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「突然にメールを差し上げる非礼をお許しください」は正しいのか

初めてメールを送るときにどのように書きだしていいのか。
そこで悩んでしまう人も少なくありません。

ビジネス文書の文例を見ると「突然の連絡」に対してお詫びから入るという説明も少なくありません。

たとえば、次のような文例が考えられます。

「突然にメールを差し上げる非礼をお許しください」
「突然メールをお送りして、大変申し訳ありません」
「突然のご連絡失礼いたします」

 

私は、このようなお詫びから入る連絡は不要では無いかと考えています。

そもそもメールアドレスを知っていたということは、
メールアドレスを何らかの形で入手するすべがあったわけです。

メールの受信者が、アドレスを公開しいる。
もしくは、紹介などがあり、アドレスを送ることができた。

理由があるからこそメールを送るわけです。
そこに「礼儀のなさ」をわびる必要があるのでしょうか。

このように初めての相手にメールを送るときには、お詫びをするのではなく、
相手が不審に思うような要素を少しでも無くしましょう。

「~~のウェブサイトを拝見し~~の理由でご連絡をいたしました」
「~~様からのご紹介でご連絡をいたしました」

 

このように理由が書いてあれば不信感は生まれません。
不安感も払拭されるでしょう。

非礼をお詫びするよりも、きちんとメールを送った背景や理由を伝える。
これを意識して下さい。

 

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カテゴリ
著者
平野友朗(アイ・コミュニケーション)

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