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Q7『CCの使い方にマナーはありますか』

ビジネスメールのプロに質問

ビジネスメールのプロに質問!

 
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質問7取引先の担当者と、同じ用件で何度かメールをやり取りしている時、突然CCに面識のない方が入ってくるようになり、ビックリしました。先方にどなたかを質問することもできず、気分がモヤモヤしています。これって、かなり失礼だと思うのですが・・・?

 

花井美代子講師からの回答

まず、CCの役割から考えてみましょう。受信したメールのCCにアドレスが設定されているということは、送信してきた方が、CCに設定している方を「情報を共有すべき人」と認識しているということになりますね。「とりあえず情報共有しておこう」と安易にCCを使う方もいますので、送信者・受信者ともに注意すべきポイントがあります。ここで一緒に確認してみましょう。

情報を共有すべき人かどうかを確認する

質問者のように、相手とのメールのやり取りの最中に突然知らない人がCCに追加されていたら、確かに驚きますね。返信した内容に「CC設定されている方の耳に入れたくないことを知らずに書いてしまう」など、トラブルにつながることもありますので、可能であれば「自分との関係性」「なぜ情報共有が必要なのか」の2点を早めに確認したほうがよいでしょう。ビジネスメールでは、送受信者ともに「本当に情報を伝えて良い相手なのか」を常に意識することが重要です。
本来は『CCを付けて送った側』が、「なぜこの人をCCに追加するのか」「なぜ情報共有が必要なのか」をTOの方にお伝えし、お伺いを立てるのがマナーです。例えば、「この案件に関して、私の上司の○○にも情報を共有したいと思いますがいかがでしょうか。次回のメールからCCに入れてもよろしいでしょうか」という一文を追加しておくのです。急ぎであれば、電話で了解を取ってから「次のメールからそのようにしますね」と進めればよいわけです。

「面倒だ」と思われるかもしれませんが、受け手が不快に思ったり、不要なトラブルを発生させないためにも、このような気遣いは重要です。初めは担当者同士のメールのやり取りで問題はなかったが、途中から状況が変化して、責任のある上司にも事情を共有してもらう必要が出てきた、などということは、よくあることです。

チェックポイント

この2点が送受信している全員で共有できているか?
1.なぜこの人をCCに追加するのか
2.なぜ情報共有が必要なのか

参考『TO、CC、BCCの特徴と違い』

とりあえず上司をCCに入れておけば大丈夫?

新入社員や若手社員の方に確認していただきたいことが1点あります。「とりあえず上司のアドレスをCCに入れておけば大丈夫」という思考をしていないか、ということです。もちろん、「自分をCCに入れるように」と上司から指示を受けている場合は、そのようにすべきですが、「以前、報告をせずに叱られたことがある」「自信がないので、とりあえず上司をCCに入れておく」という理由で安易に行っている場合は要注意です。上司に「こいつはいつも不要なメールをCCで送ってくるなぁ」と思われたら、本当に大事なメールを読んでもらえなくなる可能性があります。また、TOの相手に「毎回、上司に報告が必要なのか?」と不安感を与える可能性もあります。相手とのメールのやり取りに不安がある新入社員の方は、「不安があるのでCCで情報共有したい」と上司に伝え、相手先にも了解を取り、本当に必要があるものだけを共有するよう心がけましょう。

相手の時間を奪っていませんか?

情報共有の必要性を感じないメールをCCで受け取ったことはありませんか?自分がCCに設定されたメールを受信した場合には「情報共有として重要なメール」として認識されることになります。ですから、受信の際はキチンと目を通す必要があるのです。しかし、受信する必要がないメールを度々ccで受け取ると、送信者への不信感が高まってくることがあるようです。相手にとって必要のないメールを送るというのは、相手に余計な仕事を与え、相手の時間を奪う事にもなりますので、情報共有の必要性を考えた上でCCを設定する必要があります。特にチームを組んで業務にあたる場合や、取引先の担当者と関連する上司・部下などにメールを送る必要がある場合など、誰をCCに入れて情報を共有する必要があるのか、事前に決めておくことで、実際の業務もスムーズに進むことでしょう。

CCに返信する場合のマナーとは?

それでは、ccが設定されたメールを受信し、それに返信する場合は、どうしたら良いのでしょうか。情報を共有すべき人がいるわけですので、そのメールに対する返信も共有すべきです。ただし、メールの内容が単にお知らせであったり、個人的な意見を聴取するものであった場合は、全員に返信する必要はありません。「CCが入っていたら全員返信」と決めつけず、内容で判断して「全員返信」か、「送信者へのみ返信」かを決めましょう。
自分が送信者としてCCを設定してメールを送る場合で、相手に返信方法を判断をさせることが難しいと考えられる時には、「送信者へのみ回答してください」「全員で共有したいので、そのように返信してください」と指示をしておくとよいでしょう。

受信者への心遣いを忘れず、ccで追加する方への報告をしっかりと行っていれば、相手に不安を与えたり、信頼をなくしてしまう事もありません。「やり取りの途中でCCを追加できること」は、スムーズに情報を共有できるというビジネスメールのメリットですから、マナーとルールを守って、ぜひ活用していただければと思います。

 

回答担当講師

ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)

一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師

花井美代子

三重県出身。日本福祉大学卒業。2007年10月から2014年3月まで医療系サービス会社の取締役として人事、社員教育に携わる。社員、クライアント、取引業者。いろいろな立場の方とメールのやり取りをする中で、たった1通のメールが“知識の豊富さ”や“素晴らしい人柄”を簡単に壊してしまうことがあると痛感し、一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師資格を取得。医療業界における人事・社員教育の経験を活かした、ビジネスメールの指導が得意。マナー講師としての講演実績も多数。

 

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著者
花井美代子

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