ビジネスメールで漢字とひらがなの使い分けはどうすればいい？

ビジネスメールのプロに質問！

ビジネスメールで使用する場合、「頂きます」「有り難う」などは、ひらがなと漢字、どちらが良いのでしょうか。

茨木ち江講師からの回答

同様のご質問は、私が講師を務めるビジネスメールコミュニケーション講座でも、受講者様から時々いただきます。本文を書くときに、迷うことが多いようです。基本的には、どちらでもかまいませんが、相手に与える「印象」や、相手にとっての「読みやすさ」を念頭において選ぶことをおすすめします。次の2つの文章を見てみましょう。

印象を比較してみよう

【例】漢字が多め

先日は、お忙しい所、有り難う御座いました。
ご依頼頂きました資料を、添付にてお送り致します。
御多忙中の所、誠に恐れ入りますが、宜しくお願い申し上げます。

【例】ひらがなが多め

先日は、お忙しいところ、ありがとうございました。
ご依頼いただきました資料を、添付にてお送りいたします。
ご多忙中のところ、まことに恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。

みなさんは、この文章を比べてみて、どんな印象を持ちましたか？　一般的に、漢字が多い文章は、「真面目」「堅苦しい」「難しい」という印象を与えると言われています。逆に、ひらがなが多い文章は、「やさしい」「やわらかい」といった印象を与えることができます。自分がメールを送る相手に、どんな印象を与えたいかによって、漢字とひらがな、どちらにするかを決めるのも、ひとつの方法です。

【例】自分のルールを作る

・漢字多め：「公的なメール」「専門的な内容メール」かっちりした印象を与えたいから
・ひらがな多め：「取引先の担当者へのメール」親しみを感じていただきたいから

このようにケースに応じて使い分けても良いでしょう。漢字を使うか、ひらがなを使うかによって、メールの“読みやすさ”も変わります。よみやすい文章は、漢字と仮名の使用バランスが計算されているのです。

めやすになる比率

新聞や書籍などの出版業界では、「読みやすさ」を考慮して、めやすになる比率を決めています。

一般的には、ひとつの文書で全体の文字割合を「漢字３割」「ひらがな７割」にすると読みやすいと言われています。

メールを書くときも、“読みやすさ”を確保するためにこの比率を参考にしつつ、自分がメールを送る相手に、どんな印象を与えたいか？　によって、比率を変えてみると良いでしょう。
ちなみに私は、読みやすさを優先することが多いため、「ひらがなを多めにした文章」でメールを書くことがほとんどです。
比較的よく使う言葉で、ひらがなを使うか漢字に変換するかで迷いそうな言葉、例えば、「ありがとう」「いただく」「ください」「いたします」「よろしく」などは、基本、自分はどちらを使うのか？を決めておくと、メールを書くたびに迷うことがなくなるためオススメです。