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軽度な送信ミスの対応方法

毎日のように仕事でメールを使っているとちょっとした送信間違いは起こり得ます。添付ファイルの選択ミス、宛先の間違い。これらは、誰もが一度は経験したことがあるのでは無いでしょうか。ここでは、軽度なミスをしてしまった場合の対応方法についてまとめました。

軽度な送信ミスに分類されるもの

軽度な送信ミスとは、次のようなものをイメージすると分かりやすいでしょう。

  • 相手に迷惑をかけないもの
  • 相手がさほど気にしないもの
  • 機密情報・個人情報が含まれないもの

相手に迷惑をかけない

たとえば、社内宛のメールでAさんに送るべきものをBさんに送るようなケースです。AさんとBさんそして誤送信した本人も面識があるとします。そして送信内容は、会議の時間の確認、ちょっとした相談、依頼など誰に知られてもいいようなものとすると分かりやすいでしょう。

本来受け取るべきBさんとして、Aさんにその情報が伝わってしまったとしても不利益が発生しません。この場合両者に電話をして謝罪すると、時間を奪われたと感じてしまうかもしれません。このような場合はメールでのお詫びで十分でしょう。

相手がさほど気にしない

ちょっとした誤送信に対しては、寛容な人が多いようです。その都度、お詫びの電話がかかってきては仕事にならないという人もいるかもしません。メールの通数が多い人は、慣れているのでこのような傾向があります。逆に、日々のメールの通数が少なく軽度な誤送信メールを受け取る経験が少ない人には、きちんとお詫びのお電話や丁寧なメールを送った方が良いでしょう。

機密情報・個人情報が含まれないもの

顧客情報、見積もり、請求書などの送信ミスは比較的重度だと言えます。これは別の項目でご説明しますが、きちんとお詫びすべき事象になります。ファイルの選択ミスでは、送る相手は間違っていなかったけれども、旧バージョンのものを送ってしまうということもあります。その場合、「先ほどの企画書は古いものを送ってしまいました。最新のバージョンをお送りしますので、差し替えをよろしくお願いいたします。」などと書けば良いでしょう。

軽度なお詫びの対処方法

この3つの項目に当てはまる場合は、お詫びのメールを1本入れる。もしくは、近い席であれば、一声かけるだけで十分です。相手の仕事を中断してしまうほどのことかどうかを考えて対応してください。

 

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著者
平野友朗(アイ・コミュニケーション)

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