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転送するときも配慮が大切

「転送」は、受信・送信したメールを他のメールアドレスに送る機能

転送メールの件名には「forward」の略である「Fwd:」や「Fw:」が付き、転送される文書の行頭には「>」などの引用符が付きます。

ある程度メールを使い慣れている人であれば、件名や引用符を見ただけで「これは転送メールだな」と理解することができます。

しかし、それだけでは、転送の経緯を知ることができません。

このメールがなぜ送られてきたのか、これを読んで自分はどうすればいいのか。

受け取った人が戸惑ってしまう場合もあります。

転送するときは前置きを

転送をするときは、冒頭に次のような前置きを入れるようにしましょう。

記入例

○○さんから頂いたメールです。
次回会議の参考になると思いますので、転送いたします。

 

前置きを読めば、メールを受け取った相手は、転送の経緯や、転送者の意図を知ることができます。

そして、あとに続く本文をスムーズに読み進めることができるのです。

編集・加工はルール違反

転送する文章は、編集・加工しない。

ビジネスメールでは、これが暗黙の了解となっています。

意図的に事実を歪めたりすると、あとあと辻褄が合わなくなることがあります。

メールの元々の差出人に迷惑がかかってしまうかもしれません。

メールは残るものです。

ルール違反の履歴も残りますから、あとで困るようなメールは送らないようにしましょう。

迷ったときは確認を

受信したメールを第三者に送っていいものかどうか、判断に悩むことがあるかもしれません。

そんなときは、差出人に確認を取りましょう。

記入例

頂いたメールを○○さんに転送しても差し支えないでしょうか?

 

このひと手間を惜しんだために、差出人との間に築かれた信頼が壊れてしまうこともあります。

それを立て直すのは容易なことではありません。

思い立ったらすぐ行動に移すことができるというメールのメリットを活かして、迷ったら差出人に確認しましょう。

 

 

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カテゴリ
著者
平野友朗(アイ・コミュニケーション)

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