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個人宛てのメールはどこまで崩してよいのでしょうか?

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ビジネスメールのプロに質問!

教育関係の仕事をしています。保護者宛てのメールをどこまで崩してよいか悩みます。きちんと伝えようと思うと関係機関へ出すような、硬いイメージのメールになってしまいます。あまり堅苦しくならずに、それでいて丁寧な印象にするにはどうしたらよいでしょうか。

花井美代子講師からの回答

保護者宛てのメールだけではなく、個人のお客様とメールをやり取りする場合、「崩し加減」に悩む方が多いようです。硬いイメージのメールに悩むということは、「個人宛てのメールは、硬すぎると良くない」という認識をご質問者様もお持ちのようですね。

近年は、受け取ったメールをパソコンで開くより、スマートフォンやタブレットで開く方も多いようです。そうすると、普段友人などと交わすメッセージの印象が大きいために「硬いメールだ」という印象を持ってしまうわけです。

メールは受け取った方が、その良し悪しを決めると言ってよいでしょう。普段、ビジネスシーンで交わすメールに慣れていない方が、どのようなメールを望まれるか考えてみましょう。

言葉遣いはいつもと同じでいいの?

「平素より大変お世話になっております。」「何卒宜しくお願い致します。」

とても丁寧な挨拶ですが、その分とても硬い印象を受けます。ビジネスシーンでも、親しく付き合いのある取引先にはもう少し柔らかくします。

これを個人の方向けのメールであれば、「こんにちは。お世話になります」「よろしくお願いしますね」など、実際に会った時に交わす挨拶に変えたり、語尾に「ね」を付けることで柔らかい印象にすることができます。

また、メールという文字でのコミュニケーションでは、漢字がたくさんあると硬い印象になってしまいます。平仮名でも意味が伝わるのであれば、仮名が多いほうが柔らかい印象のメールになります。

絵文字や記号は使っていいの?

友人同士のメッセージのやり取りにはLINEやメッセンジャー、携帯メールが使われることが多いようです。そこでは、スタンプはもちろん、笑顔のマークや涙のマーク、星や音符など頻繁に使われます。

しかし、ビジネスメールではほとんど見かけることがありません。「使うべきではない」と考えている方が多いようです。

そこで個人宛てのメールの場合、相手のメールに絵文字やマークが多いようなら、こちらも少し使ってみてはいかがでしょうか。もちろん、過剰に使う必要はありません。「発表会、楽しみにしています♪」「期待にお応えできるよう頑張ります!」など、一つ二つにとどめてください。

ただし「このたびはご迷惑をおかけしました」など、おわびのメールに顔文字を付けることはやめましょう。いくら柔らかい印象で、親しみを込めてと言っても失礼があってはいけません。

個人宛てと言っても、業務上のメールであることを忘れないようにしてください。

説明が長すぎると読みにくい?

丁寧に、分かりやすく書こうとするあまり、とても長いメールになってしまうことがあります。

パソコンでメールを見る時はもちろんですが、スマートフォンやタブレットで見る時は、長すぎるメールはさらに読みづらく感じます。また「いつまで続くんだろう」と受信者を苛立たせてしまうことにつながります。

そこで、「お伝えしたいことが複数ある」「質問が複数ある」という場合、先に「お伝えしたいことが○件あります」「ご質問が○件あります」と用件の数を伝えておくと、受け手は読み進めやすくなります。

また、箇条書きをうまく使ってください。「○件」とお伝えした上で、

  • 質問1:△△について・・・
  • 質問2:××について・・・

と書いていきます。

このように書いてあると、重要な事を読み飛ばさないようにしたり、回答の漏れも防ぐことができます。丁寧に書こうとダラダラと長い文章になるよりも、分かりやすく書く簡潔に書くことがポイントです。

個人宛てのメールは、その方のメールの使用状況を考え、相手に合わせたメールを書くようにしてみてください。

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