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Q21『メール送信の時間帯に悩む』

ビジネスメールのプロに質問

ビジネスメールのプロに質問!

 
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質問18仕事のメールですが、夜は何時まで送ってもいいですか?

渡瀬恵津子講師からの回答

基本的には自社の営業時間(電話の対応が可能な時間帯)と同じと考えましょう。

なぜ送信時間に注意が必要か

メールのメリットは対面や電話と比べて、相手の時間を拘束しないことです。お互いに都合の良い時間に送ることができることです。したがって、本来であれば送る時間は気にしないでもよいはずですよね。しかし最近では、冒頭のような質問がたくさんあります。なぜでしょうか。主に以下のような理由からです。

(1)PCに送られたメールをスマホでも確認できる設定にしている人が増え、メールが届いたことが分かる場合が多い。
(2)上司やお客様など立場が上の人からのメールはどんなに遅くても見たら返信しなくてはいけないのではとプレッシャーを感じる。

夜10時に送ってトラブルになった事例

実際に、ある企業では夜10時頃に取引先にメールを送ったところ、先方の役員から「御社はどのような働き方をしているのですか?」と、半ばあきれ気味に会社としての姿勢を問われるように指摘されたそうです。それまでは、「お互いに遅くまで大変ですが、頑張りましょう。」という相手が多かったのですが、時代の流れか好意的な反応は少なくなった気がするそうです。今後の取引にも影響しかねない状況となり、その会社では人事部から全社員あてへ「メールは夜7時まで土日のメールは社内外とも原則禁止、緊急の場合は電話を使用する」との通達を出したとのことでした。

理由を添えて送る

もちろん人によっては夜遅くても構わないという方もいます。人間関係ができてしまえば多少、遅くても気にしないかもしれません。一般的には仕事のメールであれば電話をかけても非常識ではない時間までをお勧めします。相手との関係性やメールの内容、業界や業種にもよりますが夜8〜9時くらいでしょうか。どうしても夜遅くに送る場合は、「返信が遅くなり失礼いたします。」などのお詫びと「セミナー後の懇親会に参加していたため今拝見しました。」など理由を添えると良いですね。

回答担当講師

一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師

渡瀬恵津子

大学卒業後、航空会社に入社。 退社後、ビジネスマナー、コミュニケーションマナーの講師としてさまざまな業種の企業や組織、大学、学校において研修・講演を務めている。従来からの電話や対面の応対はもちろん、メールにおいてもより良いコミュニケー ション力を身につけたいという要望や必要性を感じ一般社団法人日本ビジネス メール協会認定講師の資格を取得。好きな言葉は「自他敬愛」。一人ひとりの個性や長所をいかし社会の中でいきいきと生きていく力を伸ばすこと、信頼されるビジネスパーソンの育成を目指している。
資格:PHP研究所認定ビジネスコーチ・HST認定ファシリテーター・日本キャリア開発協会認定キャリアデベロップメントアドバイザー

 

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著者
渡瀬恵津子(JBMA認定講師)

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