ビジネスメールコミュニケーション講座head

Q12『漢字とひらがなの使い分け』

ビジネスメールのプロに質問

ビジネスメールのプロに質問!

female_user_helpyellow_mail_receive

質問12ビジネスメールで使用する場合、「頂きます」「有り難う」などは、ひらがなと漢字、どちらが良いのでしょうか。

 

茨木ち江講師からの回答

同様のご質問は、私が講師を務めるビジネスメールコミュニケーション講座でも、受講者様から時々いただきます。本文を書くときに、迷うことが多いようです。基本的には、どちらでもかまいませんが、相手に与える「印象」や、相手にとっての「読みやすさ」を念頭において選ぶことをおすすめします。次の2つの文章を見てみましょう。

印象を比較してみよう

(【例】漢字が多め)
先日は、お忙しい所、有り難う御座いました。
ご依頼頂きました資料を、添付にてお送り致します。
御多忙中の所、誠に恐れ入りますが、宜しくお願い申し上げます。

(【例】ひらがなが多め)
先日は、お忙しいところ、ありがとうございました。
ご依頼いただきました資料を、添付にてお送りいたします。
ご多忙中のところ、まことに恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。

みなさんは、この文章を比べてみて、どんな印象を持ちましたか? 一般的に、漢字が多い文章は、「真面目」「堅苦しい」「難しい」という印象を与えると言われています。逆に、ひらがなが多い文章は、「やさしい」「やわらかい」といった印象を与えることができます。自分がメールを送る相手に、どんな印象を与えたいかによって、漢字とひらがな、どちらにするかを決めるのも、ひとつの方法です。

(【例】自分のルールを作る)
・漢字多め:「公的なメール」「専門的な内容メール」かっちりした印象を与えたいから
・ひらがな多め:「取引先の担当者へのメール」親しみを感じていただきたいから

このようにケースに応じて使い分けても良いでしょう。漢字を使うか、ひらがなを使うかによって、メールの“読みやすさ”も変わります。よみやすい文章は、漢字と仮名の使用バランスが計算されているのです。

“めやすになる比率”

新聞や書籍などの出版業界では、「読みやすさ」を考慮して、めやすになる比率を決めています。

漢字:ひらがな=3:7

ひとつの文書で全体の文字割合を
「漢字3割」「ひらがな7割」にする

メールを書くときも、“読みやすさ”を確保するためにこの比率を参考にしつつ、自分がメールを送る相手に、どんな印象を与えたいか? によって、比率を変えてみると良いでしょう。
ちなみに私は、読みやすさを優先することが多いため、「ひらがなを多めにした文章」でメールを書くことがほとんどです。
比較的よく使う言葉で、ひらがなを使うか漢字に変換するかで迷いそうな言葉、例えば、「ありがとう」「いただく」「ください」「いたします」「よろしく」などは、基本、自分はどちらを使うのか?を決めておくと、メールを書くたびに迷うことがなくなるためオススメです。

 

回答担当講師

ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)

一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師 茨木ち江
大手企業様や官公庁様等での集合研修で、主にWindowsやNotes、一太郎、Word、Excel、Access、Visual Basic等のインストラクター経験を経て、平成11年10月に株式会社グッドフィールドアンドカンパニー入社。社内マニュアルやフォーマットの作成などに携わり、文章作成を得意とする。“わかりやすい文章表現”“わかりやすい説明”をモットーに、中途入社の社員研修のカリキュラム作成、講師、運営などに取り組んでいる。これまで、2日から4日に渡る中途入社研修にて、述べ100人以上を対象に講演。グループウェア「サイボウズ」や「Outlook Web Access」などの操作説明も担当。企業の導入支援、サポートにも携わる。お客様から頂いた「説明時の機転の利き方がさすが」という言葉が宝物。趣味は、ジャズダンスと本を読んでマインドマップを書くこと。

 

スポンサーリンク

space

カテゴリ
著者
茨木 ち江(JBMA認定講師)

 ビジネスメールコミュニケーション講座

ページの先頭へ