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「送信者のみに返信」と「全員に返信」の違い

CCで届いたメールの返信ルール

CCで届くメールは、あくまでも「情報共有」「確認」が目的です。通常はTO(宛先)で受信した人が、確認や返信をすべきです。しかし、CCで受信した人であっても返信をする必要があれば、返信をしても構いません。

ここで迷うのが「送信者のみに返信」するのか「全員に返信」するのかでしょう。

送信者がAさん、TO(宛先)がBさん、CCがCさんだったとします。

その時に受信者であるCさんが「送信者のみに返信」「全員に返信」をそれぞれしたらどうなるのかを説明します。

送信者のみに返信

「返信」ボタンを押すと、

TO(宛先)に送信者であるAさんが入ります。Bさんは出てきません。

送信者に対してのみ連絡をしたい場合は「返信」ボタンを押しましょう。

 

全員に返信

「全員に返信」ボタンを押すと、TO(宛先)に送信者であるAさんが入ります。CC にBさんが入ります。

全員で情報共有したい場合に利用します。

 

CCで届いたメールは「全員に返信」する必要があるのか?

CCで届いたメールに返信する際、いつも「全員に返信」をしているならば注意が必要です。「全員に返信」をする前に、本当に共有すべき情報かを考えましょう。無用なメールを送ることは相手に迷惑をかけることにつながります。

たとえば、総務部から健康診断のお知らせが100名の社員に届いたとします。送信者の意図としては、全員に連絡をしているということを理解してほしいのでしょう。そのときに、あなたが個人的に確認をしたいことがあって「全員に返信」をつかって質問をしたらどうなるでしょう。この場合、99通の不要なメールを生み出していることになるのです。

他の人も同様に「全員に返信」をすると不要なメールが際限なく続きます。仮に、全員が返信をしたら1万通の不要メールが生まれます。このメールを削除するのに1秒かかったと仮定します。すると、組織全体で見たときには1万秒(個人では100秒)の無駄な時間が生まれている計算になります。

自分の身を守るためにも、人に迷惑をかけないためにも、情報を共有すべき場合は「全員に返信」それ以外は「送信者のみに返信」を徹底しましょう。

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カテゴリ
著者
平野友朗(アイ・コミュニケーション)

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