返信メールにも毎回署名が必要？

ビジネスメールのプロに質問！

茨木ち江講師からの回答

署名はビジネスメールにおいて、とても重要な役割を持っています。そのため、基本的には毎回記載していただくことが望ましいでしょう。しかし、全文引用を使って、何度もメールのやりとりが続いている場合は、「最初のメールに書いたから、書かなくても良いかな」と感じることもあるかもしれませんね。省略しても、問題はないのかどうか、一緒に考えてみましょう。

返信メールに毎回署名を入れるメリット・デメリット

返信するときに、必ず署名をつけている方たちに、そのメリットとデメリットを確認したところ、この4点があげられました。

署名を全くつけない場合、1～3のメリットがなくなってしまいますね。受信者側のメリットを考慮しつつ、4のデメリットを緩和させるために、私はこんな工夫をオススメしています。

（1）署名を「新規メール用」と「返信メール用」に分ける

「新規メール用の署名」は、名刺と同じ詳細な情報が記載されたものテンプレートとして用意します。「返信メール用の署名」は、「社名」「自分の名前」「自分のメールアドレス」「電話番号」といった、必要最小限の情報を記載し、簡略化したものを使います。

【署名の例】新規メール用

【署名の例】返信メール用

（2）自動設定で使い分ける（Outlook2013の場合）

「新規メール用の署名」と「返信メール用の署名」の挿入は、メールソフトで設定して自動的に行う方法と、手動で都度挿入する方法があります。

署名を自動的に挿入する

【図1】署名を自動的に挿入する（クリックすると画像を拡大します）

例：「新規メール用の署名」として、「新規用」という名前で署名を登録し、「返信メール用の署名」として、「返信用」という名前で署名を登録

【図2】署名の設定（クリックすると画像を拡大します）

このように設定しておくことで、新規メール作成時には新規メール用の署名が、返信や転送時には返信メール用の署名が、自動的に挿入されるようになります。

メール返信時だけ手動で署名を入れる

返信時に、署名を記載するかどうかを状況等に応じて決め、毎回手動で署名を入れることも可能です。その場合は、「署名とひな形」画面で設定を行います。

【図3】プルダウンから選択（クリックすると画像を拡大します）

【図4】返信用を選択

メールのやりとりが長く続くほど「メールが長くなり、読みづらくなる」という状況でしたら、このような署名の工夫をすることも可能です。ちなみに私の場合、通常は返信用の署名を自動的に挿入するようにしていますが、状況によっては、手動で削除することもあり、臨機応変に使い分けています。

ビジネスメールを作成する場合は、相手との関係性や、状況などにより、記載する情報も使い分けていくことが大切です。相手の方に喜ばれるには、どんなふうに署名を記載するのがよいのか、署名を書く目的を考えて、工夫してみてくださいね。