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部分引用を使うと作業時間が大幅に減少

先日、ビジネスメールコミュニケーション講座(実践ライティング編)を開催しました。実践ライティング編というのは、ある特定の課題に対して目の前でメールを書いていただき、その都度私がアドバイスをするという講座です。

  • 同僚から質問をされたらどう対応をするか
  • お客さまの勘違いでクレームが入った場合、どのように連絡をするか
  • こちらに問題があり、お詫びが必要な場合、どのように返信をするか

簡単な課題から、複雑な課題までを対応していただきました。

参加者のメールの送信時間を見ると、大きな差があることに気が付きます。
早い人は3~4分で書けているのに対し、遅い人は12~15分程度かかることもあります。

生産性で考えると、3倍くらいの開きが出てしまいます。

全員、ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)にご参加いただいたことがあります。つまり、基礎の知識はしっかりしているはずなのです。

なぜ、メールに対する知識があっても、これだけの開きが出るのだろう。

その疑問を解き明かすために、書いている姿を後ろから眺めてみました。

メールを書くときの作業環境に違いが

後ろから眺めていて、一つ気になったことがあります。
それが、メールを書くときの作業環境です。

みなさん全文引用で返信をしていたのですが
作業の早い方はメールをメモ帳で作っていました。

逆に、時間のかかっている方は、メールそのまま打ち込んでいます。

一見、返信画面にメールをそのまま入力する方が効率がいいように見えます。
しかし、相手のメールを見返すために、何度もスクロールをしているのです。

確かにスクロールをしないと、もとのメールが読めません。
この行ったり来たりが、時間のかかる原因なのかもしれません。

こちらの画面のように相手のメールを開きつつ
その横でメモ帳でメールを作成。

そうすると、相手のメールを確認しながらメールの作成ができます。

相手のメールを開きつつその横でメモ帳でメールを作成

部分引用で把握をしながら返信を書く

私の場合は、ほとんどのメールの返信は、部分引用で書いています。

部分引用の場合は、読みながら相手の言葉に対してコメントをつける。
そのような返信方法なので、とにかく楽ですし、スピーディです。

一問一答に近いので、論点がずれることも少なく、
こちらも答えやすいし、相手も理解しやすいです。

相手のメールに複数の質問や論点があることも珍しくありません。

それを全て把握してから、全文引用の形式で1通のメールにまとめていく。
それは非常に難易度が高いと言えます。

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こちらの画面をご覧いただいての通り、部分引用で返信をしていても
相手のメールの必要な箇所は随時見えている状態です。

部分引用を嫌う相手でなければ、このような返信方法の方が時間短縮につながるでしょう。

 

 

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カテゴリ
著者
平野友朗(アイ・コミュニケーション)

 ビジネスメールコミュニケーション講座

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