ビジネスで交わされるメールの量が増えるとともに「件名」を工夫する人が増えてきました。

件名に、どんな言葉を入れれば開封してもらえるだろうか。

日々、多くのビジネスパーソンが試行錯誤しています。

では、「送信者名（差出人）」は、どうでしょうか？

受信箱では「件名」と並んで一緒に表示されるにもかかわらず、あまり気を配っていない人が多いように感じています。

次にあげる事例は、受信箱の中で、よく見かける送信者名（差出人）です。

みなさんに当てはまるものはありませんか？

英語表記で設定している

まずは「Manabu Tanaka」といった英語表記のもの。

英文メールを送っている、海外とのやりとりが多いなど、仕事上の理由で、そのように設定している場合は別ですが、そうでないならあまり意味がありません。

スパムメールと間違われる可能性が高い上に、パッと見てどこの誰だか分かりにくいのが難点です。

送っているのが日本語のメールであれば、日本語表記にすることをオススメします。

メールアドレスが設定されている

名前を覚えていても、メールアドレスまで覚えていることは稀です。

本文を読めば、メールの送り主が誰なのか分かるとしても、ちょっと不親切な印象が否めません。

最悪の場合、開封されずにゴミ箱へ直行・・・というパターンも考えられます。

送信者名（差出人）と送り主の名前が違う

送信者名（差出人）に表記されている名前と、実際にメールを送っている人の名前が違っていることがあります。

一体、誰と共有しているパソコンなんだろう・・・？
そう不審に思われてしまうのも無理はありません。

1つのメールアドレスで顧客対応をしている企業もありますが、全体的な傾向としては、メールは、よりパーソナルなものとして認識されるようになっています。

「複数の人に宛てて送るもの」というよりは、「個人宛に送るもの」と考えるほうが普通の感覚と言えるでしょう。

ですから、複数の人で1台のパソコンを共有する際は、アカウントを分けるなどの配慮をしましょう。
送信者名（差出人）の設定ひとつで、信用度が大きく変わってくるのです。

適切な送信者名（差出人）は、会社名＋名前

では、どのような送信者名を設定すればよいのでしょうか。

企業に所属している人の場合は、「会社名＋名前」とするのが良いでしょう。

たとえば「平野友朗（アイ・コミュニケーション）」で設定します

個人のメールアドレスであれば、個人名を先に書き、その後に会社名を書くことによって、「どこ」の「誰」なのかが一目で分かります。

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ビジネスメールの教科書の記事を読んでいて、自分の送信者名がどうなっているのか気になり始めた人もいるかもしれません。

お使いのメールソフトの設定画面でも確認することができますが、自分自身にメールを送ってみると、よりイメージが沸くでしょう。

ただし、大手企業の場合は注意が必要です。

このような設定になっているケースがあります。

Microsoft Outlook2007の場合

それでは、Microsoft Outlook2007での署名の設定方法をご紹介します。

メニューから、[ツール]→[アカウント設定]を開きます。

電子メールのアカウント変更画面が開きます。

送信者名で、メールの開封を促進

送信者名は露出度の高い情報

”見られている”ということを意識して、ご自分のビジネスに適した送信者名の設定を考えてみましょう。

送信者名を見て、パッと誰なのか分かってもらえる。

そして、「あの人からメールが届いている！」と喜んでもらえる。

そんな関係を、お客様や業務パートナーと築きたいものですね。

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