事はいつまでに?
  • メールはいつ送るべきか?
  • メールボックスの中で優先順位を上げてもらう
  • 件名の付け方が、優先順位に影響する
  • 目的から逆算して、本当にメールが最適か考える
  • コミュニケーションの総時間を意識する
  • 宛先(TO,CC,BCC)の使い方を正しく理解する
  • ビジネスメールの型を覚える
  • 思考を整理して論理的な文章を書く
  • 誤解を招かないように
  • メールの目的
  • 要旨の書き方
  • 詳細の書き方
  • 読みやすい文章とは
  • メールのビジュアルは大事
  • 早く読めるのは、メリットばかり
  • 読みやすい本文レイアウト
  • 一文を短くする
  • 「思います」を適切に使う
  • 営業メールの極意
  • 無駄な前置き、前提をカット
  • 伝わるメールは、予測させない
  • 言葉の階段
  • お詫びの文例
  • お断りの文例
  • クッション言葉
  • 気を付けたい言い回し
  • どうやったら相手に伝わるのかを考える
  • 相手のことを考えてメールを送ると時間短縮に
  • 相手への配慮
  • どちらが相手の好みかを推測する
  • テンプレート部分は、キータッチの回数にこだわる
  • 単語登録の活用法、単語登録例
  • テンプレートの活用法、テンプレート例

まとめ

質疑応答・アンケート記入

会場内で質問をお受けします。学びを深める時間としてご活用ください。

※セミナーの内容や構成は予告なく一部変更する可能性がございます。あらかじめご了承ください

注意事項

  • 配付資料の一部あるいは全部についてコピーなどの二次的使用は禁止です
  • 許可のない撮影・録音・録画などは禁止です

よくあるご質問

【Q】パソコンは使いますか?

【A】パソコンは使いません。レジュメを配布します。

受講者の声

改めて1分1秒の大切さを実感しました。平野先生の細かい工夫(初来社の方には道順を丁寧に記載したテンプレートを使うなど)が結果としてご自身の時間を無駄にしないことにつながっているんだと思いました。実際、本日のセミナーのメールの案内や地図はとても分かりやすく迷うことはなかったです。
(IT・情報処理業 R.S様)


とても参考になった。改善ポイントが具体的に分かった。早く試したい。
(株式会社WIT 代表取締役 藤田真一様)


とても参考になりました。メールを減らすことを徹底的に行いたいと思いました。社内の意識改革にも取り組みます。経過報告をこまめに、フラグなども活用して、効率・生産性の意識を上げたいと思います。
(医療・製薬業 M.N様)

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