ビジネスメールの「署名」の書き方

平野友朗 — Tue, 22 Jan 2019 06:39:17 +0000

メールの基本型で、メールに付ける署名について少し触れました。ここでは、一歩進んだ署名活用術をご紹介します。

メールの署名でさりげなく情報発信

メールで自社の商品やサービスなどをアピールしたいとき、あなたなら、どうしますか？長々と文章で紹介しても、読んでもらえないかもしれません。

かといって、いきなり商品やサービスの資料を添付するのも考えものです。そのようなとき、アピールするスペースとして有効に使えるのが「署名」です。

メール署名には見てほしいページのURLを記載しましょう

アピールしたい商品やサービスを紹介しているウェブページのURLを署名に貼り付けて「詳細は、こちらのページをご覧ください」といった一文を添える。これだけで、さりげなくアピールすることができます。

紹介するURLは、必ずしもトップページである必要はありません。会社の沿革や雰囲気を伝えたいのであれば会社概要ページ、新しい商品やサービスを宣伝したいのであれば商品案内ページといったように、訴求したい情報が載っているページを選んで適切なURLを記しましょう。

確実に見てもらいたいページに相手をスムーズに誘導することが何よりも大切です。

いろいろなメール署名を用意して使い分け

署名は、複数のパターンを用意しておくと便利です。送信する相手によって使い分けるとよいでしょう。署名の代表的な3パターンをご紹介します。それではここからは実際の署名の例をご紹介しましょう。

自己紹介を兼ねたメール署名

初めてメールを送るときは、自己紹介を兼ねて会社名や電話番号や住所など、基本的な情報を載せましょう。これまでの活動実績を伝えるために、出版した書籍やマスコミの掲載実積、あるいはセミナーの告知を載せることもできます。

商品やサービスに興味を持っていると思われる方には、商品やサービスの紹介ページのURLを載せてもよいでしょう。

自己紹介を兼ねたメール署名の例

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近況を追加したメール署名

頻繁にやりとりをしている相手、付き合いの長い相手は、お互いに連絡先も知っているし、もちろん名前も分かっているから、署名なんて付ける必要がないのでは？と思っている人がいますが、そんなことはありません。

日頃から、やりとりのある方へ送るメールには、署名に「近況」を付け加えることもできます。上部に以下のようなコメントを追記しても良いでしょう。

メールにコメントを加える場合の例

新商品○○を発売しました。
最近、フェイスブックをはじめました。
来月、○○セミナーを開催します。
今月のキャンペーンは○○です。
最近、感動した一言は○○です。

このように、ちょっとした近況報告や軽い情報発信が、簡単にできます。署名をきっかけに、さらに親近感を抱いてもらえたり、共通の話題が生まれて会話が弾んだりすることもあるでしょう。

署名に盛り込む情報を工夫するだけで、相手との心理的な距離感も変わります。

近況を追加したメール署名の例

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面識のない人へ送るメールの署名

メールを送る相手が、信用できる人物なのか、どうも自信が持てない場合があります。そのような時は、署名に住所や電話番号を載せずに、名前とメールアドレスのみにすることもできます。

ビジネスでやりとりするメールだからといって、常に、すべての情報をオープンしなければならないわけではありません。時と場合によって、情報を出し分ける判断も必要です。

面識のない人へ送るメールの署名の例

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iPhone、iPadの署名を変更する方法

平野友朗 — Tue, 22 Jan 2019 06:38:51 +0000

iPadやiPhoneからメールを送ると「iPadから送信」「iPhoneから送信」と表示されます。
これは、もともとiPadやiPhoneに設定されている署名が表示されているのです。
このページでは、署名の変更方法をご紹介しています。

iPadの署名を変更した方がいい理由

ちょっと前までは、iPhone、iPadを利用していることをアピールする目的があったかもしれません。
また、「外出中」ということをアピールしたいがために、署名をそのままにしている人もいました。

しかし、出先だからといって、雑なメールを送っていいという訳ではありません。
最近では、しっかりした本文を書く人が増えてきました。そういったメールの最後に「iPadから送信」「iPhoneから送信」という署名がついていたら違和感があります。

iPadでの設定方法

今回の例では、分かりやすいようにiPad画面のキャプチャーを用いながらご説明します。iPhoneでも同様に手順で追加することができます。

まずは、設定をタップします。

次に、メール/連絡先/カレンダー（赤枠の部分）をタップします。
右側にメニューが表示されたら、署名をタップします。

画面の現在登録されている署名の一覧が表示されます。

現在の署名は「iPadから送信」となっています。そこをタップすると入力ができるようになります。

試しに私の署名を登録してみました。

※今回は、パソコンで事前に作ったものをiPadに送信し、その署名をコピー＆ペーストしました。

署名の1行目の「━━━━━━」が表示されました。
これで署名の登録は終了です。

iPhone・iPadのメール設定に関連した記事

iPhone、iPadでよく使う単語を辞書登録する方法

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