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メールと電話の使い分け

メ-ルはビジネスの主要なコミュニケーションに

Q1_仕事で周囲とコミュニケーションをとるとき、主にどの手段を使っていますか

メ-ルには相手の時間を拘束しないなどの利点があるため、今では電話よりも使われる機会が増えています。一般社団法人日本ビジネスメール協会の『ビジネスメール実態調査2015』によると、仕事上で周囲とコミュニケーションをとる手段では、仕事上で周囲とコミュニケーションをとる主な手段は「メール」(98.33%)が最も多く、「電話」(92.67%)、「会う」(82.27%)の順となっています。

すでに、メールのコミュニケーションが、仕事の主たる役割を担っていることは疑いのない事実です。
あなたの1日のコミュニケーションは電話とメールのどちらが多いでしょうか?

確かに、メールは便利なツールですが、メールだけに頼ってしまっては失敗することもあります。
メールの場合、送ったら伝わったつもりになってしまいますが、相手が読まない限り伝わりません。

そのときに、送ったのだから見ていない相手が悪いと責めてしまうことがありますが、それはNGです。
今すぐ相手に読んでほしいときや時間が経っても返事がない場合は、電話などを使って確認をしたほうがよいでしょう。

電話を使うべきときもある

電話は、声の抑揚やスピード、相手の息遣いまではっきり聞こえます。
そこから伝わる感情も大きいでしょう。

心のこもっている謝罪なのかどうか?
これはメールではなかなか伝わりません。

メールは文字だけの情報しかありません。
一方、電話には聴覚情報も加わります。

また、相手が理解できていないと思ったら確認することもできます。
一方、メールは文字情報をまとめて伝えるコミュニケーションなので軌道修正がしにくい傾向があります。

だからこそ、その時々によって使い分ける必要があります。

場合によっては、メ-ルで済ますのではなくメールを送信後、電話で確認、補足するというのが確実です。

電話で打ち合わせをして、その内容について後からメ-ルで確認をする。
このようにリマインダーのような機能として使えるのもメールの利点です。

電話で伝えたことの忘備録として、電話+メールのまとめを活用してみてください。

 

 

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著者
平野友朗(アイ・コミュニケーション)

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