部下のメールが酷いのですがどうしたらよいでしょう
ビジネスメールのプロに質問！
池田福美講師からの回答
すこし問題を整理してみましょう。ご質問には２つのお悩みが含まれていますね。
- (1)対話を避ける（帰宅直前に確認が必要なメールを送りつけてくる）
- (2)内容がヒドイ
それぞれの問題を分けて考えた方がよいでしょう。
まず、「対話を避ける」という点ですが、この言葉には少し客観性が欠けているようにも思えます。部下が帰宅直前のタイミングで、上司宛にメールを送っているという「事実」をベースにして、好意的にいくつか部下の考え方を想像してみましょう。
なぜ帰宅直前に確認が必要なメールを送ってくるのか？
- 報告だけなので、特に対話の必要性を感じていない
- 忙しそうな上司の時間を取るほどではないと考えている
- 断るのが下手なので終業前に追加の仕事を受け付けないようにしたい
- 明日の仕事の指示は明日もらえばいいと考えている
- 退社時にメールを書くことが終業の記録、儀式になっている
もしかすると、本人はしっかり仕事をしているつもりなのかもしれませんね。でも、上司のあなたには、他にも色々な点が気になって追加確認をしたり、その内容を踏まえた上で次の指示を先に出しておいたり、他の部下への影響などを確認したりしたいから不満に思うのではないでしょうか。
こういう場合、いきなり叱るのではなく、自分がどうして欲しいかを落ち着いて伝えることが大事になります。メールで叱ることは避けた方がいいでしょう。まずは部下が帰宅していても構いませんので、追加で確認したいことだけをメールに書いて返信しておくことです。メール上での対話を試みた上で、翌出社後に「こういうこともあるから自分が忙しそうに見えても、今後は退社前に一度声をかけて欲しい」とリクエストしてみましょう。
次に、「内容がヒドイ」という点について検討してみましょう。おそらく以下のような問題点があるのではないかと推測します。
どの部分に改善が必要なのか
- 言葉遣いが不適切（敬語が使えていない、間違っている）
- 忙しそうな上司の時間を取るほどではないと考えている文章がわかりにくい（長い、語順がおかしい、複数の解釈ができる）
- 必要な情報が揃っていない（追加確認が必要
言葉遣いについては、一朝一夕で身につくものではありません。文章例やテンプレートを作って活用してもらったり、参考になる本やホームページを紹介する方法をオススメします。
ひとつずつ根気よく指摘して直してもらいましょう。
文章が分かりにくい場合は、だらだらと長い文章を書いていないかチェックしてみてください。長い場合は、一文が40～50文字になるように心掛けるところから始めてもらうとよいでしょう。
必要な情報が揃っていない点については、少なくとも6W3Hを意識して文章を書くことを教えてあげてください。
＜6W＞
- Whenいつ
- Whereどこで
- Who誰が
- Whom誰に
- What何を
- Whyなぜ
＜3H＞
- How toどのように
- How manyどれだけ＝数量
- How muchいくら＝金額
これらすべての要素が入っている必要はありません。漏れていることがないかをチェックするためのポイントです。
部分的な指導で改善が難しい場合には、ビジネスメールコミュニケーション講座やビジネスマナー講座の受講で、標準的で全体的な知識を習得するようアドバイスされることをオススメします。
いちばん大事なことは、一方的に決めつけて叱らないこと。逆に、嫌われたらどうしようと悩んで叱らないのもおかしな話です。こちらはどう感じているのかを伝え、部下がどう思っているのか認識を確認することから始めましょう。その後、自分のリクエストを伝えてください。
指導の目的は、今後の仕事を円滑に進めるため、現状の問題点を改善してもらうため、ということをお忘れなく。