年賀メールの書き方・送り方

年賀状、みなさんはどうしていますか？期限がギリギリに迫ると「やらなくては」という気持ちになるかもしれません。しかし、年末の業務が忙しく、デザインを考えて、文言を考えて、郵送リストをメンテナンスして・・・。このすべてに手が回らないかもしれません。

「虚礼廃止の企業が増えているから、送るのを止めよう」
「でも、何かの挨拶をしないと失礼ではないか」

そのような気持ちが渦巻くかもしれません。やはり、挨拶をしっかりした方が、新年の良いスタートを切れそうです。

最近は、年賀状の代わりに、新年の挨拶を年賀メールで代用するケースも珍しくありません。一般社団法人日本ビジネスメール協会および株式会社アイ・コミュニケーションでも、年賀状は出さず、お客さまにはメールを送ることが多いです。

年賀メールを送る前の準備

年賀メールを送る前にしなくてはいけないこと。それは、配信リストのメンテナンスです。どうしても、年賀メールは一人でも多くに届けたい。そのような気持ちが生まれます。そのため、過去に出会った人に対して、一斉に同じものを送ってしまうのです。

受け取った側からすると

「この人は誰だろう」
「いつ会ったのかなぁ」
「どうして今さらメールを送ってくるんだ」

となってしまう可能性があります。

もし、そうなったら、それは年賀メールではなく年賀メールの顔をしたスパムメールです。だからこそ、送るべき相手、挨拶をしたい相手。それを精査して、配信リストをメンテナンスする必要があります。

年賀メールの書き方

年賀メールに書くべき情報は

このあたりを押さえておけば十分です。

年賀状を書くときに気をつけなくてはならないのは、失礼にならない表現です。たとえば、「賀正」「賀春」と言った言葉は、新年を祝う言葉で、相手に対する敬意を含みません。そのため、目上の方に対して書くのは失礼だとされています。一般的には、「謹賀新年」「恭賀新年」などと書くべきです。

では、メールの場合、このようなルールが適用されるのでしょうか。実際、メールの冒頭に「謹賀新年」と書いてあると違和感があります。メールは、文書ではなく、対面や電話などの代替手段だと考えた方が自然です。もし、あなたが電話で「謹賀新年」と言うなら書いても良いでしょう。

しかし、そのような方は、ほぼいないはず。普段、使う言葉、たとえば「あけましておめでとうございます」などで十分なのです。今、目の前に新年の挨拶を伝えたい人がいたとしたら、どのような言葉をかけたいか。それを基準に、文章を構成してみてください。

「昨年のお礼」や「今年の抱負」。この2つが、年賀メールの最大のポイントです。昨年ご一緒した仕事で、どのような成長があったのか。今年は、どんなことに取り組みたいのか。感謝の気持ちをこめて丁寧に書きましょう。

このように、1対1でしか書けないメールを送れば、ハガキ以上に気持ちが伝わるかもしれません。そして、すぐに相手から返事が届き、コミュニケーションが活発になるかもしれません。

年賀メールのサンプル

それでは、年賀メールのサンプルをご紹介しましょう。

 
そんなに難しいことを書いているわけではありません。昨年のお礼と今年の抱負。たったそれだけです。でも、受け取った相手は、自分のためにメールを書いてくれていると、すぐに分かるでしょう。その「心遣い」はメールでもはがきでも一緒です。1対1のメールを、しっかり書くことで印象も良くなります。相手から返事をいただき、仕事につながるかもしれません。