仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

目次データ

はじめに

１　メールが速い人は仕事も速い？

1. 仕事が速い人の発想①「主導権」を握る
2. 仕事が速い人の発想② ムダなことを排除する
3. 仕事が速い人の発想③ 優先順位をつけない
4. 仕事が速い人の発想④ 相手の思考を先回りする
5. 仕事が速い人が気をつけている 　 ５つのポイント

２　目的を意識しながら書く

1. すべてのビジネスメールには「目的」がある
2. 「目的」を伝えるために必要な６Ｗ＋３Ｈ
3. メールを送る前にシナリオをつくる
4. 先回り力を駆使してメールを書く
5.  一番効果的なタイミングでメールを送る
6. 一度口にした約束を軽く扱わない
7. 間違いを恐れないで送信する

３　ビジュアルを工夫して読ませる

1. 選ばれるのは読めるメール＆読みたいメール
2. ブロック化・空行で本文を美しく整える
3. 箇条書きで相手の理解度をアップさせる
4. ７つの要素を意識してメールをつくる
5. 「なぜ、このメールを送ったのか」を先に書く
6. 文章をできるだけコンパクトにする

４　確実に返信を受け取る

1. めんどくさそうなメールには返信をしてもらえない
2. 面識がない人に送るメールは〝ラブレター〟のように書く
3. まずは自分から相手のファンになる
4. 件名に開封したくなるキーワードを入れる
5. 「逃げ道」を用意して催促メールを送る
6. 期限を１秒でも遅れたら問い合わせる
7. 相手の感情を大切に受け止める

５　相手の心に刺さる言葉を使う

1. 言葉で相手の心を動かす
2. 使えるフレーズはストックしておく
3. ネガティブフレーズをポジティブフレーズに変換する
4. ムダな前置きはカットする
5. 「お手すきのときに」という配慮は必要ない
6. 「させていただきます」を徹底排除する
7. 安易に「思います」を使わない
8. ３つのポイントでケンカ腰の相手をいなす
9. 聞きづらいことをあえて聞く
10. 言葉のレベルを意識する

６　メールの処理時間を削減する

1. ４つのアプローチで処理時間を減らす
2. すべてのメールに即レスする
3. 処理できないときはメールのチェックをしない
4. 即レスできないメールはいったん受領の連絡をする
5. 部分引用を使って素早く返信する
6. ＣＣは必要最低限にする
7. あえてメール以外の連絡手段を使う
8. 単語登録でスピーディーに入力する
9. テンプレートを１２０％活用する
10. キーワードを拾って速読する