ビジネスメールの「署名」の書き方

メールの基本型で、メールに付ける署名について少し触れました。ここでは、一歩進んだ署名活用術をご紹介します。

署名でさりげなく情報発信

メールで自社の商品やサービスなどをアピールしたいとき、あなたなら、どうしますか？長々と文章で紹介しても、読んでもらえないかもしれません。かといって、いきなり商品やサービスの資料を添付するのも考えものです。そのようなとき、アピールするスペースとして有効に使えるのが「署名」です。

見てほしいページのURLを

アピールしたい商品やサービスを紹介しているウェブページのURLを署名に貼り付けて「詳細は、こちらのページをご覧ください」といった一文を添える。これだけで、さりげなくアピールすることができます。紹介するURLは、必ずしもトップページである必要はありません。会社の沿革や雰囲気を伝えたいのであれば会社概要ページ、新しい商品やサービスを宣伝したいのであれば商品案内ページといったように、訴求したい情報が載っているページを選んで適切なURLを記しましょう。確実に見てもらいたいページに相手をスムーズに誘導することが何よりも大切です。

いろいろな署名を用意して使い分け

署名は、複数のパターンを用意しておくと便利です。送信する相手によって使い分けるとよいでしょう。署名の代表的な3パターンをご紹介します。
それではここからは実際の署名の例をご紹介しましょう。

自己紹介を兼ねた署名

初めてメールを送るときは、自己紹介を兼ねて会社名や電話番号や住所など、基本的な情報を載せましょう。これまでの活動実績を伝えるために、出版した書籍やマスコミの掲載実積、あるいはセミナーの告知を載せることもできます。商品やサービスに興味を持っていると思われる方には、商品やサービスの紹介ページのURLを載せてもよいでしょう。

近況を追加した署名の例

頻繁にやりとりをしている相手、付き合いの長い相手は、お互いに連絡先も知っているし、もちろん名前も分かっているから、署名なんて付ける必要がないのでは？と思っている人がいますが、そんなことはありません。日頃から、やりとりのある方へ送るメールには、署名に「近況」を付け加えることもできます。上部に以下のようなコメントを追記しても良いでしょう。

このように、ちょっとした近況報告や軽い情報発信が、簡単にできます。署名をきっかけに、さらに親近感を抱いてもらえたり、共通の話題が生まれて会話が弾んだりすることもあるでしょう。署名に盛り込む情報を工夫するだけで、相手との心理的な距離感も変わります。

面識のない人へ送るメールの署名

メールを送る相手が、信用できる人物なのか、どうも自信が持てない場合があります。そのような時は、署名に住所や電話番号を載せずに、名前とメールアドレスのみにすることもできます。ビジネスでやりとりするメールだからといって、常に、すべての情報をオープンしなければならないわけではありません。時と場合によって、情報を出し分ける判断も必要です。