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PCからスマホにメールする時に気をつけるポイント

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ビジネスメールのプロに質問!

学生へのメールの宛先はほとんどがスマートフォンです。(以下スマホ)PCからメールを送るときに気をつけるポイントはありますか?あるいは逆にスマホからPCへ送るときに気をつけることがあれば教えてください。

渡瀬恵津子講師からの回答

企業の採用担当者からのご質問です。学生だけでなく、PCに届いたメールを手元のスマホでも見られるようにしている人が多いので、とても良い質問ですね。また大学の授業では、自分のスマートフォンから企業の採用担当者の方の会社のアドレスへメールする時の注意点を伝えています。

PCからスマホへ送る時に気をつけるポイント

文字数を少なくしてください。相手が受信する環境はスマホにより異なりますが、PCの画面ではそれほどでなくてもスマホの小さい画面では、読みにくくなります。自分のPCで作成したレイアウト通りに相手のスマホに表示されません。件名は通常20〜30字ですが、より短く簡潔にします。本文の基本の型は同じです。

  • (1)宛名
  • (2)挨拶
  • (3)名乗り
  • (4)要旨
  • (5)詳細
  • (6)挨拶
  • (7)署名

宛名や署名を簡略化する、箇条書きを用いる、適宜改行し、空白行を入れる、など読みやすく簡潔な文章にすることが大切です。もし、相手がPCのアドレスも持っていたら念のため、CCに入れて送ると確実でしょう。

スマホからPCに送る時に気をつけるポイント

基本的にPCから送る時と同じです。スマホから送ったメールの文章をPCの画面で見ると、逆に文字数の少なさが簡潔すぎて失礼な印象を与えるかもしれません。丁寧すぎず礼儀正しい言葉遣いを心がけましょう。相手からの返信を希望する時には、スマホのアドレス宛てか会社のPCのアドレス宛てか明記しておくことも必要です。自分がPCから相手のスマホに送る場合は自分のスマホにも送る、あるいはスマホからPCに送る場合は自分のPCにも送り、どのように表示されるのかイメージをつかんでおくと良いでしょう。

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