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部下を指導するって難しいです

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ビジネスメールのプロに質問!

部下に注意をしたいのですが、今どきの若い子はストレートに注意をすると聞いてくれません。上手く伝わるような、メールの書き方ってありますか?

花井美代子講師からの回答

部下はもちろんですが、相手の年齢に関係なく、人に注意をするのは難しいものですね。メールは文字での伝達手段になるため、感情のもつれ、ねじれなど、関係がこじれる可能性がある場合、メールを使った部下の指導は、あまりおすすめできません。少しでもそのような可能性がある場合は、対面で指導することが望ましいでしょう。まずはメールでの指導が効果的かどうかを検討してください。そのうえで、やはりメールで伝える必要があると判断した場合には、こちらの5つのポイントに注意して、意図を誤解なく伝える工夫をしましょう。

1.事実を客観的に伝える

いきなり相手を叱責する文章で始まると、メールを見た部下は驚いてしまいますね。指導すべき事柄・事実を客観的に伝えるように冷静に文章化しましょう。「噂を耳にした」という程度の情報だった場合、部下からすると「それは事実と異なる」という話になるかもしれません。「こういう事を聞いたけれど、実際はどうだったのか」と、まずは本人に冷静に確認することが必要です。また、あなたが日頃、目にしていることで「指導すべき」と感じることがあるのならば「最近報告が遅れがちだが、何か理由があるのか」など、本人の言い分を聴く余地があることを伝えてください。これにより部下も自分を意見を述べやすくなり、誤解が生じる可能性が減るでしょう。

2.否定的な表現を避ける

「それは君が悪いんだよ」などとストレートに言われてしまうと、正当な注意であってもなかなか受け入れがたいものです。本人が気づいていないことに気付いてほしい場合は、「○○というように受け取る人もいるかもしれない」「お客さまの信頼を失う可能性もある」と、気づきを与える書き方を工夫するとよいでしょう。また「△△してはダメ」ではなく、「△△すると良いよ」と改善点を伝えるようにしてください。否定表現はできるだけ使わないようにします。部下のためになる、部下が成長できる表現を使うよう心がけましょう。

3.語順で印象をコントロール

この2つの文章は同じ内容が書かれています。では、このお菓子に対してポジティブな印象が残るのは、どちらの文章でしょうか。

(例1)「このお菓子は、おいしいけれど、高い」
(例2)「このお菓子は、高いけれど、おいしい」

 
受け手側がどの程度こちらに関心を持っているかにより、どちらを好印象ととらえるかは異なるようですが、文字による伝達情報の場合には、言葉の順番が「プラス→マイナス」(例1)より「マイナス→プラス」(例2)のほうが、同じ内容であっても、より感じよく伝えることができると言われています。相手が受け入れやすい言葉の順番を考えましょう。

4.人格を否定しない

「だから君はダメなんだ」「その性格はよくないよ」など、人格を否定・批判する文章はNGです。問題の事案、問題の行動に焦点を当てましょう。自分自身にダメ出しされたと感じると、人は落ち込んだり反感を強く持つものです。問題とその人自身は切り離して考え、「××さんを否定しているのではない」と伝えるようにします。

5.長文ダラダラはNG

長文は読み手に負担を与えます。特に受け手の読解力があまり高くないと考えられる場合には注意が必要です。また、長くと書くことで焦点がぼやけてしまい、重要なポイントが伝わらなくなってしまう可能性があります。十分に推敲をして、できるだけ簡潔な言葉で書くことを心がけるとよいでしょう。ただし、必要最低限の要素に限ると事務的で冷たい印象を与える可能性もありますから、心遣いのある一言を加えるなどの工夫もあるとよいですね。

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