ビジネスメールコミュニケーション講座head

面倒な宛先登録を簡単に登録する方法はありますか?

相手のメールアドレスを「どのように名前を付けて表示すればよいか」悩みます。相手の会社名を入れたり、所属部署を入れたり、敬称を付けるなど、とても長くなってしまいます。そもそも、いちいち登録するのも面倒です。簡単にする方法はありますか。

花井美代子講師からの回答

メールを送るときのあて先はメールアドレスのままで構いません。ビジネスでメールが使われるようになった20年以上前には、「相手のメールアドレスを、相手に失礼がないように表記する」ことを求める風潮がありました。しかし、今ではメールアドレスはあくまでも「記号」のようなもので、相手を敬う表現はメール本文の「宛名」部分で丁寧に書けばよいという認識が広まっています。
「いちいち登録するのが面倒」とおっしゃるように、相手のメールアドレスを名前表記させるには、アドレス帳に登録する必要があります。アドレス帳に登録するという作業自体、1名につき2~3分はかかると思います。
忙しい日々の業務の中で、たまたま登録していない方へのメールを書くのに、いちいちアドレス帳に登録していたら、余分な時間をとることになってしまいます。

本文中に宛名を書くことで解決

また、ビジネスでは1対1のメールのやり取りだけではなく、CCを使って情報共有をすることがあります。

Aさんのアドレスは「○○様」になっているのにBさんのアドレスはメールアドレスのままとなると、受け取り手によっては良くない印象をいだくことになってしまいます。

その際にも、「この人はこのままでいいけど、この人はメールアドレスのままだから登録して、返信メールのあて名を修正して・・・」という作業をする必要があるでしょうか。

一般的に私たちは、相手からのメールに返信するときは、そのまま『送信者へのみ返信』『全員に返信』のどちらかを選びます。その際に、面倒な登録や修正に時間をかけるのはとても非効率であると考えます。

またメールソフトにもよりますが、最近のものは検索の機能が発達しています。自分から相手にメールを送る際にも、過去にメールのやり取りをした相手であれば、メールアドレスの初めの2~3文字を打てば候補を挙げてくれます。

例えば私のメールアドレス「hanai@✕✕✕✕」とやり取りがある方が、「花井にメールを送ろう」と思ったとき、『宛先』の欄に「ha・・・」と打ち始めればメールアドレスの「ha」で始まる候補が出てきます。これだけで、いちいち相手のメールアドレスを探さずに済みますから非常に便利ですね。

私たちは、メールという便利なアイテムで相手とコミュニケーションをとる場合でも、相手への心遣い、マナーは必要だと思います。しかし、非効率な、過剰な心遣いは必要ないと考えます。『宛先』のメールアドレスはあくまでも「記号」と考え、本文の中の『宛名』を間違いなく、丁寧に、敬称をつけて書けば、十分ではないでしょうか。

スポンサーリンク